Под электронными формами документов понимается не изображение бумажного документа, а изначально электронная (безбумажная) технология работы; она предполагает появление бумажной формы только в качестве твердой электронной копии.
Электронная форма документа (ЭД) - это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора
Электронная (безбумажная) технологияподразумевает не заполнение бумажных форм и их последовательную обработку, а работу с электронными формами сразу с этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определенной базе данных (или экспорт этих данных в какое-либо специализированное приложение).
Программы обработки электронных документов позволяют:
· вносить элементы настройки типа «персонифицированных» командных кнопок, но базовые формы не могут быть изменены;
· быстро имитировать бумажные формы;
· использовать функции автоматизации, включающие связь с различными базами данных;
· использовать для выполнения вычислений в электронных формах как стандартные операции, так и специальные финансовые и статистические функции;
· использовать средства для установления связи между формами;
· включать макросы или языки высокого уровня, что позволяет разрабатывать и включать процедуры последовательной обработки электронных документов.
К недостаткам электронных документов можно отнести неполную юридическую проработку процесса подписи формы: использование электронной подписи с защитой формы от последующих изменений.
Проектирование форм электронных документов, т.е. создание шаблона формы с помощью программного обеспечения проектирования форм, обычно включает в себя выполнение следующих шагов:
· первый шаг - создание структуры ЭД, который заключается в рисовании линий, создании графических элементов (например, логотипов), т. е. подготовке внешнего вида с помощью графических средств проектирования;
· второй шаг - определение содержания формы ЭД, т.е. выбор способов, которыми будут заполняться поля. Поля могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какого-либо списка, меню, базы данных. В последнем случае дизайнер форм должен связать форму с базой данных.
Для определения перечня макетов экранных форм по каждой задаче проектировщик анализирует постановку каждой задачи, в которой приводятся перечни используемых входных документов с оперативной и постоянной информацией и документов с результатной информацией. В процессе анализа определяется, будут ли создаваться макеты под каждый документ или будет осуществляться интеграция нескольких входных документов в один макет. В результате получается перечень макетов экранных форм входных и результатных документов.
Содержание макетовопределяется на основе анализа состава реквизитов первичных документов с постоянной и оперативной информацией и результатных документов. Содержание макетов - это перечни полей, значения которых должны находиться в файлах с оперативной и результатной информацией, и типы форматов этих полей.
При выполнении третьей операции осуществляются выбор типа формы для каждого макета и проектирование их логической структуры. Под логическим проектированием макетов подразумеваются распределение полей по зонам выбранной формы документа и определение последовательности полей в каждой зоне. На входе операции используется универсум типов форм документов.
При построении структур макетов для первичных документов с оперативной информацией используют форму документа, максимально приближенную к той, которая была использована для построения самого документа. Расположение полей должно быть в последовательности, соответствующей логической структуре документа и файлов с оперативной информацией, сокращающей трудоемкость операции загрузки информации в информационную базу.
При построении макетов для документов с постоянной информацией следует иметь в виду, что эти макеты используются для ввода и актуализации записей информационной базы, поэтому для их проектирования применяют, как правило, анкетную форму расположения реквизитов, удобную для выполнения этих операций.
Макеты, предназначенные для вывода на экран результатной информации, строятся по методике проектирования результатных документов.
В основе выбора формы макета лежат принципы минимальной трудоемкости и стоимости ввода информации в ЭВМ, максимальной степени читабельности результатной информации, выводимой на экран, и максимальной надежности и достоверности выполнения этих операций.
Работа заканчивается выполнением операции Программирование разработанных макетов экранных форм и их отладка с использованием выбранного языка программирования и апробацией их работы.
В процессе проектирования и программирования макетов проектировщик должен делить экранное поле на две части: информационную, предназначенную для собственно самого макета, и служебную для дополнительной информации.
Информационная часть должна отвечать следующим требованиям:
· иметь хороший обзор;
· не должна быть перегружена справочными реквизитами, значения которых следует выдавать на экран в виде списков для просмотра при наборе значений группировочных признаков;
· значения группировочных признаков также следует выдавать на экран из справочников при переходе указателя в данное поле или при наборе неправильных значений этих признаков;
· каждое поле должно быть снабжено подсказкой, которую следует выдавать на экран при неправильных действиях пользователя;
· должна быть обеспечена возможность исправления ошибок в наборе;
· продвижение указателя должно быть обеспечено в прямом и обратном направлении по вертикали и по горизонтали с возможностью экранной прокрутки всего документа;
· текущее время и дата должны проставляться автоматически;
· общий цвет информационной части должен быть спокойных тонов, не вызывающих усталости пользователя при многочасовой работе с ним;
· цвет полей, подлежащих вводу с клавиатуры, должен отличаться от цвета информационной части;
· цвет активного поля должен отличаться от основного цвета информационной части и от цвета этого поля в пассивном состоянии.
· служебная часть макета, как правило, помещается в нижней части экрана и должна быть отделена от информационной части графически и цветом. Она предназначается для включения подсказок об использовании тех кнопок, с помощью которых пользователь может работать с этим макетом:
· производить откат на одно поле назад;
· отказываться от ввода;
· производить загрузку введенной записи в базу данных; выдавать на печать и т.д.
Кроме того, каждый макет должен иметь в этой части экрана инструкционную часть для пользователя со справочной информацией о порядке заполнения макетов и всех видах ошибок, которые могут возникнуть при работе с ними, и способами их исправления.
Способы организации информационной базы
Основной частью внутримашинного информационного обеспечения является информационная база. Информационная база (ИБ) - это определенным способом организованная совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач.
Файл - это множество записей однородной структуры, предназначенное для решения экономических задач. Запись - это набор полей определенного формата, объединенных по общему ключевому полю.
Все файлы ЭИС можно классифицировать по следующим признакам:
· по этапам обработки(входные, базовые, результатные);
· по типу носителя(на промежуточных носителях - гибких магнитных дисках и магнитных лентах и на основных носителях -жестких магнитных дисках, магнитооптических дисках и др.);
· по составу информации(файлы с оперативной информацией и файлы с постоянной информацией);
· по назначению(по типу функциональных подсистем);
· по типу логической организации(файлы с линейной и иерархической структурой записи, реляционные, табличные);
· по способу физической организации(файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа).
Входные файлы создаются с первичных документов для ввода данных или обновления базовых файлов. Файлы с результатной информациейпредназначаются для вывода ее на печать или передачи по каналам связи и не подлежат долговременному хранению.
К числу базовых файлов, хранящихся в информационной базе, относят основные, рабочие, промежуточные, служебные и архивные файлы.
Основные файлыдолжны иметь однородную структуру записей и могут содержать записи с оперативной и условно-постоянной информацией. Оперативные файлымогут создаваться на базе одного или нескольких входных файлов и отражать информацию одного или нескольких первичных документов. Файлы с условно-постоянной информациеймогут содержать справочную, расценочную, табличную и другие виды информации, изменяющейся в течение года не более чем на 40. Файлы со справочной информациейдолжны отражать все характеристики элементов материального производства (материалы, сырье, основные фонды, трудовые ресурсы и т.п.). Как правило, справочники содержат информацию классификаторов и дополнительные сведения об элементах материальной сферы, например, о ценах. Нормативно-расценочные файлыдолжны содержать данные о нормах расхода и расценках на выполнение операций и услуг. Табличные файлысодержат сведения об экономических показателях, считающихся постоянными в течение длительного времени (например, процент удержаний, отчислений и пр.). Плановые файлы содержат плановые показатели, хранящиеся весь плановый период.
Рабочие файлысоздаются для решения конкретных задач на базе основных файлов путем выборки части информации из нескольких основных файлов с целью сокращения времени обработки данных.
Промежуточные файлыотличаются от рабочих файлов тем, что они образуются в результате решения экономических задач, подвергаются хранению с целью дальнейшего использования для решения других задач. Эти файлы, так же как и рабочие файлы, при высокой частоте обращений могут быть также переведены в категорию основных файлов.
Служебные файлыпредназначаются для ускорения поиска информации в основных файлах и включают в себя справочники, индексные файлы и каталоги.
Архивные файлысодержат ретроспективные данные из основных файлов, которые используются для решения аналитических, например прогнозных, задач. Архивные данные могут также использоваться для восстановления информационной базы при разрушениях.
Организация хранения файлов в ИБ должна обеспечивать полноту хранимой информации для выполнения всех функций управления и решения экономических задач; непротиворечивость данных при вводе информации в ИБ; своевременность и одновременность обновления данных во всех копиях данных; удобство языкового интерфейса, позволяющее быстро формулировать запрос к ИБ, разграничение прав доступа.
Существуют следующие способы организации ИБ: совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными пакетами прикладных программ, и интегрированная база данных, основывающаяся на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, т.е. системы управления базами данных (СУБД).
Локальные файлы вследствие специализации структуры данных под задачи обеспечивают, как правило, более быстрое время обработки данных. Однако недостатки организации локальных файлов, связанные с большим дублированием данных в информационной системе и, как следствие, несогласованностью данных в разных приложениях, а также негибкостью доступа к информации, перекрывают указанные преимущества. Поэтому организация локальных файлов может применяться только в специализированных приложениях, требующих очень высокую скорость реакции, при импорте необходимых данных.
Интегрированная ИБ,т.е. база данных (БД), - это совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных при такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для множества приложений.
Централизация управления данными с помощью СУБД обеспечивает совместимость этих данных, уменьшение синтаксической и семантической избыточности, соответствие данных реальному состоянию объекта, разделение хранения данных между пользователями и возможность подключения новых пользователей. Но централизация управления и интеграция данных приводят к необходимости усиления контроля вводимых данных, обеспечения соглашения между пользователями по поводу состава и структуры данных, разграничения доступа и секретности данных.
Основными способами организации БД являются создание централизованных и распределенных БД. Основным критерием выбора способа организации ИБ является достижение минимальных трудовых и стоимостных затрат на проектирование структуры ИБ, программного обеспечения системы ведения файлов, а также на перепроектирование ИБ при возникновении новых задач.
К организации БД предъявляются следующие основные требования:
· логическая и физическая независимость данных (программ от изменений структуры БД);
· контролируемая избыточность данных;
· стандартизация данных за счет использования классификаторов;
· наличие словаря данных;
· специализация интерфейса для администратора БД и пользователя системы;
· контроль целостности данных;
· защита данных от несанкционированного доступа;
наличие вспомогательных программных средств (утилит) проектирования и эксплуатации БД.
ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ БАЗЫ
Процесс проектирования ИБ как совокупности локальных файлов начинается с операции Определения информационной потребности каждой задачи, которую составляют входные и результатные документы, и выявляют, анализируя Постановку задачи. В результате выполнения этой операции получают Перечень документов.
Далее выполняется операция Определения периодичности решения задачи получается Список задач и периодичности их решения.
На третьей операции Составления списка файлов выявляется полный состав файлов и проводится их классификация, в результате получается полный перечень имен файлов ИБ.
На основе полученного списка файлов, а также документа и универсума форм входных и результатных документов выполняется операция Определения содержания файлов по формированию состава полей записей файлов. При выполнении этой операции учитывается ряд основных принципов создания файлов:
· алгоритмическая направленность создания информационных файлов;
· семантическая и синтаксическая однородность файлов;
· упорядоченность хранения файлов по ключу;
· универсализация файлов.
После определения состава и содержания полей каждого файла производятся Определение характеристик файлов и получение таблицы характеристик файлов, включающей в себя: наименование файла; длину логической записи файла; количество логических записей; объем файла в байтах; частоту использования файла; порядок обработки файла (последовательный, прямой); периодичность обновления файла; объем обновлений файла в байтах; длительность хранения; тип носителя; объем памяти.
Далее, осуществляется Выбор логической организации файлов на основе универсума способов логической организации с получением таблицы описаний. Затем осуществляется «Выбор носителей» для каждого файла из универсума машинных носителей.
Далее выполняется операция «Выбор физической организации файлов», используя данные списка выбранных носителей и универсума способов физической организации файлов ИБ, в результате получаем таблицу описания физической организации файлов.
Проектирование БД имеет свои особенности на всех стадиях и этапах проектирования, рассмотренные в курсе «Базы данных и знаний».
