Макросы

Отчеты

Формы

Таблицы

При открытии окна База данных Access всегда активизирует корешок Таблица и выводит на экран список доступных таблиц базы данных. В верхней части окна сразу под строкой заголовка расположены три командные кнопки. Одна из них позволяет создать новую таблицу, а две другие — установить один из двух возможных режимов:

Создать- Позволяет создать новую таблицу.

Открыть- Щелчок по этой кнопке открывает таблицу в режиме Таблица. В этом режиме вы можете просмотреть и отредактировать данные.

Конструктор - Щелчок по этой кнопке открывает таблицу в режиме Конструктор, который предназначен для просмотра и изменения определения таблицы. Если вы хотите изменить определение таблицы (структуру таблицы, а не хранящиеся в ней данные), нужно открыть окно таблицы в режиме конструк­тора. В режиме конструктора и в режиме таблицы вы можете передвигаться от поля к полю с помощью клавиши Tab, а вверх и вниз по записям с помощью клавиш 4- и Т. Для перемещения по таблице вы можете также использовать полосы прокрутки, расположенные в нижней и правой части окна. Левее нижней полосы прокрутки выводится номер текущей записи и общее число записей из выбран­ного в настоящий момент набора данных. Для перехода к записи с нужным номером вы можете активизировать поле номера записи щелчком по нему или нажатием клавиши F5, после чего набрать на клавиатуре новый номер записи и затем нажать на клавишу Enter.

Когда окно базы данных является активным, вы можете выбрать любую из этих командных кнопок с клавиатуры, нажав одновременно на клавишу подчеркну­той буквы в имени кнопки и Alt. Вы можете также активизировать режим таблицы, дважды щелкнув по имени таблицы, а режим конструктора — дважды щелкнув по имени таблицы при нажатой клавише Ctrl. Если вы щелкните один раз правой клавишей мыши по имени таблицы, Access выведет на экран контекстное меню, которое позволит вам выполнить ряд действий с этой таблицей. Чтобы закрыть это меню, достаточно щелкнуть в любом месте вне этого меню.

Можно одновременно иметь открытыми до 254 таблиц (если вам позволяет объем памяти компьютера). Вы можете также свернуть любое окно в значок, щелкнув по кнопке со стрелкой вниз, расположенной в верхнем правом углу этого окна, или увеличить его до полного окна приложения, щелкнув по кнопке со стрелкой вверх, расположенной в том же углу окна. Если вы не видите на экране нужного окна, то войдите в меню Окно и в списке открытых окон активизируйте нужное.

Таблицы — полезное средство для просмотра и изменения ваших данных, но работать с ними бывает не всегда удобно, а представление данных в них не очень наглядно. Если вы хотите задать специальные форматы или автоматизировать работу с данными, лучше использовать формы. Их основные возможности перечислены ниже.

• Вы можете управлять представлением данных на экране и легко его изменять. Например, можно изменить цветовое решение, добавить тени или изменить форматы вывода данных. Вы можете включить такие элементы управления, как поля со списком или флажки. Форма может содержать объекты OLE, такие, как картинки и диаграммы. Непосредственно в форме можно выпол­нять вычисления над данными таблиц или запросов.

• Используя форму с макросами или модулями, можно выполнять разнообраз­ное редактирование данных.

• Вы можете связать несколько форм или отчетов между собой с помощью макросов или модулей. При этом вы будете управлять совместной работой форм или отчетов простым щелчком по командным кнопкам в формах. Можно также изменить основные меню Access с помощью макросов, связан­ных с формами. Для того чтобы получить список форм, щелкните по корешку Форма в окне базы данных.

• Автоматическое построение простой формы для таблицы или запроса при помощи единственной команды.

• Мастера по разработке элементов управления: командных кнопок, списков, полей со списками.

• Возможность задания из макросов или Access Basic дополнительных свойств (например, цветовых характеристик) на стадии выполнения.

• Ряд дополнительных событий форм, более приближенных к модели событий Visual Basic, например, события, связанные с перемещением мыши или нажатием клавиши.

• Формы могут иметь локальные Access Basic-процедуры обработки событий этой формы.

• Построители свойств, которые облегчают создание сложных выражений и инструкций SQL.

Когда окно базы данных является активным, вы можете выбрать любую из этих командных кнопок с клавиатуры, нажав одновременно на клавишу подчеркну­той буквы в имени кнопки и Alt. Вы можете также открыть форму в режиме формы, дважды щелкнув по ее имени, а в режиме конструктора — дважды щелкнув по имени формы при нажатой клавише Ctrl.

Если вы захотите изменить определение формы (структуру или шаблон формы, а не представленные в ней данные), нужно открыть форму в режиме конструк­тора.

У вас есть возможность распечатать информацию в виде таблицы или формы, но создать действительно полноценный выходной документ с использованием всех средств форматирования текста и дополнительной обработки данных (например, с включением в документ промежуточных и окончательных итогов) можно только с помощью отчетов. Это обусловлено тем, что форматирование таблиц ограничено возможностью изменения размеров строк, столбцов и шриф­тов. В форме можно применять разнообразные приемы форматирования данных, но сами формы предназначены прежде всего для ввода данных и представления их на экране и плохо приспособлены для проведения сложных вычислений, группировки данных и получения промежуточных и общих итогов.

Работа с формами и отчетами существенно облегчается за счет использования макрокоманд. В Microsoft Access имеется свыше 40 макрокоманд, которые вы можете включать в макросы. Макрокоманды выполняют такие действия, как открытие таблиц и форм, выполнение запросов, запуск других макросов, выбор опций из меню, изменение размеров открытых окон и т. п. С их помощью вы можете даже осуществлять запуск приложений, поддерживающих динамический обмен данных (DDE), например Microsoft Excel, и производить обмен данными между вашей базой данных и этими приложениями. Один макрос может содержать несколько макрокоманд. Можно также задать условия выполнения отдельных макрокоманд или их набора.

• Пять новых макрокоманд.

• Построитель меню.

• Поддержка подчиненных меню.

• Построители выражений, облегчающие создание сложных выражений и инструкций SQL.