Каждая конкретная СУБД имеет свои особенности, которые необходимо учитывать. Однако имея представление о функциональных возможностях любой СУБД, можно представить обобщенную технологию работы пользователя в этой среде.
В качестве основных этапов обобщенной технологии работы с СУБД можно выделить следующие:
• создание структуры таблиц базы данных;
• ввод и редактирование данных в таблицах;
• обработка данных, содержащихся в таблицах;
• вывод информации из базы данных.
Microsoft Access — это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации.
Так как Microsoft Access является современным приложением Windows, вы можете использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange, динамический обмен данными) и OLE (Object Linking and Embedding, связь и внедрение объектов). DDE позволяет осуществлять обмен данными между Access и любым другим поддерживающим DDE приложением Windows. В Access вы можете при помощи макросов или Access Basic осуществлять динамический обмен данными с другими приложениями. OLE является более изощренным средством Windows, которое позволяет установить связь с объектами другого приложения или внедрить какие-либо объекты в базу данных Access. Такими объектами могут быть картинки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других поддерживающих OLE приложений Windows.
Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
Термин база данных обычно относился только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, "связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые вы определяете для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.
Таблица Объект, который вы определяете и используете для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о конкретном предмете (человеке, образце продукции), например, информация о клиенте по имени. Для каждой таблицы вы можете определить первичный ключ (одно или несколько полей, которые имеют уникальное значение для каждой записи) и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.
Запрос Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса вы можете использовать QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL. Вы можете создать запросы на выбор, обновление, удаление или на добавление данных. С помощью запросов вы можете создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже существуют. При работе с таблицей существует возможность просмотреть все данные этой таблицы. Что делать, если вам нужны только некоторые компоненты таблицы? Для того чтобы решить такую задачи, вы можете создать запрос.
Форма Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Вы можете использовать формы для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать/ С помощью формы вы можете в ответ на некоторое событие запустить макрос или процедуру — например, запустить макрос, когда изменяется значение определенных данных.
Отчет Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Прежде чем выводить отчет на принтер, вы можете предварительно просмотреть его на экране.
Макрос Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые, по вашему мнению, должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, вы можете определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса вы можете осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержания. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных включенных в него действий. Вы можете также из одного макроса запустить другой макрос или функцию модуля.
Модуль Объект, содержащий программы на Microsoft Access Basic, которые позволяют вам разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить те ошибки, которые вы не могли бы найти с использованием макросов. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, которые можно вызывать из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам
В таблицах хранятся данные, которые вы можете извлекать с помощью запросов. Используя формы, вы можете выводить данные на экран или изменять их. Заметим, что формы и отчеты могут использовать данные непосредственно из таблиц или через запросы. Для выполнения нужных вычислений и преобразования данных запросы могут использовать встроенные функции или функции, написанные в Access Basic.
События, связанные с формами или отчетами, могут запускать макросы или функции и процедуры Microsoft Access Basic.
Что такое «событие»? Событие — это любое изменение состояния объекта Microsoft Access. Например, событием является открытие формы, закрытие формы, ввод новой строки в форму, изменение содержимого текущей записи или элемента' управления (объекта формы или отчета, который может содержать данные). Для обработки события вы можете создать макрос или процедуру Access Basic. Вы даже можете предусмотреть реакцию на нажатие пользователем определенных клавиш во время ввода данных.
