Любой диапазон ячеек, перед тем как с ним или с ее содержимом будет выполнено какое-либо действие, должен быть выделен. При выделении диапазона ячеек указатель мыши должен иметь форму белого крестика - . Выделенные диапазоны высвечиваются черным цветом.
Для выделения одной ячейки достаточно щелкнуть кнопкой мыши по ячейке или переместить указатель ячейки на эту ячейку. Для выделения прямоугольного диапазона нужно, установив указатель мыши на одну из вершин, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, увести указатель на противоположную вершину или, установив указатель ячейки на одну из вершин, нажать клавишу CTRL и, не отпуская ее, переместить указатель ячейки с помощью клавиш управления курсором на противоположную вершину.
Для выделения большого диапазона ячеек нужно выделить одну из вершин, переместить указатель мыши на противоположную ячейку (при этом можно пользоваться кнопками и ползунками прокрутки листа), нажать клавишу SHIFT и, не отпуская ее, щелкнуть по этой ячейке.
Для выделения строки достаточно щелкнуть по номеру строки в заголовке строк.
Для выделения столбца достаточно щелкнуть по обозначению столбца в заголовке столбцов.
Для выделения нескольких строк или нескольких столбцов нужнонажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, провести указателем мыши по номерам строк или по обозначениями столбцов.
Для одновременного выделения нескольких отдельных диапазонов ячеек необходимо выделять эти диапазоны с нажатой клавише CTRL.
Для удобства работы, пользователь может назначить некоторым диапазонам ячеек электронной таблицы имена, которые несут некоторую смысловую нагрузку и легко запоминаются. Тогда в командах и формулах вместо адресов можно использовать имена. Имя диапазона может состоять из прописных и строчных букв, цифр и знаков препинания, начинаться обязательно с буквы, использование пробела запрещено. Имя может содержать не более 255 символов. Для присвоения имени диапазону, выделив диапазон, нужно щелкнуть в поле Имя в строке формул и ввести имя.
Кнопка стрелка в конце поля Имя раскрывает список имен поименованных диапазонов текущего листа. Для выделения именованного диапазона нужно щелкнуть по имени диапазона в этом списке. Клавиша F3 вызывает диалоговое окно Вставка имени со списком имен диапазонов.