Структура рабочих книг и листов

Справочная система Excel

Дать советы, ответить на вопросы, найти нужную справку помогает Помощник, который вызывается командой , . Помощник позволяет более эффективно использовать возможности справочной системы. Настройка работы Помощника производится в диалоговом окне Помощник, через вкладку Параметры. Разделы справочной системы, связанные с выполняемыми пользователем действиями, предлагаются Помощником через вкладку Советы.

Справочные сведения можно получить через Главное меню командой , . В появившемся диалоговом окне Справочной системы

Microsoft Excel можно пролистать вкладку Содержание и выбрать необходимую справку. Вкладка Предметный указатель поможет найти нужный раздел с помощью терминов и предметных указателей. Вкладка Поиск позволяет произвести поиск по ключевым словам и фразам по всему тексту справки.

Команда главного меню , позволяет получить сведения о различных элементах экрана, о командах меню, о кнопках панели инструментов. При этом указатель принимает вид стрелки с вопросительным знаком . Для получения сведений достаточно, установив указатель на интересующем элементе, щелкнуть кнопкой мыши.

В некоторых окнах диалога имеется кнопка - Что это такое ?, с помощью которой можно получить пояснения о различных элементах окна диалога. Так же их можно получить щелкнув правой кнопкой по элементу окна и выбрав единственный пункт контекстного меню .

Рабочая книга в Excel имеет трехмерную структуру. Она состоит из листов, как книга. Лист это место для хранения и обработки данных. Иногда листы Excel называют электронной таблицей. Лист состоит из строк и столбцов, на пересечении которых находятся ячейки. Максимальное количество строк – 65536, столбцов – 256, ячеек – 16777216.

На экране виден только один лист. Нижняя часть листа содержит ярлычки других листов. Щелкая кнопкой мыши по ярлычкам листов, можно перейти к другому листу. В ячейку можно вводить данные - текст, число или формулы. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита в следующем порядке: A, B, C … X, Y ,Z ,AA ,AB , … , AY, AZ, BA, BB, … , BY ,BZ … IV. Строки нумеруются от 1 до 65536. Каждая ячейка имеет адрес, состоящий из букв столбца и номера строки - B3, C23, BX212, IA54 и т.д. Такие адреса называются относительными.

Содержимое одних ячеек можно переместить или скопировать в другие ячейки. По умолчанию, относительные адреса ячеек в формулах изменяются при копировании или перемещении формул. Например, при копировании формулы =A1+B1 из ячейки C1 в ячейку D3 она автоматически изменится на =B3+C3. Такая автоматическая коррекция относительных адресов при копировании или перемещении избавляет от необходимости вводить однотипные формулы в большое количество ячеек. Иногда, при копировании или перемещении, адреса в формуле необходимо сохранять неизменными, независимо от изменения положения формулы на листе. В этом случае в формуле используют абсолютные адреса ячеек.

Абсолютный адрес ячейки содержит символ $ перед буквой столбца и(или) номером строки. Например, при копировании формулы =$A$1+$B$1 из одной ячейки в другую ячейку она не изменится, при копировании формулы =$A1+B$1 она автоматически изменится на =A$3+C$1. Для изменения относительного адреса на абсолютный или наоборот необходимо в режиме ввода или редактирования формулы установить указатель ввода на адрес и нажать клавишу F4.

Одна из ячеек листа высвечивается светящимся прямоугольником -указателем ячейки. Ячейка, строка и столбец, на которых находится указатель ячейки, называются текущими. В поле Имя в строке формул высвечивается адрес текущей ячейки. Указатель можно перемещать по таблице с помощью клавиш управления курсором или мышью щелкая по нужной ячейке. В правом нижнем углу указателя ячейки и выделенного диапазона имеется черный прямоугольник - маркер заполнения. При подведении указателя мыши к маркеру заполнения указатель принимает вид черного крестика .

Диапазон или блок ячеек представляет собой прямоугольную область ячеек. Диапазон может состоять как из смежных ячеек, так и из несмежных ячеек, из одной или нескольких ячеек, строк, столбцов. Адрес диапазона состоит из адресов двух ячеек расположенных на противоположных вершинах прямоугольной области, разделенных двоеточием. Например, B13:C19, A12:D27, D:F. В дальнейшем под диапазоном ячеек будем иметь ввиду и одну ячейку.