Связь между двумя таблицами создается командой Сервис / Схема данных или нажатием соответствующей кнопки на ПИ. Связующее поле перетаскивается мышью из одной таблицы (обычно главной) к такому же полю в другой (подчиненной). В одной таблице связующее поле является первичным ключом, а в другой внешним. При этом появляется диалоговое окно «Связи», в котором отображаются связываемые поля и устанавливаются следующие опции:
• Обеспечение целостности данных. Если эта опция выбрана, то для каждого значения внешнего ключа обязательно должно быть такое же значение первичного ключа.
• Каскадное обновление связанных полей. Если эта опция выбрана, то при изменении первичного ключа автоматически меняется связанный с ним внешний ключ. Если эта опция не выбрана, то при попытке редактировать первичный ключ появится предупреждение о том, что вносить изменения нельзя.
• Каскадное удаление связанных полей. Если эта опция выбрана, то при удалении записи с первичным ключом все связанные с ней записи в подчиненной таблице также удаляются. Если она не выбрана, то появляется предупреждение, что, если имеются записи, связанные с данной записью, удалять ее нельзя.
Если указанные опции необходимо изменить или установить для уже существующей линии связи, то нужно выделить линию связи и выполнить команду Связи – Изменить связь или выполнить двойной щелчок по линии связи.
Если необходимо изменить в структуре таблиц поля, с помощью которых устанавливаются связи между таблицами (первичные и внешние ключи), то необходимо сначала разорвать связи между таблицами.
Для того чтобы разорвать существующую связь между таблицами, нужно в окне схемы данных щелкнуть по линии, связывающей поля таблиц и нажать клавишу Dе1е1е.
Открыть таблицу в режиме таблицы и ввести данные (для каждой связи сначала в главную таблицу, а затем в подчиненную). Значения внешнего ключа могут быть только такими, которые есть в поле первичного ключа главной таблицы!!!!
Можно использовать для ввода данных формы. Если структура таблицы изменяется, то форму нужно создавать заново, удалив предыдущую.
В окне базы данных с помощью контекстного меню таблицы можно переименовать, удалить таблицу или создать ее копию с новым именем. Те же действия можно выполнять и с другими объектами Access.
3.Создание и использование запросов
Запрос - это объект, позволяющий пользователю получить нужные данные из БД. Для создания запроса можно использовать бланк QВЕ (Query By Example) - запрос по образцу (режим Конструктора) или SQL – язык структурированных запросов.
В МS Ассеss имеются следующие типы запросов: запросы на выборку и активные запросы или запросы действия (на обновление, на удаление, на добавление данных, на создание новой таблицы).При создании запросов можно использовать данные из одной или нескольких существующих таблиц или ранее созданных запросов.
В результате выполнении запроса на выборку создается динамический набор данных (временная таблица). В результате выполнения активных запросов создаются новые таблицы или изменяются существующие.
Общая технология создания запроса в режиме конструктора:
1. перейти на вкладку Запросы;
2. выбрать режим Создание запроса в режиме конструктора или использовать кнопки Создать - Конструктор;
3. добавить нужные таблицы или запросы с помощью диалогового окна «Добавление таблицы»; если данные выбираются из одной таблицы, то добавляется только она (иначе строки в выбранных данных будут повторяться); если данные выбираются из двух несвязанных таблиц, то обязательно должна быть добавлена и та таблица, через которую они связаны;
4. переместить в бланк запроса необходимые поля из таблиц (перетаскивание мышью из таблицы, двойной щелчок по имени поля в таблице, выбор поля в строке Поле бланка QBE);
5. задать тип сортировки для тех полей, где это необходимо; сортировать можно по возрастанию и убыванию, по одному или нескольким полям; при сортировке по нескольким полям они должны быть расположены в бланке в порядке ключей сортировки слева направо;
6. задать, если необходимо, условия отбора – ограничения, налагаемые на значения полей;
7. добавить, при необходимости, вычисляемые поля;
8. отметить, какие поля нужно выводить на экран, по умолчанию выводятся все поля;
9. сохранить запрос под некоторым именем, которое должно отражать содержание запроса;
Для выполнения запроса из режима Конструктора выполнить команду Запрос – Запуск или использовать соответствующую кнопку на ПИ (!). Для запросов на выборку можно перейти в режим Таблицы. Для выполнения запроса из окна БД открыть запрос.
Условие отбора позволяет отобрать записи в соответствии с некоторым критерием. Для задания условий отбора, накладывающих ограничения на значение поля, в строку «Условие отбора» для этого поля вводится нужное выражение. Это выражение состоит из операторов сравнения и операндов (значений). Для создания сложных выражений используются логические операторы And ,Оr, Not. Вместо операции Оr в выражении может использоваться строка бланка ИЛИ.
В качестве операндов могут использоваться некоторые заданные значения, имена полей, запросов, встроенные функции и другие идентификаторы. Имена полей должны заключаться в квадратные скобки (обычно это выполняется автоматически) . Если нужно указать ссылку на поле в конкретной таблице, то имя таблицы тоже заключается в квадратные скобки и отделяется от имени поля восклицательным знаком. Например, [Оборудование]![Количество].
При записи сложных выражений можно использовать построитель выражений. Для его вызова используется кнопка …\на ПИ.
Пример 1: Создать запрос для формирования списка оборудования кафедры ИТ, упорядоченный по наименованию:
• выбрать режим Создание запроса в режиме Конструктора;
