Microsoft Access применяется для разработки относительно небольших баз данных. БД Access хранятся в файлах с типом mdb.
Создание БД выполняется после загрузки Access с помощью команды Файл – Создать и выбора режима Новая БД. После указания имени файла с БД и папки, где он будет находиться, изменить эти параметры в Access нельзя.
Каждая БД включает в себя следующие элементы: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули. Каждый из них представлен на отдельной вкладке в окне БД.
Таблицы являются основным элементом любой реляционной базы данных. Они предназначены для хранения данных.
Запросы используются для выбора нужных данных из одной или нескольких таблиц или запросов. С помощью запросов можно также обновлять, удалять, добавлять данные в таблицы, создавать новые таблицы.
Формы предназначены для ввода, просмотра и редактирования взаимосвязанных данных. Формы могут использоваться для создания диалоговых окон и панелей управления в приложении пользователя.
Режимы создания и редактирования таблиц:
1. Конструктор – основной, в нем создается и изменяется структура таблицы, только в этом режиме необходимо сохранять таблицу;
2. Режим таблицы – используется для ввода и обновления данных, при переходе к следующей записи предыдущая запись автоматически сохраняется;
3. Мастер таблиц – режим автоматического создания таблицы с помощью мастера;
4. Импорт таблиц – режим создания таблицы путем ее извлечения из другой базы данных, которая может быть создана не только в Access, но и в других СУБД
Для перехода из режима Конструктор в режим Таблицы и обратно используется команда меню Вид или кнопка Вид на ПИ.
Для создания таблицы режиме Конструктора:
· определить поля таблицы, задать их имена и типы данных;
· задать свойства полей на вкладке Общие;
· установить ключевое поле (первичный ключ);
· сохранить таблицу под некоторым именем;
Каждое поле имеет уникальное имя. По умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц. Тип поля определяет данные, которые могут храниться в этом поле.
Основные типы данных:
Тип данных
Содержимое поля
1. Текстовый
Значение по умолчанию. Обычный текст до 255 символов
2. Числовой
Числовые данные, используемые для проведения расчетов
3. Дата / время
Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно
4. Денежный
Числа в денежном формате
6. Счетчик
Уникальные, последовательно возрастающие на 1 числа, автоматически вводятся при добавлении каждой новой записи в таблицу. Используется для ключевых полей.
7. Логический
данные, которые могут содержать одно из двух возможных значений (Да / Нет)
Для каждого поля в зависимости от его типа можно задать некоторые свойства. Свойства полей задаются на вкладке Общие. Для некоторых свойств установлены значения по умолчанию, они могут быть изменены пользователем.
Свойства полей:
• Размер поля – ограничивает текстовые поля указанным количеством символов, по умолчанию 50;
• Формат – указывает формат для даты и чисел, по умолчанию длинное целое для чисел и краткий формат даты для даты/время;
• Число десятичных знаков – устанавливает число десятичных знаков, выводимых для денежных и числовых полей;
• Маска ввода – определяет форму ввода данных в поле, например для даты 99.99.9999;
• Значение по умолчанию – указывает значение по умолчанию, которое будет автоматически вводиться в новые записи, например Date() – текущая дата;
• Условие на значение – задается условие, которое при вводе или редактировании данных всегда должно выполняться, например <100; >Date(), ЭФ;
· выделить ключевое поле;
· выполнить команду Правка – Ключевое поле или использовать инструмент на ПИ (при этом появится изображение ключа).
Если ключ не определен, то при первом сохранении таблицы Ассеss выведет сообщение об этом и предложит создать ключевое поле. При ответе Да, Ассеss добавит в таблицу поле с именем Код и типом Счетчик.
