Создание макроса и выполнение.

Макросы в Access

Многостраничные формы

Создание многостраничных форм – одно из новшеств Access 97. Каждая вкладка такой формы может содержать обычные для форм поля и объекты. Для создания многостраничной формы используется кнопка Набор вкладок, которая находится на ПИ конструктора форм. Для создания такой формы:

q Создать новую форму на основе какой-либо таблицы или запроса, открыть форму в режиме Конструктор

q Если панели инструментов нет на экране, отобразить ее, выбрав команду Вид—Панель инструментов.

q Кнопка Набор вкладок ПИ.

q Щелкните на форме на том месте, где должен находиться верхний левый угол элемента управления, и удерживая кнопку мыши, переместите указатель мыши в нижний правый угол (это делается для определения размеров элемента). Когда Вы отпустите кнопку мыши, в форму будет вставлен элемент управления, состоящий из двух вкладок.

q Чтобы добавить элемент управления в созданную вкладку, откройте нужную вкладку и добавьте в нее элементы, используя список полей и ПИ.

Печать форм.

q Открыть форму или выбрать ее в окне БД.

q Для распечатки одной записи выделите ее (Правка—Выделить запись)

q Файл—Печать.

q В ДО выбрать переключатель Выделенная запись в группе Диапазон печати. Для печати всех записей – переключатель Все. ОК.

Преобразование формы в отчет.

q Выделить форму в окне БД, из контекстного меню выбрать команду Сохранить как отчет.

q В ДО указать имя отчета, ОК.

Макрос (в понимании Access) – определенная последовательность операций. Они хранятся в окне, похожем на таблицу. При запуске макроса эти действия последовательно выполняются. Макросы существенно облегчают использование Access. Одно из главных достоинств макросов – возможность их привязки к кнопкам, помещаемх в форме (например, при создании меню, без которого не обходится ни одна БД).

Создание.

q Вкладка Макросы—кн. Создать

q Ввести макрокоманды. Для этого шелкнуть на кнопке раскрытия списка на первой пустой ячейке в столбце макрокоманда (или <Alt+ >). Откроется список допустимых макрокоманд.

q Выбрать нужную команду.

q Щелкнуть в нижней части окна (или F6), укажите аргументы действия.

q При необходимости снабдить макрокоманды комментариями.

Выполнение.

Макрос на выполнение можно запускать по-разному. Самый простой способ – выбор макроса и щелчок на кн. Запуск, или двойной щелчок на имени макроса в окне БД.

Другой способ – команда Сервис—Запуск макроса—ввести имя макроса в ДО.

Третий способ – с помощью кнопок, добавляемых на формы.

Связывание макроса с кнопкой (перетаскивание).

q Открыть нужную форму в режиме Конструктор. Установите ее размеры т.о., чтобы форма и окно БД были видны одновременно.

q Открыть вкладку Макросы.

q Перетащить макрос в выбранное место формы.

Создание макроса, автоматически выполняющегося при открытии БД.

При открытии БД Access ищет макрос под именем Autoexec, и если находит такой макрос, то его выполняет. Макросы Autoexec обычно используются для открытия форм, с которыми чаще всего работают пользователи. Удерживая кл. Shift во время открытия БД, можно отменить запуск макроса Autoexec.

Использование в макросах условий.

Условные выражения управляют выполнением макроса: если условие истинно, действие выполняется, если – ложно, команда игнорируется. Условные выражения добавляются в макрос следующим образом:

q Открыть нужный макрос в режиме Конструктор.

q Если столбца Условие нет на экране, выполнить команду Вид—Условия.

q В нужной строке столбца Условие ввести выражение.

q В столбце Макрокоманда указать действие, которое будет выполняться, если условие истинно.

Замечание. Если условие истинно, выпоняется команда, указанная в этой строке и в каждой следующей строке, содержащей в столбце Условие троеточие. Если условие ложно, эти команды игнорируются и проверяются следующее условие.