Продемонстрируем совместную работу нескольких приложений на примере создания составного документа – отчета об объеме продаж.
Можно образовывать связи не только между документами. Команда Специальная вставка позволяет создавать связь между разными фрагментами одного документа.
В рассматриваемом примере используются отчет, подготавливаемый в текстовом редакторе Word, и сводная таблица, созданная в Excel и содержащая все необходимые сведения о продажах.
В создаваемом отчете должны учитываться все изменения сводной таблицы.
Чтобы создать связь между документом Word и сводной таблицей Excel, необходимо предварительно запустить оба приложения.
Запустите Word.
Оформите заголовочную часть отчета.
Вставка сводной таблицы в отчет и образование связи выполняются так же просто, как и обычное копирование или перемещение.
Перейдите в Excel и откройте рабочую книгу со сводной таблицей.
Выделите сводную таблицу.
В меню Правка Excel выберите команду Копировать, чтобы скопировать таблицу в буфер обмена.
После копирования сводной таблицы, удовлетворяющей всем вашим требованиям к ней, перейдите в документ Word и установите курсор в том месте (под оформленным заголовком), где должны находиться данные из таблицы Excel.
В меню Правка Word активизируйте команду Специальная вставка.
Выберите элемент Лист Microsoft Excel (объект).
Активизируйте переключатель Связать, чтобы образовать связь. Если активен переключатель Вставить, содержимое буфера обмена вставляется в документ, но связь при этом не устанавливается.
Если нет необходимости в полном отображении сводной таблицы, установите переключатель В виде значка.
После нажатия кнопки ОКвыделенные данные сводной таблицы появятся в документе Word. При этом размер файла документа Word не увеличится, так как сводная таблица не сохраняется в нем, а изображение на экране формируется из самого источника.
После вставки сводной таблицы все изменения исходных данных в Excel будут автоматически выполняться в отчете Word.
На этом работу над отчетом можно считать завершенной. Если внешний вид отчета удовлетворительный, его следует напечатать, используя средства печати Word.
Редактирование связанного объекта.
Редактирование связанной информации выполняется в исходном приложении. Простейший способ открытия исходного приложения – двойной щелчок на связанной информации в документе Word. Для открытия исходного приложения можно также воспользоваться кнопкой Открыть источник диалогового окна Связи (команда Связименю Правка) или командой Открыть связь подменю Связанный объект меню Правка. Эта команда появляется в том случае, если документ содержит связанную информацию.
После выполнения любого из указанных действий открывается приложение, в котором был создан связанный объект, и этот объект выводится на экран для редактирования.
Обновление связи.
По умолчанию задано автоматическое обновление связи (активизируется переключатель автоматическое в области Обновление диалогового окна Связи), т.е. при изменении информации в исходном документе (в нашем примере в сводной таблице Excel) она обновляется и в документе Word, если он открыт. Связи обновляются автоматически и при открытии документа Word. Автоматическое обновление данных можно отменить в диалоговом окне Связи, которое открывается при вызове одноименной команды меню Правкаредактора Word. Диалоговое окно содержит список всех связей активного документа Word. Чтобы обновление выполнялось только при нажатии кнопки Обновить, нужно выделить в списке связь и установить переключатель по запросу.
После активизации переключателя по запросу связи обновляются только при нажатии кнопки Обновить в диалоговом окне Связи.
Команда Связи меню Правка недоступна, если документ не содержит связанной информации.
Блокировка связи.
Чтобы предотвратить обновление связанной информации, следует заблокировать связь. Для этого необходимо, находясь в диалоговом окне Связи Word, выделить связь или связи, установить опцию Не обновлять связь и нажать кнопку ОК. Блокировка связи не означает ее разрыва.
Разрыв связи.
Для разрыва связи предназначена кнопка Разорвать связь диалогового окна Связь. После нажатия этой кнопки необходимо подтвердить разрыв связи в открывшемся окне запроса. После разрыва связи связанная информация остается в документе Word, однако, она уже не может обновляться. Восстановить связь нельзя никаким другим способом, кроме команды отмены меню Правка.
Изменение связи.
Связь может быть разорвана и при переименовании или удалении документа-источника. В этом случае необходимо повторно установить связь с документом-источником или установить связь с другим документом. Чтобы изменить или восстановить связь, следует нажать кнопку Сменить источникдиалогового окнаСвязи. В результате откроется диалоговое окно Смена источника – стандартное окно открытия документов системы Windows, где нужно выбрать документ, с которым восстанавливается связь. Если нужный документ отсутствует в списке, следует выбрать другой диск, папку или нажать кнопку Сервис, чтобы вызвать команду поиска.
