Основы Access | Создание проекта Access

Для изучения основы в программе Access, необходимо начинать с создания проекта. Итак, приступим:

1. Создание проекта базы данных STUD

Войдите в Microsoft ACCESS, щелкнув в Windows на иконке Microsoft  Access.

После загрузки Access, появится окно при помощи которого можно  открыть созданную базу или создать новую. Для создания новой базы выберем пункт "Новая база", и в появившемся диалоговом окне  определим имя создаваемой базы как STUD и место на диске, где она будет храниться (диск, каталоги). После нажатия кнопки "ОК" на экране появится окно базы данных. содержащее информацию обо всех объектах созданной базы.

Примечание (для версии ACCESS 2.0):
Откроем меню File, содержащее основные команды управления базой данных, команды настроек и списком ранее открываемых баз. Для создания новой базы выберем пункт "New Database", и в появившемся диалоговом окне  определим имя создаваемой базы как STUD и место на диске, где она будет храниться (диск, каталоги). После нажатия кнопки "ОК" на экране появится окно базы данных. содержащее информацию обо всех объектах созданной базы.

2. Создание таблиц в режиме конструктора

Для создания таблицы необходимо при активном окне базы данных щелкнуть по корешку "Таблицы", а затем по кнопке "Создать". Access откроет диалоговое окно с запросом о методе создания таблицы, где выберем пункт "Конструктор" и нажмем “Ok”.

Откроется окно структуры таблицы в режиме конструктора, содержащее в верхней части описание полей таблицы, а в нижней описания свойств полей, выбираемых вверху.

Заполним описания полей для таблицы " Преподаватели" данными таблицы1:

Таблица 1.

Поле "Тип данных" представляет собой скрытое меню, вызываемое щелчком мыши на кнопке "" на строке, для которой выбираем тип. О типах данных в Access см. прил.1.

3. Установка свойств полей таблицы "Преподаватели"

Каждое поле таблицы в Access имеет определенный набор свойств.
Access автоматически устанавливает размер поля. Размер часто бывает больше, чем надо. Поэтому  установим для полей созданной таблици Преподаватели  следующие свойства :

                        

4. Создание таблиц в режиме мастера таблиц

MS Access содержит набор наиболее часто используемых шаблонов таблиц для приложений различного типа. Использование этих шаблонов значительно упрощает процесс разработки структуры базы данных и сокращает время на создание всего проекта.
Работу с шаблонами предоставляет т.н. "мастер таблиц". Для запуска "мастера" в ответ на запрос о методе создания таблиц (см.п.2.1) необходимо выбрать кнопку "Мастер таблиц".

Появившееся окно мастера содержит список шаблонов таблиц (слева), список полей, входящих в эти таблицы (середина окна) и итоговый список полей, которые будет содержать наша таблица (справа).

Для включения поля в нашу таблицу необходимо выбрать это поле в списке и щелкнуть на кнопке ">". Для переноса всех полей используется кнопка ">>"
Выберем шаблон таблицы "Студенты", в нем выберем и перенесем поля: "Фамилия", "Имя", "Отчество", "Факультет", "Адрес", "Заметки". Нажмем кнопку "Далее".

В появившемся окне с запросом нового имени для таблицы введем "Студенты". Щелкнем по кнопке "Ок".
Access первоначально ищет соответствия названий полей созданной таблицы с уже существующими таблицами, чтобы выделить поля, которые следует использовать в качестве первичных ключей.

Если он находит такие поля - то предполагает, что между этими таблицами должна существовать связь типа "один-ко-многим". С этим вариантом можно согласиться, либо использовать в качестве ключа другое поле, список которых появится после выбора строки "Самостоятельное определение пользователем", и нажатия кнопки "Далее".

Связь между таблицами мы установим позже. Нажимаем кнопку "Далее" и на запрос о дальнейших действиях выбираем первый вариант: "Изменение структуры таблицы". Остальные варианты предназначены для ввода данных в созданную таблицу в табличном варианте, или через "мастер форм".

Нажмем кнопку "Готово" для завершения создания таблицы "Студенты". Откроется окно конструктора таблиц, в котором введем дополнительные поля приведенные в Таблице2 и введем  новые размеры полей.

Таблица2


Свойства полей:

Создайте самостоятельно таблицу “Результаты”

Таблица3.

5. Создание ограничений на значения для полей

Свойство “Условие на значениеe” может содержать ограничения на значение, которое может принимать поле. Так, при необходимости ограничить значение оценки для резукльтатов диапазоном  0..5 баллов в этом свойстве для полей  "Оценка_Т", “Оценка_П”, “Оценка_Л”  введем:

      Between 0 And 5

Сложные выражения для условий можно также строить при помощи т.н. "Построителя выражений",  который вызывается кнопкой  расположенной справа от описания поля "Условие на значение", или на панели инструментов.

6. Создание первичных ключей для таблиц

Каждая таблица в реляционной базе данных должна иметь первичный ключ. Для создания первичного ключа таблицы в Access щелкните по области маркировки, расположенной слева от имени поля в окне таблицы в режиме конструктора. Если необходимо определить несколько полей в качестве первичного ключа - нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее нажатой, щелкнете по области маркировки необходимых полей.
Опишите первичный ключ для созданных таблиц по полю "Номер_С" в таблице “Студенты”.

7. Установление связей между таблицами

Установим связи между таблицами "Преподаватели", "Студенты" и
"Результаты”.

Вернемся в окно базы данных, щелкнув на нем мышкой. Откроем окно схемы данных,  выполнив  в  меню  "Сервис"  команду ”Схема данных” или щелкнув по кнопке "Схема данных" на панели инструментов.
В появившемся окне (если мы впервые определили для данной таблицы связи) выберем обе таблицы, щелкая на них и кнопке "Add". Нажмем кнопку "Close".

Access откроет окно "Схема данных", содержащее разделенные списки полей для каждой таблицы. Для определения связи между полями "Номер_П" таблиц "Преподаватели" и "Расписание" щелкнем мышкой на поле "Номер_П" таблицы "Преподаватели";  не отпуская кнопки мышки перетащим это поле на строку "Номер_П" в описании таблицы "Расписание", после чего отпустим кнопку.

Access откроет окно связи. Установим в нем флажок "Обеспечение целостности данных",  что воспрепятствует созданию записи результаты с несуществующим  преподавателем и не позволит удалять записи в таблице "Преподаватели", для которых остались подчиненные данные в "Результатах".

После выбора этого флажка активизируются опции "Каскадное обновление связанных полей" и "Каскадное удаление связанных записей".

Выбор первой опции приведет к изменению значений подчиненных ключей в дочерних таблицах при изменении первичного ключа таблицы основной.
При выборе второй опции Access удалит все дочерние строки при удалении родительской строки. Установим обе эти опции.
Также активизируется переключатель "Один к..", позволяющий задать тип связи: "один-к-одному" или "один-ко-многим". Установим тип "Много".

Кнопка "Объединение" позволяет задать тип объединения таблиц. Типы объединения будут рассмотрены ниже. После внесения требуемых установок нажмем кнопку "Создать" для завершения процесса создания связи.

Access проведет линию между этими двумя таблицами - линию связи. При установке опции "целостность данных" на линии со стороны родительской таблицы Access ставит "1", а с другой - символ "бесконечность". Эти знаки указывают на связь типа "один-ко-многим".

Для редактирования свойств какой-либо связи необходимо сделать двойной щелчок на линии связи, после чего появится рассмотренное окно "Связи". После внесения требуемых изменений нажимается кнопка "Ок".
Удаляется связь путем выделения ее щелчком мышки и последующим нажатием клавиши клавиатуры "Del".
После закрытия окна "Схема данных" Access запросит нас о необходимости сохранения внесенных изменений.  Нажмем кнопку "Yes". Описание связей будет сохранено.

8. Создание индексов

Access позволяет создавать индексы двух типов: простые и составные.

Простые индексы хранят информацию только об одном поле, а составные - о группе полей, связанных друг с другом различными условиями.
Создадим простой индекс по полю "Номер_П" для таблицы "Преподаватели". Откроем таблицу "Преподаавтели" в режиме конструктора, выберем поле "Номер_П",  и в строке свойства "Индексированное поле" щелкнем мышкой на значке "" в правом углу строки. Появится список, содержащий типы создаваемых индексов.
Вариант "Да. Совпадения не допускаются" создает индекс, хранящий только уникальное значение данного поля.
Вариант "Да. Допускаются совпадения" разрешает наличие повторяющихся значений для индексируемого поля.
Вариант “Нет” автоматически устанавливается для первичного ключа таблицы.
Выберем вариант "Да.  Совпадения не допускаются"

Для задания составного индекса по полям "Фамилия", "Имя" и "Отчество" по таблице "Студенты", не выходя из режима конструктора сделаем активной таблицу "Студенты", щелкнув по ней мышкой. Затем выберем в меню "Вид" команду "Индекс..". Открывшееся окно описаний индексов содержит первичный ключ для данной таблицы по полю "Номер_С".

Для построения составного индекса помещаем курсор вниз на пустую строку и вводим в столбце "Индекс" имя индекса "Составной для ФИО". В столбце "Имя поля" выбираем из всплывающего списка имя "Фамилия". Для добавления в этот индекс нового поля помещаем курсор на следующую строку и таким же образом указываем имя нужного поля. Введем таким образом поля "Имя" и "Отчество".
Для удаления существующего индекса выделяется строка описания индекса щелчком мыши и нажимается клавиша "Del".

На использование индексов налагаются некоторые ограничения. Так, Access использует индекс для поиска данных, если в условие поиска включается последовательность полей, начиная с первого поля индекса. Второе ограничение - только последнее условие поиска с использованием индекса может быть неравенством. При наличии нескольких неравенств - индексы не подключаются.
Примечание для версии ACCESS 2.0:

Сохраним созданный проект базы данных, вернувшись в окно базы данных, и выполнив команду "Save" меню "File". В появившемся диалоговом окне введем имя сохраняемого проекта: "stud.mdb".
Для версии ACCESS 97 созданный прект сохраняется автоматически.