Документи в системі, що забезпечує документообіг при управлінні проектами, являють собою картки із прикріпленими до них файлами. Документ може бути поміщений у архів двома способами:
– створити картку документа і заповнити її атрибути. Як тільки картка створена, відповідний документу електронний файл може бути прикріплений до неї. Якщо файлу не існує (новий документ), то система дозволяє його створити, використовуючи модуль "Шаблони документів";
– копіювання карток документів разом із прикріпленими до них файлами з іншого проекту, уже зареєстрованого в системі, з атрибутами, що відповідають новому проекту.
Опис документів набором атрибутів забезпечує швидке їхнє знаходження по заданій ключовій інформації. Поміщені в архів файли відсутні у файловій системі, доступ до них може бути забезпечений тільки із системи документообігу. Таким чином, забезпечується гарний захист від несанкціонованого доступу до проектної інформації, що є інтелектуальною власністю підприємства.
При роботі з файлами (відкриття на перегляд і зміну) система використовує зовнішні додатки. Виключення може бути для файлів документів, створених за допомогою Microsoft Office, які можна переглядати й змінювати, не прибігаючи до запуску відповідного додатка. За замовчуванням, файл відкривається в додатку, з яким асоційоване його розширення.
Створення бібліотеки шаблонів документів.
Ведення інформації про структуру й співробітників організації.
Протоколювання дій співробітників, різних подій і помилок, що виникають у процесі роботи із системою.
Система надає можливість співробітникам обмінюватися документами й завданнями для виконання певних робіт, не залишаючи свого робітника місця. Ці роботи можуть бути пов'язані, наприклад, з відправленням документів на узгодження й затвердження, видачею завдання й т.п.
При цьому використовується механізм вільної маршрутизації, що дозволяє вказати відповідні параметри доставки й направити документ або відразу всім зазначеним співробітникам, або послідовно від співробітника до співробітника.
Система надає такі засоби контролю над процесом маршрутизації:
– відправлення електронних повідомлень, для інформування співробітників про проходження процесу узгодження або затвердження;
– ведення журналу маршрутизації, що дозволяє відстежити поточне місцезнаходження документа.
