Поняття інформації і комунікації в менеджменті

З погляду управлінської діяльності підприємства інформація являє собою сукупність даних про стан керуючої й керованої підсистеми, а так само навколишнього середовища. За допомогою інформації здійснюються циклічно повторювані стадії процесу керування - одержання, переробки відомостей про стан керованого об'єкта й передачі йому керуючих команд.

У процесі управління головна роль інформації - усунення невизначеності. «Інформація дозволяє впорядкувати господарські процеси й погодити їх із зовнішнім середовищем і внутрішніми потребами підприємства. Усуваючи або знижуючи невизначеність, інформація визначає стратегію фірми й способи досягнення поставлених цілей».

Інформація нерозривно пов'язана з комунікаційним процесом підприємства, від якого залежить ефективність прийняття оперативних рішень. «Якщо порушуються інформаційні потоки усередині підприємства й зв'язку із зовнішнім середовищем, саме існування цього підприємства під загрозою. Однієї інформації недостатньо. Тільки коли вона відповідним чином перетвориться й обробляється, тобто коли виникають комунікативні зв'язки, забезпечується існування й ефективна діяльність організації» .

Термін "інформація" в перекладі з латинської означає "пояснення", "викладення", "усвідомлення". Інформація - це те повідомлення, яке зменшує невизначеність у тій галузі, до якої, воно відноситься. І чим краще інформований менеджер, тим оперативніше і вищої якості він приймає рішення.

Інформація - відомості про навколишній світ, процеси, які в ньому відбуваються, події, ситуації, явища, які отримують і якими обмінюються люди безпосередньо чи за допомогою певних пристроїв.

Згідно з технологічним підходом це поняття визначають як сукупність відомостей, даних, повідомлень, що є об'єктом зберігання, передавання, перетворення. Часто інформацію вважають сукупність даних, фактів, знань про певну систему, які характеризують організацію, структуру і поведінку її загалом чи її елементів. Сучасна теорія інформації на основі поняття "статистична ймовірність" трактує інформацію як зменшення невизначеності щодо очікуваних подій. Американський вчений, основоположник кібернетики Норберт Вінер (1894-1964) стверджував, що інформація - це визначення змісту, одержаного із зовнішнього світу в процесі пристосування до людських відчуттів.

Згідно із Законом України "Про інформацію" від 15.09 2001 р. інформацією є документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі. Отже, інформація відображає стан та зміни певної системи. Різноманітність станів системи породжує різноманітність інформації. У цьому розумінні рух інформації характеризує рух системи.

Поняття "інформація" взаємопов'язане з певною системою тому, що для її одержання та циркуляції необхідний об'єкт, який є джерелом інформації, та зацікавлений суб'єкт.

Комунікації в організації - це інформаційні взаємодії, у які люди вступають при виконанні своїх функціональних обов'язків, або посадових інструкцій. Хоча комунікація має широке застосування у всіх областях управління, вона особливо важлива для здійснення функції оперативного менеджменту.

На сьогоднішній день існує безліч визначень комунікації, а так само різні погляди на визначення місця інформації в системі комунікацій.

Визначаючи співвідношення інформації й комунікації Дж. Лафта вважається, що «інформація - це лише зовнішній прояв комунікації, її результат. Інформація виникає, існує й передається завдяки комунікації. Комунікація опосередковує інформацією, але не тотожна їй» [16, с. 329]

Таким чином, більшість авторів розглядають комунікацію як взаємодія, в основі якого лежать інформація, інтереси, мотиви й цінності людей, аналізуючи вищесказане стає очевидно, що не можна розглядати комунікацію лише як інформаційний процес, так цей підхід не відбиває соціальну природу даного явища.

Ґрунтуючись на проведеному аналізі думок різних авторів, дамо визначення комунікації, яке надалі будемо використовувати в дослідженні. Під комунікацією будемо розуміти процеси інформаційної й неінформаційної взаємодії як усередині організації, так і із зовнішнім оточенням, спрямовані на досягнення цілей підприємства.

Виділимо основні цілі комунікації :

- Забезпечення ефективного обміну інформацією між об'єктами й суб'єктами керування, а так само між організацією і її оточенням.

- Удосконалювання міжособистісних відносин у процесі обміну інформацією.

- Створення інформаційних каналів для обміну інформацією між окремими співробітниками й групами й координація їх завдань і дій.

- Регулювання й раціоналізація інформаційних потоків.

Аналізуючи основні цілі комунікації можна виділити основну ідею комунікаційного процесу, вона полягає в забезпеченні розуміння інформації, що є предметом обміну.Однак сам факт обміну інформацією не гарантує ефективності спілкування людей, що приймають участь в обміні.

Що б виявити основні причини зниження ефективності комунікацій розглянемо етапи інформаційного процесу. Для початку виділимо його базові елементи:

- Відправник, особа генеруюча ідеї або, що збирає інформацію й передає її.

- Повідомлення, властива інформація, закодована за допомогою символів.

- Канал передачі інформації.

- Одержувач, особа, якому призначена інформація і який інтерпретує її.

Розглянемо схему процесу обміну інформацією і його основних учасників (рис.6.1):

Рисунок 6.1 -Комунікаційний процес

Згідно з рисунком обмін інформацією починається з формулювання ідеї або відбору інформації необхідної для передачі. Відправник вирішує, яку значиму ідею слід зробити предметом обміну.

Перш ніж передати ідею, відправник повинен за допомогою символів закодувати її, тим самим перетворивши в повідомлення. Відправник також повинен вибрати канал, сумісний з типом символів, використаних для кодування. У випадку якщо канал не занадто відповідає ідеї, що зародився на попередньому етапі, обмін інформацією буде менш ефективний. Після передачі повідомлення відправником одержувач декодує його.

На наступному етапі комунікації відбувається декодування повідомлення, тобто переклад символів відправника в думці одержувача. Якщо символи, обрані відправником, мають точно таке ж значення для одержувача, останній буде знати, що саме мав на увазі відправник, коли формулювалася його ідея. З погляду керівника, обмін інформацією слід вважати ефективним, якщо одержувач продемонстрував розуміння ідеї, зробивши дії, яких чекав від нього відправник.

Але з ряду причин одержувач може додати повідомленню трохи інший зміст, чим той, який мав на увазі відправник. Можливі викривлення пов'язані з наявністю в процесі комунікації шуму. «Шум - це будь-яке втручання в процес комунікації на кожному з його ділянок, що спотворюють зміст послання».

У зв'язку з викривленням інформації ефективність комунікацій може бути суттєво знижена. Тобто, виконавці здатні реалізувати свої функції, розташовуючи лише п'ятої частиною призначеної їм інформації.

Недостатню ефективність вертикальних ( як висхідн, так і сходять) комунікацій підтверджують дані про те, що найближчий начальник робітників (бригадир), залишаючи кабінет першого керівника підприємства, виносить тільки 30% інформації, а начальник цеху - близько 40%. Комунікації знизу нагору ще більш неефективні, тому що до начальства доходить не більш 10% інформації. Це переконливо свідчить про те, що не використовуються всі можливості в організації комунікацій.

На підставі результатів аналізу різних класифікацій причин викривлення повідомлень у процесі комунікації, були виділені наступні (табл. 6.2).

Таблиця 6.2 – Перешкоди на шляху комунікації

Певні шуми присутні завжди, тому на кожному етапі комунікаційного процесу обміну інформацією відбувається деяке викривлення змісту повідомлення.

Але рівень викривлень можна регулювати в припустимих межах, зберігаючи основний зміст переданої ідеї. На ефективність комунікаційного процесу значний вплив виявляє запас знань персоналу, рівень його інформаційної культури.