Важливим елементом управління проектами є оточення проекту, оскільки важливо визначити середовище, в якому виникає, існує і завершується проект.
۩Оточення проекту(Project Environment) —
Враховуючи, що проект реалізується зазвичай у конкретному середовищі, слід мати на увазі й зовнішні фактори,в яких він реалізується. Такими факторами є політичні, економічні, соціальні, правові,науково-технічні, природні та екологічні.
Істотний вплив на проект, особливо на процес його успішної реалізації, має внутрішнє середовище проекту. Внутрішнє середовище проекту визначає: стиль керівництва, специфічна організація проекту, учасники проекту, команда проекту, методи та засоби комунікації, економічні умови проекту, соціальні умови проекту
До внутрішніх належать чинники, пов’язані з організацією проекту. Організація проекту є розподілом прав, відповідальності та обов’язків між учасниками проекту.
۩Учасники проекту -
Учасники проектуреалізують різні інтереси у процесі здійснення проекту, формують власні вимоги відповідно до цілей та мотивації і впливають на проект, виходячи зі своїх інтересів, компетенції та ступеню залучення до проекту.
Склад учасників проекту, їх ролі, розподіл функцій і відповідальності залежать від типу, виду, масштабу й складності проекту, а також від фаз його життєвого циклу.
Учасники можуть бути:
активними,
пасивними,
Крім того, учасники можуть буту безпосередніми (активними чи пасивними), тобто учасниками самої діяльності по проекту, або непрямими (активними чи пасивними), тобто учасниками діяльності, яка реалізується об’єктами навколишнього середовища і впливає на проект чи відчуває вплив проекту.
Згідно з PMBOK розрізняють таких учасників проекту:
1. Менеджер (керівник) проекту (Project Manager) — особа, відповідальна за управління проектом.
2. Спонсор (куратор) проекту (Project Sponsor) — особа усередині або поза організацією, що забезпечує фінансові ресурси проекту.
3. Замовник (Project Customer) — особа (організація), яка приймає результати роботи і платить за її виконання.
4. Користувач продукту проекту (User) — особа усередині або поза організацією, яке використовуватиме результати проекту.
5. Зацікавлені сторони в проекті (Stakeholders) — учасники проекту.
6. Виконуюча організація (Performing organization) — організація, співробітники якої безпосередньо залучені у виконання проектних робіт.
7. Члени проектної команди (Project team members) — група, що виконує роботу за проектом.
8. Впливові особи (Influencers) — особи або групи осіб, які прямо не будуть розпоряджатися або використовувати результати проекту, але через своє положення в організації можуть вплинути, позитивно або негативно, на просування проекту.
9. Проектний офіс (Project Management Office) — підрозділ, що прямо або побічно відповідає за результат проекту.
10. Команда управління проектом — частка проектної команди, що бере участь в управлінні.
За іншими джерелами розрізняють такі основні категорії учасників (табл..)
Виділяють ще учасника – «ініціатор» - учасник проекту, який є носієм основної ідеї проекту та ініціативи його реалізації. В якості ініціатора може виступати будь-який з учасників проекту.
Таблиця 4
Ключові учасники проекту
| № п/п
| Учасник проекту
| Визначення і функції
|
| 1.
| Менеджер проекту
| Особа, відповідальна за управління проектом.
|
| 2.
| Інвестор
| Суб'єкт інвестиційної діяльності, що здійснює вкладення власних, позикових або залучених коштів у формі інвестицій і забезпечує їх цільове використання.
|
| 3.
| Замовник
| Інвестори або будь-які інші фізичні та юридичні особи, уповноважені інвесторами здійснювати реалізацію проекту, не втручаючись при цьому в підприємницьку чи будь-яку іншу діяльність учасників проекту, якщо інше не передбачено договором між ними.
|
| 4.
| Споживач
| Особа або організація, що використовує продукт проекту.
|
| 5.
| Виконуюча
організація/
виконавець
| Організація, чиї співробітники безпосередньо притягнуті до
виконання проекту.
|
| 6.
| Проектувальник
| Особа або організація, що здійснює розробку всіх проектних рішень.
|
| 7.
| Постачальник
| Особа або організація, що займається матеріально- технічним забезпеченням проекту.
|
| 8.
| Підрядник
| Організація, що проводить будівельно-монтажні роботи, здійснює налагодження і пуск устаткування, виробничі випробування перед здачею готових об'єктів в експлуатацію.
|
Синонімом словосполучення «учасники проекту» є «зацікавлені сторони» (stakeholders) — цей термін був схвалений ISO і прийнятий в базисі компетенцій IPMA (ICB). Всі зацікавлені сторони можуть здійснювати вплив на проект прямо і опосередковано. Бувають:
- Основні зацікавлені особи
- Другорядні зацікавлені особи
Основні зацікавлені особи належать до проектної команди й формують організаційну інфраструктуру її підтримки. Основні зацікавлені особи мають такі функції й повноваження:
- керівництво членами проектної команди;
- розміщення ресурсів, які повинні використовуватися при проектуванні, розробці й створенні результатів проекту;
- налагодження і підтримка зв'язків з усіма зацікавленими особами;
- формування умов прийняття рішень з розробки і реалізації стратегій при узгодженні з ресурсами проекту;
- використання особистого прикладу з метою створення культурного середовища проекту для того, щоб виявити і реалізувати найкращі професійні й людські якості команди менеджменту й персоналу проекту;
- здійснення постійного контролю за впровадженням проекту щодо його відповідності плану-графіку, рівню витрат і технічним характеристикам і, де це необхідно, проведення перерозподілу ресурсів відповідно до результатів проведених спостережень;
- періодична оцінка результативності й ефективності діяльності проектної команди з урахуванням її обов'язків і повноважень.
- управління другорядними зацікавленими особами.
Другорядні зацікавлені особи здатні значною мірою впливати на проект і його результати як у позитивному, так і в негативному відношенні.
