Перша нормальна форма

Вступ

ТЕМА 19: Социально-психологические аспекты управления в потребительской кооперации.

Схема 32. Социальные методы управления.

Социальные методы управления направлены на формирование и развитие трудовых коллективов путем управления сознанием и поведением сотрудников через их потребности, интересы, мотивы, идеалы, склонности.

Состав социальных методов:

1. Методы социального нормирования: разработка и утверждение коллективом норм одежды, поведения работников и т.п.

2. Методы социального регулирования – разработка и утверждение коллективного договора между администрацией и коллективом.

3. Методы повышения социально-трудовой активности – обмен опытом, новаторство, демократизация, гласность и т.п.

4. Методы воспитания – привитие норм морали методом внушения, наставничества, личного примера руководителя.

5. Методы социального планирования развития коллектива – совершенствование социальной, половой структуры, улучшение условий труда, его охраны, укрепление здоровья, воспитание личности и т.п.

6. Формирование социального пакета фирмы.

Схема 33. Психологические методы управления.

Психологические методы управления – это методы формирования благоприятного морально-психологического климата, межличностных отношений в коллективе.

Состав психологических методов управления:

1. Выявление индивидуально- психологических особенностей членов коллектива и их учет в процессе управления.

2. Установление в коллективе благоприятного морально-психологического климата.

3. Гуманизация отношений в коллективе.

4. Психологические методы побуждения в интересах дела:

– понятность поощрения или наказания;

– своевременность поощрения или наказания.

5. Профессиональный отбор и обучение сотрудников.

Цей посібник присвячений MS Access — одній з сучасних реляційних систем управління базами даних (СУБД), яку можуть використовувати спеціалісти різних галузей промисловості, науки, причому її використання не потребує спеціальних знань з програмування. Саме з цих позицій висвітлюються можливості MS Access для забезпечення комп’ютерізації кадрової, виробничої діяльності, процесів обліку у фінансовій сфері тощо. Посібник знайомить читача з основними поняттями баз даних та систем управління базами даних, конструктивно «веде» його по всіх ділянках процесу створення та використання баз даних на основі MS Access. Будь-яка СУБД, в тому числі MS Access, містить велику інформацію довідкового характеру, повне викладання якої не має сенсу. Але і запропонована частка СУБД MS Access може бути опанована лише під час постійних практичних і самостійних робіт.

Основні поняття баз даних та систем управління базами даних

Сукупність типових даних деякої предметної області можна структурно уявити у вигляді множини пов’язаних між собою окремих інформаційних частин. До будь-якої такої сукупності даних у загальному випадку можна використовувати термін база даних. Наприклад, базою даних можна вважати сукупність інформації про кадровий стан підприємства, розклад занять у навчальному закладі, родинні зв’язки, бібліотечний фонд тощо.

Якщо поняття бази даних наблизити до інформаційних систем, які розміщуються на комп’ютерних носіях даних, то під відповідним терміном можна розуміти набір записів та файлів, які організовані спеціальним чином. Спеціальне програмне забезпечення, необхідне для використання та модифікації баз даних користувачем, називається системою управління базами даних. Основні функції СУБД:

— забезпечення користувача інструментарієм, що дозволяє оперувати даними в абстрактних термінах, які не пов’язані із способом збереження даних в ЕОМ;

— забезпечення секретності і пріоритетності доступу до даних;

— захист цілісності даних;

— синхронізація доступу до даних;

— захист даних від аварій та відновлення даних.

Відповідні функції, що містяться в арсеналі СУБД, можна розподілити за типом на такі групи:

— Визначення даних. Функції СУБД цієї групи визначають структуру даних та їх тип, зв’язки між даними, елементи підстановок для значень тощо.

— Обробка даних. Ці функції СУБД зосереджені на обробці даних різними методами, причому залучаються такі дії, як фільтрація та сортування.

— Керування даними. Функції СУБД групи керування даними дозволяють розподілити дані за користувачами, надаючи їм право доступу до них, причому з наданням можливості або запереченням можливості коригування даних.

Кожну інформаційну область за своєю структурою можна віднести до деякого типу. Найбільш поширені типи — ієрархічні, мережні, реляційні.

Так, якщо інформаційна структура даних пов’язана із ієрархією її частин, то таку структуру називають ієрархічною. До ієрархічних інформаційних областей можна віднести дані, що пов’язані з родинними зв’язками, структур міністерств тощо. Графічно дані з ієрархічною структурою уявляють у вигляді так званого дерева або сукупності дерев — лісу.

Якщо інформаційна структура даних пов’язана із деякою мережею, то відповідну інформаційну область за своєю структурою називають мережною. Прикладом мережних інформаційних областей є дані про стан електричних мереж, транспортних шляхів тощо. Графічно дані з мережною структурою уявляють у вигляді так званого графа.

Нарешті, якщо дані уявити у графічному вигляді як пов’язані між собою двовимірні таблиці, то одержану сукупність даних можна назвати реляційною (від англійського слова relation — відношення). Відповідно з типом даних називають і системи управління базами даних. Найбільш поширеними сьогодні є реляційні СУБД, прикладом яких є ORACLE, MS SQL Server, MS FoxPro, MS Access тощо.

Переваги реляційних СУБД — це легкість використання та ефективність реалізації. У даному навчальному посібнику розглядаються СУБД реляційного типу, а саме MS Access. Треба відмітити, що будь-яку інформаційну структуру можна визначити через модель іншої структури. Але саме СУБД реляційного типу дозволяє це зробити з найменшими втратами.

У подальшому рядки двовимірних таблиць будемо називати записами, стовпчики — полями. У термінах реляційних СУБД подібні таблиці називаються відношеннями, їх записи — кортежі відношень, поля — атрибути відношень.

Тепер зрозуміло, чому використовується термін реляційна СУБД (relation — відношення). Записи відрізняються своїм номером, а поля – своїм ім’ям. Основні умови щодо змісту таблиць такі:

— однакові записи забороняються;

— всі записи повинні мати однакову кількість полів;

— значення полів атомарні, тобто таблиця не може мати своїми компонентами інші таблиці.

Елементами даних MS Access є сталі, змінні пам’яті та поля таблиць. Елементи даних та функції над ними складають вираз, які надалі будемо позначати словом Exp, додаючи, якщо це потрібно, ще один з символів C, M, N, D, L — початкові букви англійських назв типів даних (наприклад, ExpN). Типи даних розподіляються на базові і такі, що визначені користувачем. Деякі базові типи даних наведені у таблиці 1.

Таблиця 1. Базові типи даних MS Access

Приклади сталих: «010201» — рядок (ExpC), 010201 — число (ExpN), 01.02.01 — дата (ExpD).

Типи полів таблиць визначаються під час визначення таблиці або модифікації її структури.

Треба пам’ятати, що тип даних рядок — це множина послідовностей символів. Кількість символів такої послідовності називається довжиною рядка і не може перевищувати 255. Тип даних рядок використовується для позначення кодів, назв, прізвищ тощо.

Існує операція конкатенації даних типу рядок. Позначається ця операція знаком «+». Наприклад, значення змінних A і B є відповідно «Micro» і «soft», то значенням виразу «A + B», буде рядок «Microsoft».

Тип даних текст (Memo) використовується для даних, значення яких — символи, а їх кількість може сягати за 255.

Числовий тип даних використовується для даних, що характеризують кількісну їх властивість, наприклад, вага, стаж, заробітна плата тощо.

Тип даних дата очевидний, він використовується для обробки дат.

Логічний тип даних використовується в виразах, що характеризують ситуацію, причому значення таких виразів або істина або хибність. Наприклад, вираз 10>100 логічний, а значення такого виразу — хибність. Для даних логічного типу існують декілька операцій: OR — логічне додавання, AND — логічне множення, NOT — логічне заперечення. Наприклад, значення виразу NOT (10>100) — істина.

Архітектура MS Access

СУБД MS Access належить до так званих об’єктно-орієнтованих систем. Під об’єктами у MS Access розуміють все, що має ім’я. Множину об’єктів MS Access складають таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі. Ці об’єкти визначаться користувачем, а їх сукупність складає базу даних.

Всі об’єкти взаємопов’язані, причому таблиці знаходяться в основі всіх зв’язків. На цій основі, як правило, будуються всі інші об’єкти (але взагалі кажучи це не обов’язково). Це пояснюється перш за все тим, що саме в таблицях зберігаються дані, які вже надалі обробляються формами, запитами тощо. Таким чином таблиці призначені для збереження даних.

Кожна таблиця містить інформацію певного типу, наприклад, кадровий склад працівників підприємства. Таблиці можуть бути пов’язані між собою, що дає змогу представити інформацію як багатовимірну.

Запит призначений для вибірки необхідних даних з таблиць. За допомогою запитів можна також модифікувати дані або створювати інші таблиці.

Форми призначаються для перегляду, введення і редагування даних таблиць, а також надають користувачу засоби керування програмами, які використовують базу даних. Форми, як правило, використовуються для того, щоб забезпечити необхідний зовнішній вигляд документа, дані якого вводяться у таблицю.

Звіти призначаються для перегляду та друку результуючої інформації. Звіти можуть бути включені до документів інших програм.

Макроси та модулі призначені для обробки подій. Терміном подія у MS Access називають зміну стану об’єкта. Так, подія – це відкриття того чи іншого об’єкта, його закриття, зміна стану самого об’єкта. Наприклад, для таблиць це введення запису, видалення запису тощо. Для визначення макросів та модулів необхідні знання з теорії програмування та вміння програмувати в системі програмування Visual Basic for Applications (VBA), яка вбудована у MS Access.

Всі наведені вище об’єкти можуть бути визначені у MS Access як вручну, так і за допомогою так званих майстрів, які допомагають користувачеві за декілька кроків діалогу створити необхідне.

Майстри — це один з найпотужніших засобів MS Access, якими слід користуватись на перших кроках опанування даної СУБД, або в інших «нештатних» ситуаціях.

Побудова бази даних

Після запуску MS Access користувач має змогу:

— побудувати базу даних самостійно;

— побудувати базу даних за допомогою майстра;

— відкрити існуючу базу даних.

При самостійному способі побудови бази даних і першому відкритті вікна бази даних MS Access активізує вкладку «Таблица» з трьома кнопками: «Открыть», «Конструктор», «Создать». Саме остання кнопка буде спочатку активною, вона призначена для побудови нової таблиці. Таким чином, за угодою MS Access дає змогу розпочати процес побудови бази даних з визначення таблиць.

Таблиці

Проектування структури таблиць

Процес визначення таблиці починається на стадії її проектування. Саме на цій стадії розробник бази даних має зробити аналіз інформації, яку необхідно обробляти.

Для визначеності розглянемо інформацію про кадри підприємства, яка складається з особового складу, відомостей про переміщення тощо. Цю інформацію у реляційних СУБД необхідно представити сукупністю двовимірних таблиць. Нехай, для прикладу, база даних, що створюється, називається Кадри та складається з двох таблиць: Особи та Переміщення.

Визначимо таблицю Особи. Визначимо, що в цій таблиці розміщується деяка інформація з першої сторінки відомої картки особи, а саме:

— табельний номер (номер картки особи)

— прізвище

— ім’я

— по-батькові

— дата народження

— стать

— освіта

Кожний описаний вище пункт картки особи – це майбутнє поле таблиці! Визначимо тепер назву, тип даних, розмір та необхідну множину значень цих полів та зведемо все у таблиці 2.

Таблиця 2. Поля таблиці осіб

Як бачимо, деякі клітинки цієї таблички не заповнені. Так, розмір поля з типом D визначається автоматично, а можливі значення даних пунктів 1- 5 картки особи тут очевидно не потрібні. На цьому процес проектування таблиці Особи призупиняється, щоб визначитись з так званими первинними ключами.

Індекси та ключі

Для зв’язування таблиць у реляційних СУБД використовують ключі. Ключем називають сукупність полів таблиці, значення яких ідентифікують її записи. Первинним ключем називають такий ключ, який однозначно ідентифікує записи таблиці. Іншими словами, значення первинного ключа є унікальним для даної таблиці.

Часто первинний ключ складається з одного поля. Наприклад, первинним ключем таблиці Особи має бути поле ТабНомер, і аж ніяк не Прізвище, оскільки записів з однаковим табельним номером не повинно бути. Водночас можна очікувати на записи, де є однакові прізвища.

Впорядкування записів таблиці за значенням ключа називають індексацією, а отриманий образ таблиці — індексом. Взагалі фізично таблиці та індекси можуть зберігатися у різних файлах (як, наприклад, у СУБД MS FoxPro). У MS Access всі об’єкти бази даних (у тому числі і індекси) зберігаються в одному файлі.

Для уникнення непотрібних повторювань даних, яке може бути причиною помилок при введені даних, і нераціонального використання дискового простору комп’ютера проектування таблиць завершується їх нормалізацією — процесом зменшення надлишкової інформації.

Так, згідно з принципами нормалізації таблицю Особи слід редагувати, замінивши в ній поле Освіта на КодОсвіти: тип даних С, розмір 1, а крім цього ввести ще таблицю Освіта з двома полями КодОсвіти та Освіта, які співпадають з відповідними полями у модифікованій та не модифікованій таблиці Особи. Таблицю Освіта будемо ще називати таблиця довідник Освіта.

Взагалі таблиці створюються так, щоб задовольнити трьом нормальним формам:

— Таблиця не має записів, що повторюються.

— У таблиці відсутні групи полів, що повторюються.

— Рядки повинні бути не впорядковані.

— Стовпчики повинні бути не впорядковані.

Зрозуміло, щоб задовольнити умові 1, кожна таблиця повинна мати первинний ключ.