План
1.складання звітів за даними Access;
2.зміна звіту;
Хід заняття:
1. Актуалізація опорних знань.
Дати відповіді на запитання:
1. Які основні об’єкти БД Ви знаєте?
2. Що таке запит?
3. Види запитів та їх характеристика?
2. Пояснення нового матеріалу.
Звіт Access організовує дані у форматі, ідеально відповідному для їх роздрукування. Хоча форми дуже корисні для відображення даних на екрані монітора, звіти часто є найважливішим кінцевим документом бази даних. Для якої аудиторії не призначався б звіт — відповідальних службовців корпорації, учасників конференції або навіть людей, що прогулюються по холу, — представлення даних повинне бути чітким, лаконічним і професійним. Access забезпечує користувачів майстрами складання складних звітів, які допоможуть найбільш ефективно згрупувати, підсумувати й упорядкувати дані.
Під час розробки звіту в Access ви можете ухвалювати різні рішення. Чи повинен звіт містити значну кількість детальної інформації, включаючи безліч окремих полів і записів? Як окремі записи повинні бути згруповані й відсортований? Чи потрібне зведення даних у формі підсумків, середніх значень або у вигляді діаграми? Чи повинен звіт грунтуватися на єдиній таблиці або на деякій комбінації зв'язаних таблиць або запитів? Який формат подання краще підкреслюватиме значення даних?
Робота в режимі конструктора
Інструменти, що використовуються для розробки звітів в Access, подібні тим, які використовувались для створення форм. У будь-якому випадку необхідно вказати джерело даних — одну або декілька таблиць чи запитів або операторів, написаних на SQL, і розмістити елементи управління на сітці. Хоча ви можете створювати звіт самостійно в режимі конструктора, майже завжди краще починати з використовування Мастера отчетов. Після майстра для розробки базисної структури звіту ви можете через певний час відкрити цей звіт в режимі конструктора і виконати більш детальне редагування його змісту і зовнішнього вигляду.
Звіти Access організовані у вигляді горизонтальних областей, розташованих в певному порядку. (Якщо ви працювали з іншими додатками баз даних, то вам уже знайома концепція смугових додатків створення звітів — області Access є тим самим, що і смуги в інших програмах баз даних.) Зрозумівши, як працювати з кожною областю, ви зробите вирішальний крок на шляху до розробки ефективного звіту.
Заголовок і примітка звіту відображаються на початку і в кінці звіту. Верхній колонтитул звіту часто включає назву звіту й елемент управління, що містить вираз =Date(), призначений для відображення дати роздрукування поточного екземпляра звіту.
Верхній і нижній колонтитули сторінки відображаються, відповідно, вгорі і внизу кожної сторінки, навіть якщо область Примітка є продовженням даних з попередньої сторінки. Верхній колонтитул сторінки за звичай використовується для відображення заголовків стовпців, так що читач може проглядати довгі списки, а нижній колонтитул використовуюється для вказівки дати і номера сторінки.
Області Заглавие группы і Примечание группы відображаються автоматично після визначення для звіту параметрів групування і сортування. Розміщуючи обчислювані поля в будь-якій з цих секцій, можна відображати зведені дані в кожній групі.
Область Примечание включає поля з кожного запису в джерелі даних. Кожне поле в секції Примечание відображається лише один раз для кожного запису в джерелі даних; у ній визначається, яким чином відобразити повний список.
Як і у разі форм Access, елементи управління в звітах можуть бути трьох типів; пов'язаними з полем в таблиці або запиті, обчислюваними з використанням виразів, складених з деякої комбінації функцій Access і посилань на поля, або незв'язаними, як у випадку з лініями, вікнами і текстовими надписами. Для додавання нових зв'язаних елементів управління до звіту використовуються діалогове вікно Список полей і панель елементів. Елементи управління мають свої власні властивості, і ви можете змінювати з їхнього допомогою зовнішній вигляд і вміст самого звіту.
Складання базового звіту
Для генерації найпростішого звіту за допомогою всього одного натискання кнопки миші в Access передбачений інструмент Автоотчет. Якщо натиснути клавішу F11 для переходу у вікно бази даних, а потім вибрати Вставка → Отчет, то Access відобразить показане на рис. 5.40 діалогове вікно Новый отчет. Виберіть будь-яку з опцій засобу Автоотчет, вкажіть таблицю або запит як джерело даних і натисніть кнопку ОК для миттєвого одержання (авто)звіту.
Рис. 5.40. Створення нового звіту
Звіт, одержаний за допомогою засобу Автоотчет, складається зі всіх полів і всіх записів єдиної таблиці або запиту, в яких не можна провести групування або зведення даних. Хоча цей засіб, безперечно, працює швидко, він рідко дає задовільні результати. Найбільш ефективно його використовувати у випадках, коли у вас є певний запит з незначною кількістю полів (не більше чотирьох) і ви хочете відобразити всі записи цього запиту в одному звіті у вигляді списку.
Значно кращим засобом для початкової розробки звіту є майстер звітів. Відкрийте діалогове вікно Новый отчет, виберіть таблицю або запит і натисніть кнопку ОК. Під час виконання інструкцій майстра звітів на додаток до вже призначеної таблиці або запиту можна додавати до звіту інші таблиці або запити. З інших джерел даних можна виділяти окремі поля і розміщувати їх в довільному порядку.
Доступні в Мастере отчетов опції групування дещо відрізняються залежно від виділених полів. Якщо всі поля узяті з єдиної таблиці або запиту, то можна вибрати одне або декілька полів для групування; з іншого боку, якщо вибрані поля з двох або кількох зв'язаних таблиць, то появиться діалогове вікно, як показано на рис. 5.41, в якому можна вказати таблицю, що використовуватиметься для групування.
Кнопка Итоги дозволяє вибрати один з чотирьох видів статистичних розрахунків для кожного числового поля в області Примечание звіту. Функція Sum обчислює суму всіх числових значень, функція Avg відображає середнє значення величин, а Min і Мах, як неважко здогадатися, знаходять відповідно найменше і найбільше значення.
Заключні етапи майстра дозволяють вказати параметри сортування і структури звіту. В останньому випадку можна заздалегідь проглянути вибрані параметри перед тим, як ухвалити рішення про їхнє використання. Можна також вказувати орієнтацію сторінок звіту — книжкову або альбомну, часто змінну під час створення звітів, що містять багато стовпців. Нарешті, майстер дає можливість ввести нову назву для звіту. Для збереження звіту натисніть кнопку Готово.
Рис. 5.41. Опції групування майстра звітів
Потім можна проглянути результати звіту або негайно перемкнутися в режим конструктора для подальшої настройки звіту.
4. Систематизація вивченого матеріалу.
Питання для самоконтролю
1. Що таке звіт?
2. Як здійснюється робота в режимі конструктора?
3. Як створити базовий звіт ?
Рекомендована література
I. Биков В.Ю., Руденко В.Д. Системи управління інформаційними базами даних восвіті. — К.: ІЗМН, 1996.
2. Верлань А.Ф., Коваленко Ф.Е., Валеев Д.Г. Современное состояние и тенденции развития систем управлении базами данных. - К.. 1994. — 49 с.
3. Вольфенгаген В.Э. и др. Реляционные методы проектирования банков данных. - К.: Вища школа, 1979, — 192 с.
4. Грэй П. Лотка, алгебра и базы данных. - М.: Машиностроение, 1989. — 36Х с.
5. Жалдак М.І.. Рамський Ю.С. Інформатика. — К.: Виша школа. І99І, 319 с.
6. Змитрович A.M. Бази данных,— Минск: Ун-тское изд-во, 1991,— 271 с.
7. Информатика. Базовый курс / СВ. Симонович и др. СПб.: Нигер. 1999.— 640 с.
8. Морзе Н.В. Методика навчання інформатики: Панч, нос: У 4 ч. Ч. II. Методика навчання інформаційних технологій. К.: Навчальна книга, 200.1. — 287 с.
9. Петухова Н.М. и др. Банки данных. -Л.. 1978,- 66 с. Ю.Полищук Ю.М., Хон В.Б. Теория автоматизированных банков информации. — М.: Высшая школа, 1989. - 184 с.
I0. Праг К.П., Ирвин М.Р. Библия пользователя Access 97: Пер. с англ. — К.: Диалектика, 1997,- 768 с.
11. Рамський Ю.С. Логічні основи інформатики: Навч. пос, — К.: НПУ імені M.П. Драгоманом. 2003. — 286 с.
12. Ревунков Г.И. и др. Базы и банки данных и знании. — М.: Высшая школа, 1992.-- 367 с.
13. Редько В.Н., Сергиенко И.В.. Стукало А.С. Прикладные программные системы: архитектура, построение, развитие. — К.: Наукова думка, 1992. —
320 с.
14. Сигель Ч, Парадокс — это очень просто. — М: БорЛГ. 1993. - - 399 с.
