План
1. Обмеження даних, що вводяться. Визначення правил перевірки даних.
2. Використання масок вводу та використання значень по замовчуванню.
3. Робота в режимі таблиці. Введення та редагування даних.
Хід заняття:
1. Організаційний момент.
2. Пояснення нового матеіалу.
Навіть найбільш ретельно розроблена база даних нічого не варто, якщо вона містить неточні або суперечливі дані. На жаль, процес введення даних звичайно стомлюючий, і навіть найбільш відповідальні і добре треновані працівники можуть утомлюватися або відволікатися; коли пальці промахуються або увага розсіюється, помилки неминучі. Ви не можете запобігти випадковому введенню користувачами некоректних даних, але ви можете визначити правила, що не дозволять Access зберігати помилки.
Визначення правил перевірки даних
Подібно Excel, Access дозволяє вам писати правила перевірки вірогідності даних; ви можете прикріпити правило до поля або до всієї таблиці. Коли користувач намагається зберегти новий або змінений запис, Access перевіряє вміст кожного поля в цьому записі на відповідність деяким існуючим правилам. Якщо запис порушує правило, Access відображає повідомлення про помилку. Створюючи правила перевірки вірогідності даних, користувач уникає введення даних, що виходять за припустимі умови, чи не відповідають типові поля або навіть явно неправильних.
Для приєднання правил перевірки до поля відкрийте таблицю в режимі конструктора, виділіть поле і визначте властивості Условие на значение і Сообщение об ошибке. В поле властивості Условие на значение введіть логічний вираз, який повинен бути оцінений Access як істина для значення, що вводиться в поле. В поле властивості Сообщение об ошибке введіть повідомлення про помилку, яке Access буде відображати за умов неправильно введеного в поле значення. (Якщо ви залишите поле цієї властивості порожнім, то Access буде відображати визначене за замовчуванням повідомлення).
Для побудови складних правил перевірки, включаючи ті, котрі поєднують функції Access, використовується Построитель выражений. Щоб запустити його, відкрийте спочатку таблицю в режимі конструктора, виділіть властивість поля і клацніть на кнопці Построить, розташованій праворуч від поля властивості. Для простих правил перевірки, однак, ви можете вводити вираз прямо в поле властивості Условие на значение.
Наприклад, у таблиці Товари, що містить лише значення вартості товару, ви можете очікувати однієї загальної помилки введення даних — якщо користувач неакуратно розставляє десяткові крапки в ціні виробу, він може намагатися ввести $399 замість правильного значення $3.99. Порівнюючи значення, що вводиться в поле Ціна, з вираженням >0 And <100, ви можете переконатися, що в базу даних буде введене лише додатнє значення, менше 100. Як частина цього правила створіть для користувачів повідомлення про помилку з довідкою: у вікні Сообщение об ошибке введіть Ціна виробу повинна бути меншою, ніж $100. На рис. 5.14 показане правило перевірки правильності та відповідне йому повідомлення про помилку, відображені в режимі конструктора.
