Рис. 5.14. Режим конструктора
Для збереження правила як частини таблиці клацніть по кнопці Сохранить. Коли ви додаєте правило перевірки правильності в таблицю, що вже містить дані, Access запитає, чи не хочете ви перевірити наявні дані у вашій таблиці на відповідність новому правилу; для виконання такого тесту клацніть по кнопці Да. Якщо знайдуться не відповідні правилу записи, Access зверне на це вашу увагу за допомогою повідомлення, показаного на рис. 5.15. Якщо ви тепер натиснете по кнопці Да, то Access збереже правило і залишить некоректні дані в базі даних; якщо клацнути по кнопці Нет, то властивості Условие на значение буде визначене колишнє значення; натискання на кнопці Отмена зупинить тестування і відобразить режим конструктора, так що ви зможете заново вказати правило.
Рис. 5.15 Діалогове вікно для попередження при зміні правила
Наступні приклади ілюструють деякі корисні правила перевірки правильності даних, що вводяться.
o > 0 у числових полях вказує, що значення має бути додатнім і не нулем.
o <= Date () порівнює значення в полі Дата із сьогоднішньою датою, щоб переконатися, що вводиться не майбутня дата; ви можете використовувати це правило, коли хочете бути упевненими, що співробітники не введуть майбутню дату.
o [ShipDate] <= [OrderDate] + 30 відображає повідомлення про помилку, якщо ви вводите дату відвантаження, що більш ніж на 30 днів відстає від дати замовлення.
o Like *s???*, використовується в текстовому полі, вимагає від користувача вводити значення довжиною в чотири символи, що починається з букви S.
o StrComp(Ucase( [TickerSymbol]), [TickerSymbol], 0) = 0 використовує кілька функцій Access для того, щоб значення (у даному випадку код цінного паперу) було введене прописними символами.
o >=#1/1/2004# And < Date () дозволяє користувачеві вводити дату, більш пізню, ніж 1 січня 2004 року, але більш ранню, ніж сьогоднішня; зверніть увагу, що дата повинна бути введена між знаками номера (#).
o >=1001 And <=9999, використовується в полях із установленим типом даних Целое, гарантує, що значення, яке вводиться, має чотири цифри.
Ви можете також визначити правила введення даних для всієї таблиці, а не тільки для окремого поля. Цей метод використовується тоді, коли ви хочете затвердити правила для більш, ніж одного поля. Наприклад, ви можете визначити правило введення, за яким в деякому записі значення в полі Ціна_продажу ніколи не може бути більшим, ніж подвоєне значення в полі Ціна_постачання. Визначення такого правила для таблиці дозволяє Access перевіряти вміст одночасно обох полів.
Щоб ввести правило для таблиці, відкрийте цю таблицю в режимі конструктора і виберіть Вид → Свойства. В діалоговому вікні Свойства таблицы введіть у поле Условие на значение значення [Ціна_продажу] <= 2* [Ціна_постачальника]. Якщо тепер користувач введе в поле Ціна_постачальника значення $1.95, а в поле Ціна_продажу — $3.99, то Access відобразить повідомлення про помилку; користувач повинен буде змінити одне або обидва значення перед тим, як зберегти запис.
Використання масок введення для визначення форматів даних
Якщо вас цікавить зовнішній вигляд даних, а не їхнє числове значення, то в цьому випадку використовується маска введення. Це властивість поля дозволяє задавати шаблон, що складається з пробілів і літерних символів (дужки або дефіси, наприклад), що приводить вміст поля до потрібного формату. Цю властивість можна використовувати для стандартно форматованного введення даних, таких як номери телефонів, ідентифікаційні коди, номери транспортних засобів, номери страховок. Маска повинна включати спеціальні символи, такі як дужки і тире, що забезпечують візуальні відомості про дані, що вводяться.
Маска введення містить до трьох груп символів, розділених крапкою з комою.
Перша група є власне маскою введення, в якій спеціальні символи використовуються для визначення позиції чисел, символів і пробілів. Маска визначає також необхідну кількість символів і символи, що повинні бути введені у верхньому або нижньому регістрі. Наприклад, (000) 000-0000 додає знаки пунктуації до 10-цифрового номера телефону; ISBN 0-&&&&&&&&&-0 автоматично форматує стандартний код, який використовується для ідентифікації книг.
Вичерпний список спеціальних символів, які використовуються у масках введення, разом з деякими корисними прикладами наведений у розділі Примеры масок ввода довідкової служби.
Інша група містить число 0 (яке наказує Access зберігати літерні символи під час введення значень) або 1 (яке вказує, на необхідність зберігати тільки введені в комірку значення). Ця група не обов'язкова.
Остання група визначає символи, що використовуються для відображення в комірці замість даних, що вводяться користувачем.
Властивість Значение по умолчанию визначає початкове значення для якогось поля. Незалежно від того, має поле стандартне чи загальне значення, можна використовувати зазначену властивість для встановлення цього значення; при необхідності користувач може скасувати його, ввівши нове значення. Значення за замовчуванням може бути константою, такою як 0, або „California”, або „#12/31/2004#” або виразом побудовувача виразів. Якщо потрібно поле з встановленою за замовчуванням сьогоднішньою датою, слід використати вираз Date () як значення властивості Значение по умолчанию. У таблиці накладних ви можете встановити значення поля Дата_оплати за замовчуванням як [ invoiceDate] +30; для вказівки іншої дати клацніть на полі і змініть значення.
Обов'язкове поле
Властивість Обязательное поле визначає, чи повинен користувач ввести значення в конкретне поле для завершення введення запису. Значення цієї властивості — Так або Ні. Якщо властивість Обязательное поле має значення Ні, то в полі нового запису може бути відсутнє значення. Встановлення зазначеної властивості в Так не дозволить користувачам залишати незаповненими важливі поля.
Робота в режимі таблиці
Після завершення структурного дизайну таблиці потрібно звернути увагу на введення нових записів і перегляд даних у таблиці. Для спеціалізованих вихідних даних і задач зі складання звітів необхідно розробляти користувальницькі форми і звіти. Проте для простих задач режим таблиці пропонує швидкий і наочний спосіб роботи безпосередньо з даними. Ви можете сортувати дані кожного поля або комбінації полів, а також додавати або видаляти записи в будь-якій комірці всередині таблиці. В режимі таблиці ви можете також цілком змінити вид конкретної таблиці, змінюючи шрифти, ховаючи і закріплюючи стовпці так, щоб вони ставали видимими лише під час прокручування.
Введення і редагування даних
У режимі таблиці значки, які відображаються в лівій частині рядка, забезпечують користувача важливою інформацією про її статус.
Чорний трикутник ідентифікує поточний рядок. Після початку введення, вигляд значка змінюється. Щоб перейти на наступне поле, слід натиснути клавішу <Таb>.
Для додавання нового запису в режимі таблиці необхідно перейти до останнього рядка, знайти зірочку, розташовану в лівій його частині, а потім почати вводити дані в першу комірку нового рядка. Якщо таблиця велика, можна перейти до нового рядка, вибравши Вставка → Новая запись. Для збереження нового запису слід використати клавіші зі стрілками вгору або вниз чи натиснути комбінацію <Shift+Enter>.
Для редагування наявного запису клацніть на першій комірці в деякому полі і внусіть зміни. Коли користувач вносить зміни в запис, який ще не зберігався, Access у полі вибору запису відображає значок у вигляді олівця. Для збереження змін слід просто перейти до комірки іншого рядка; для скасування змін і повернення до первісного вигляду запису потрібно натиснути <Esc>.
Щоб видалити один або кілька записів, необхідно натиснути на кнопку Удалить запись; якщо виділено весь запис, можна просто натиснути клавішу <Delete>. Access попросить підтвердити видалення виділених записів.
