Документування операцій на рахунках в банках здійснюється з використанням платіжних доручень, платіжних вимог-доручень, розрахункових чеків, векселів, акредитивів.
Найбільш поширеним документом, який використовується для проведення операцій на поточних рахунках, є платіжне доручення.
Розрахунки дорученнями можуть здійснюватись:
ü за фактично відвантажену продукцію (виконані роботи, надані
послуги);
ü в порядку попередньої оплати;
ü для завершення розрахунків за актами звірки взаємної заборгованості підприємств;
ü для перерахування підприємствами сум, які належать фізичним
особам (заробітна плата, пенсії, тощо) на їх рахунки, відкриті в установах банків;
ü в інших випадках за згодою сторін.
Банки приймають до виконання доручення від платників тільки в межах наявних коштів на їх рахунках. Доручення приймаються банком протягом 10 днів з дня їх виписки, не враховуючи дня виписки.
Платник має право зазначати в платіжному дорученні дату валютування, яка не може бути пізніше десяти календарних днів після складання платіжного доручення (день складання не враховується).
Будь-яке перерахування (крім сплати податків і зборів до бюджету) повинно мати підставу, підтверджену документально. Документами, що підтверджують правомірність платежу, можуть бути: договір, акт (виконаних робіт, наданих послуг, результатів перевірки фондами, податковими органами, звіряння тощо), накладна, рахунок-фактура, товаротранспортна накладна, лист, наказ, інше.
Банк реєструє всі здійснені операції з надходження та списання коштів з поточного рахунку в спеціальній виписці з особового рахунку з доданням виправдовуючих документів.
Виписка банку - це документ, який видається банком підприємству та
відображає рух грошових коштів на поточному рахунку. Вона замінює собою
регістр аналітичного обліку за операціями на поточному рахунку та
одночасно є підставою для бухгалтерських записів. Таким чином, виписка
банку - це фактично другий примірник особового рахунку підприємства,
відкритого банком.
Розрахунковий чек – розрахунковий документ, що містить нічим не обумовлене письмове розпорядження власника рахунку (чекодавця) банку-емітенту, у якому відкрито його рахунок, про сплату чекодержателю зазначеної в чеку суми коштів. Чекова книжна може видаватися для розрахунків з будь-яким конкретним постачальником або з різними постачальниками.
Акредитив (від лат. аccredo - довіряю) – договір, що містить зобов’язання банку-емітента, за яким цей банк за дорученням клієнта (заявника акредитива) або від свого імені про документів, які відповідають умовам акредитива, зобов’язаний виконати платіж на користь бенефіціара або доручає іншому (виконуючому) банку здійснити цей платіж.
Вексель – цінний папір, який засвідчує безумовне грошове зобов’язання векселедавця сплатити після настання строку визначену суму грошей власнику векселя (векселедержателю).
Останнім часом все більшого поширення знаходять розрахунки платіжними корпоративними картками.
Платіжна картка – спеціальний платіжний засіб у вигляді емітованої в установленому законодавством порядку пластикової чи іншого виду картки, що використовується для ініціювання переказу коштів з рахунка платника або з відповідного рахунка банку з метою оплати вартості товарів і послуг, перерахування коштів зі своїх рахунків на рахунки інших осіб, отримання коштів у готівковій формі в касах банків через касові банківські автомати, а також здійснення інших операцій, передбачених відповідним договором.
