На території України застосовуються два види платіжних карток:
- внутрішніх платіжних систем, сфера діяльності яких обмежена територією України і в яких платіжна організація є резидентом України;
- міжнародних платіжних систем, сфера діяльності яких розповсюджується на територію декількох країн. Платіжною організацією в такій системі може бути як нерезидент, так і резидент України.
З погляду юридичної особи – суб’єкта зовнішньоекономічної діяльності характерним є використання корпоративних банківських платіжних карток (БПК).
Операції, які здійснюють на території України держателі платіжних карток, проводяться тільки у валюті України. Отримання клієнтами готівки в іноземній валюті зі своїх картрахунків можливо в касах і через банкомати уповноважених банків:
- емітентів або в уповноважених банках, які надають платіжні картки від імені емітентів;
- держателями платіжних карток міжнародних платіжних систем, які є клієнтами емітентів-нерезидентів.
Видача БПК її власнику (держателю картки) здійснюється тільки після відкриття картрахунку(КР) – спеціального рахунку, на якому враховуються операції за платіжними картками. Залежно від того, в якій валюті буде відкрито картрахунок, на нього зараховуються кошти з поточного гривневого або валютного рахунку, який може бути відкрито і в іншому банку-резиденті. Картрахунки відносяться до поточних рахунків, на них можуть здійснюватися операції, передбачені по таких рахунках. Для цього клієнти представляють у банк документи, які необхідні для відкриття поточних рахунків. Відкриття картрахунків, емісія БПК і еквайрінг здійснюється на підставі договору між уповноваженим банком і підприємством – власником картрахунку.
Для обліку коштів на картрахунках і розрахунків за допомогою корпоративних БПК використовуються рахунки: "Інші рахунки в банку в національній валюті", 314 "Інші рахунки в банку в іноземній валюті". Зарахування або поповнення коштів на картрахунку юридичної особи здійснюється:
- з їхніх поточних рахунків;
- за рахунок коштів, що вносяться готівкою як відшкодування використаних держателями корпоративних платіжних карток коштів понад встановлені норми витрат.
Довірені особи юридичних осіб, яким видаються корпоративні картки, можуть здійснювати з їхньою допомогою наступні операції:
- отримання готівки у валюті України для здійснення розрахунків, пов'язаних з виробничими (господарськими) потребами, зокрема для оплати витрат, на відрядження, в межах України;
- здійснення розрахунків у безготівковій формі у валюті України,пов'язаних із статутною і господарською діяльністю, витратами представницького характеру, а також витратами, на відрядження, в межах України.
Довірена особа, яка одержала БПК, має право користуватися нею, оплачуючи господарські й особисті потреби в межах норм, встановлених чинним законодавством. У момент видачі довіреній особі БПК заборгованість по підзвітній сумі не виникає. Тільки після списання коштів з картрахунку підприємства по операціях, здійсненою довіреною особою, вони вважаються виданими під звіт. Моментом видачі коштів під звіт при застосуванні БПК є підтвердження їхнього використання – виписка банку з картрахунку. Враховувати БПК необхідно в реєстрі платіжних карток за їхніми видами і довірених особах, і у момент видачі фіксувати всі дані про дату отримання, прізвища підзвітних осіб і скріпляти їх підписами керівника і довіреної особи.
Під час відрядження підзвітна особа оплачує квитки, мешкання в готелі, проїзд, унаслідок чого відбувається списання коштів із картрахунку на підставі відповідних документів, що формуються платіжною системою після здійснення клірингу (взаємозалік фінансових зобов'язань і числення чистих позицій за платіжними повідомленнями членів платіжної системи). Таким чином (у момент оплати витрат із застосуванням БПК) виникає заборгованість підзвітної особи перед підприємством, яку необхідно відображати по дебету рахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами".
Незалежно від форми здійснення витрат у відрядженні (із застосуванням БПК або наявної), авансовий звіт повинен бути представлений в бухгалтерію протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження.
Під час відрядження у працівника підприємства може виникнути ситуація, коли грошових коштів, що є на картрахунку власника БПК, недостатньо. У таких випадках у договорі еквайрінга повинні бути визначені умови обслуговування у разі виникнення овердрафта, а також розмір згідно з тарифами банку й умови оплати комісійних. Також у договорі обов'язково вказуються ліміт коштів, на які банк погодився кредитувати клієнта, термін кредиту (як правило, він не перевищує 1 місяць з моменту виникнення овердрафту), заставу, яку клієнт передає банку за умови непогашення кредиту за овердрафтом.
Використовуючи корпоративну кредитну картку з метою оплати витрат на відрядження, слід враховувати норми, встановлені чинним законодавством. Крім того, керівник наказом (розпорядженням) по підприємству може встановлювати додаткові обмеження за сумами і метою використання коштів, наданих для відрядження.
Кошти, витрачені довіреною особою підприємства понад установлених норм витрат, вносяться в касу підприємства або безпосередньо на картрахунок (при цьому в банку оформлюються документи на внесення готівки на картрахунок). Банк для обслуговування овердрафта відкриває транзитний кредитний рахунок, який є його внутрішнім рахунком і в обліку клієнта не відображається. У момент виникнення овердрафта з нього списуються кошти на оплату витрат по БПК.
При укладенні договору еквайрінгу щоб уникнути перевитрат коштів (овердрафту) за спеціальним картрахунком підприємство згідно з умовами договору може відкрити в банку спеціальний депозитний рахунок (СДР). З цього приводу перераховується страховий депозит, який банк використовує у разі виникнення овердрафта. Цей посіб погашення перевитратів коштів картрахунку є доцільнішим для підприємства, оскільки на суму коштів, що є на СДР, банк нараховує відсотки, а у випадку, якщо овердрафт не виникає, банк повертає підприємству кошти разом із нарахованими відсотками.
Довірені особи клієнтів – юридичних осіб можуть здійснювати операції по безготівковій оплаті застосуванням корпоративних платіжних карток на підприємствах торгівлі (послуг) і одержувати готівку за кордоном у наступних випадках:
- отримання готівки в іноземній валюті за межами України для оплати витрат, на відрядження.
- здійснення розрахунків у безготівковій формі в іноземній валюті за межами України, пов'язаних із витратами на відрядження, і витратами представницького характеру.
При ввезенні і вивозі фізичними особами – резидентами і нерезидентами платіжних карток, емітованих банками України, вони повинні бути усно задекларовані. При вивозі фізичними особами – резидентами карток, емітованих іноземними банками на підставі ліцензії НБУ на відкриття рахунку в іноземному банку, в Інструкції передбачене їхнє обов'язкове віддзеркалення в митній декларації.Але це не зобов'язує власника картки вказувати суму коштів, які є на його картрахунку. Однак, при укладенні угоди з банком про відкриття картрахунку в договорі, окрім умов обслуговування, указуються обставини, при яких банк повідомляє інформацію про стан картрахунку третім особам.
Записи в бухгалтерському обліку виконуються на підставі виписки банку з картрахунку.
