Для правильного відображення в бухгалтерському обліку сум недостач чи втрат необхідно врахувати такі немаловажні фактори:
– місце виникнення недостачі, а саме: у дорозі, при зберіганні на складах чи місці експлуатації;
– характер понесених недостач чи втрат, а саме: крадіжки, втрати від псування, недостачі у межах чи понад установлені норми;
– подальші дії підприємства стосовно фактів недостач та втрат, результати вжитих заходів для виявлення причин виникнення недостач чи втрат, а саме: знайдено чи не знайдено винну особу, визнано чи не визнано вину такої особи, одержання сум відшкодування понесених збитків;
– належність активів, яких бракує, до розряду грошових або матеріальних: оборотних чи необоротних активів.
При виявленні недостачі цінностей необхідно з’ясувати обставини, що стали причиною виникнення такої недостачі, а також установити особу, із вини якої сталася така недостача.
Перш ніж розпочати виявлення винної особи, необхідно встановити характер виникнення недостачі цінностей. Скажімо, недостача цінностей може стати наслідком таких подій:
– чи то в результаті крадіжки цінностей;
– чи то в результаті порушення посадових обов’язків відповідальної особи;
– чи то в результаті порушення договірних умов постачальником матеріальних цінностей.
Залежно від характеру, а також місця виникнення недостачі винними можуть бути визнані такі особи.
При виявленні недостачі цінностей на підприємстві уся відповідальність у першу чергу покладається на матеріально відповідальну особу. Якщо при виявленні недостачі зафіксовані сліди "присутності іззовні" (зломи дверей, вікон тощо), то про факт крадіжки повідомляється в органи внутрішніх справ для з’ясування обставин крадіжки й установлення винної особи.
При виявленні недостачі придбаних матеріальних цінностей під час одержання на склад, відповідальність покладається на того учасника договору, в обов’язки якого входить доставляння таких цінностей.
Якщо доставляння матеріальних цінностей було здійснене підприємством – продавцем чи сторонньою організацією (автотранспортним підприємством), то на суму виявленої недостачі підприємством – покупцем подається претензія на адресу таких постачальників.
У випадку виявлення внутрітарної недостачі або незбігання якості поставленого товару, покупець має право впродовж укладеного терміну по прибуттю товару в Україну заявити продавцю претензію. Документом, який буде підтверджувати обґрунтованість претензії, сторони визнають Акт експертизи Торгово-промислової палати України. Продавець повинен розглянути отриману претензію впродовж 10 днів. При рекламації на якість, покупець повертає такий товар продавцю з утриманням визначеного штрафу від вартості поверненого товару.
Усі транспортні та інші витрати, пов’язані з поверненням дефектного товару, сплачуються продавцем.
Облік розрахунків за претензіями ведеться на рахунку 374 "Розрахунки за претензіями":аналітичний – у валюті контракту, а синтетичний – у гривні за курсом НБУ на дату укладення Комерційного акту та Акту експертизи Торгово-промислової палати України. Тому рекомендовано відкривати субрахунок 374/2 "Розрахунки за претензіями в іноземній валюті". На дату балансу та на дату погашення боргу проводиться переоцінка на цьому рахунку у зв’язку зі зміною курсу валюти.
Таким чином, в бухгалтерському обліку слід відобразити:
1) З’явлення претензії постачальнику: Д-т 374/2 К-т 632
2) Перерахунок заборгованості на субрахунку 374/2:
- при падінні курсу – Д-т 945 К-т 374/2;
- при підвищенні курсу – Д-т 374 К-т 714
Погашення заборгованості відображається за курсом зарахування її на валютний рахунок.
При поставках продукції, на яку дається гарантія, передбачається утримання з продавця у визначеному розмірі гарантійної суми, за рахунок якої й здійснюється утримання претензійної суми. Утримання гарантійної суми здійснюється після акцепту рахунка іноземного постачальника і поточна заборгованість перед ним переводиться на рахунок "Розрахунки з іноземними постачальниками за гарантійними сумами".
Слід пам’ятати про те, що особа, до якої пред’явлені претензії щодо недостачі чи псування матеріальних цінностей, визнається винною після самостійного визнання своєї вини, або за рішенням суду. Відповідальність за відшкодування збитків особою настає після визнання такої особи винною. У разі якщо судом відмовлено в позові, особа, до якої пред’являлися претензії, винною не визнається і відповідальність щодо відшкодування збитків не настає.
Виявлені недостачі чи втрати матеріальних цінностей можуть бути наслідком природних процесів, зумовлених особливостями їхнього хімічного складу чи фізичного стану. Крім того, природні недостачі та втрати матеріальних цінностей можуть виникати у результаті їхнього транспортування. Так, наприклад, до природних утрат матеріальних цінностей може призвести леткість, усихання, утрушування таких матеріалів. Виникнення нестач матеріальних цінностей унаслідок зазначених причин не може бути розцінене як чиясь провина. У зв’язку з цим розроблені та затверджені норми, у межах яких недостачі та втрати матеріальних цінностей вважаються природними. Такі норми називаються нормами природного убутку. Претензія стосовно факту недостачі матеріальних цінностей пред’являється до осіб у разі якщо сума такої недостачі перевищує встановлені норми природного убутку.
У бухгалтерському обліку сума претензії з недостачі може бути відображена у такий спосіб:
– якщо є впевненість у тому, що недостачу буде відшкодовано, то сума недостачі може бути відображена як сума заборгованості щодо претензій без списання на витрати. Іншими словами, сума претензії може бути визнана як дебіторська заборгованість, що буде в майбутньому погашена;
– якщо підприємство не впевнене у тому, що сума недостачі буде коли-небудь погашена, то така недостача списується у витрати звітного періоду з одночасним відображенням заборгованості на позабалансовому рахунку. Якщо з’являється імовірність погашення суми недостачі постачальником матеріальних цінностей, то в обліку на суму такої недостачі визнається дохід і сума заборгованості списується з позабалансового рахунка.
Фізичні особи, які визнані винними у розкраданні, недостачі, втраті коштовних металів, каменів, валютних коштів, зокрема у випадках недостачі іноземної валюти, отриманої у підзвіт, несуть матеріальну відповідальність у розмірах, які передбачені Законом України № 217 "Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінногокаміння та валютних цінностей: "Заборгованість працівників підприємства, установи, організації у разі неповернення у встановлений термін авансу, виданого в іноземній валюті на службове відрядження або господарські потреби, та в інших випадках не здачі іноземної валюти, одержаної у підзвіт, стягується у сумі, еквівалентній потрійній сумі (вартості) зазначених валютних цінностей, перерахованій у валюту України за обмінним курсом Національного банку України на день погашення заборгованості".
Слід обов’язково враховувати, що наявність Договору про повну матеріальну відповідальність є обов’язковою умовою для забезпечення збереження цінностей і захисту майнових інтересів підприємства у суді. За відсутності такого Договору на робітника за спричинений ним збиток може бути віднесена тільки обмежена матеріальна відповідальність згідно з ст. 132 КЗоТ - у межах середнього місячного заробітку.
Обов’язки робітника по поверненню не використаного залишку грошових коштів згідно з авансови звітом суворо регламентується. І якщо робітник не повернув залишок грошових коштів у касу підприємства, відповідна сума стягується бухгалтерією у встановленому законодавством порядку. Ця ж норма є і в Інструкції про службові відрядження у межах України та за кордон № 59.
