Підставою для видачі грошового авансу підзвітній особі може бути письмове розпорядження керівника, службова записка, в якій викладено мотиви для видачі такого авансу, завізована керівником підприємства. При направленні працівника у відрядження по підприємству видається відповідний наказ (про службове відрядження). У наказі обов’язково вказуються: мета й терміни відрядження; місце, куди направляється відряджений працівник; умови перебування за кордоном (у випадку поїздки по запрошенню представляється його копія з перекладом); кошторис. На ім'я працівника оформляється посвідчення про відрядження на підставі наказу про службове відрядження. Посвідчення про відрядження є підтверджуючим документом для працівника підприємства про перебування в призначеному місці відрядження. Крім того, на підставі оформленого посвідчення про відрядження і підтверджуючих документів затверджується авансовий звіт відрядженого працівника. За відмітками у посвідченні про відрядження, що зазначають дати перебування працівника в місцях відрядження, розраховуються добові витрати. Таким чином підставою для видачі грошового авансу підзвітній особі є розпорядження керівника, завізована службова записка, наказ про службове відрядження.
Документами, що підтверджують витрати на відрядження, є: проїзні квитки (для проїзду від місця постійної роботи до місця відрядження і назад), документи, що підтверджують витрати, пов'язані з провезенням багажу або іншого вантажу, рахунки готелів, рахунки за телефонні переговори (не особистого характеру), інші документи, що підтверджують витрати на відрядження.
При видачі з каси підприємства грошового авансу підзвітній особі оформляється видатковий касовий ордер. Приймання до каси невитрачених готівкових коштів оформляється прибутковим касовим ордером.
Якщо ж підзвітна особа одержала готівку в установі банку з карткового рахунка застосуванням корпоративної картки на відрядження, то така готівка має використовуватися працівником за цільовим призначенням без оприбуткування її у касі підприємства.
У цьому випадку працівники повинні подавати до бухгалтерії підприємства такі документи:
– авансовий звіт;
– підзвітні документи, що свідчать про одержання готівки з карткового рахунка (чек банкомату, копія видаткового ордера, довідки за формами 377 і 377а, які підтверджують здійснення операції обміну валюти, квитанція торгівельного термінала тощо);
– невитрачений залишок готівки.
Підзвітна особа зобов'язана подати до бухгалтерії підприємства авансовий звіт про використання отриманої готівки в такий термін: по відрядженню – протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження.
Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення та назад, а також витрати на проживання в порядку й розмірах, установлених законодавством.
Для працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності (крім державних службовців, а також осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів), установлено граничні розміри добових витрат за кордон.
Для осіб, які направляються в закордонне відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, норми добових витрат установлено в доларах США.
Працівникам, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями усіх форм власності (крім державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів), добові виплачуються в іноземній валюті в сумі, яка в еквіваленті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком на день видачі коштів із каси уповноваженого банку, не перевищує встановлених граничних норм добових витрат.
Отже для розрахунку авансу в частині добових витрат слід використовувати офіційний курс гривні до іноземної валюти, установлений НБУ на день видачі коштів із каси банку.
Керівник підприємства має право встановлювати додаткові обмеження щодо сум і цілей використання коштів, наданих для відрядження. Такі обмеження встановлюються наказом (розпорядженням) керівника підприємства.
Що стосується обмежень щодо сум і цілей використання коштів, наданих на відрядження, що встановлюються наказом (розпорядженням) керівника підприємства, то вони можуть бути застосовані тільки до витрат на проїзд і проживання, а не на добові.
Добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються в межах вищезгаданих норм.
Якщо при видачі авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, то допускається застосування арифметичного правила округлення до повної одиниці.
Термін відрядження. Фактичний час перебування у відрядженні відносно місця вибуття й прибуття зворотно визначається за відмітками у посвідченні про відрядження.
Фактичний час перебування у відрядженні визначається таким чином:
- при відрядженні в країни, із якими не встановлений або спрощений прикордонний контроль, згідно з відмітками відправляючої і приймаючої сторони на посвідченні про відрядження;
- при відрядженні в країни, з якими встановлений повний прикордонний митний контроль, згідно з відмітками органів прикордонного контролю в паспорті або документі, що його замінює.
Термін відрядження за кордон визначається підприємцем і не може перевищувати 60 календарних днів.
Відшкодування витрат на відрядження. За час перебування у відрядженні працівникові відшкодовуються витрати: на проїзд; на оплату рахунків за мешкання в готелях (мотелях); на оплату телефонних рахунків; на оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), на комісійні, обов'язкове страхування, а також інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду і перебування в місці відрядження, включаючи будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку здійснення таких витрат. Відрядженому також відшкодовуються витрати на проїзд до вокзалу, аеропорту або пристані і з вокзалу, аеропорту або пристані в місцях відправлення, призначення і пересадок, а також витрат на проїзд за місцем відрядження на міському транспорті за умов, що працівнику не надавалися засоби пересування безкоштовно.
Якщо працівник отримав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, то він повинен протягом трьох робочих днів від дня прийняття рішення про скасування поїздки повернути вказані кошти в тих грошових одиницях, в яких був виданий аванс.
Обов'язковою умовою віднесення витрат на відрядження до складу витрат підприємця є наявність документів, підтверджуючих взаємозв'язок такого відрядження із здійсненням основної діяльності такого платника податків.
Такими документами є і запрошення приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю підприємця, і укладений договір (контракт) або інші документи, що свідчить про встановлення між ними цивільно-правових відносин, або ж документи, які підтверджують участь підприємця (його найманого працівника) у переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться по тематиці, що збігається з основною діяльністю платника податків.
Підприємець повинен віднести витрати на відрядження в тому звітному періоді, в якому відрядження завершене.
У випадку якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти або якщо з поважних причин відрядженому не видані кошти на відрядження, то виплата здійснюється не пізніше трьох днів від дня прибуття відрядженого з відрядження в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, встановленому Національним банком України на день погашення заборгованості.
Вивіз валюти при відрядженні. Відряджений може вивозити за межі України іноземну валюту в сумі до 3000 доларів США для фізичних осіб резидентів та до 1000 доларів США для фізичних осіб нерезидентів або еквівалент цих сум в іншій іноземній валюті за офіційним обмінним курсом гривни до іноземних валют на день перетинання митного кордону, за умови усного декларування готівки митному органові.
У випадку якщо відряджений вивозить суму понад 1000 доларів США, але не перевищуючу 10000 доларів США, то він зобов'язаний указати у митній декларації цю суму або її еквівалент у іншій іноземній валюті за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, встановленому Національним банком на день оформлення митної декларації, готівці і/або дорожнім чекаму відповідності з довідкою уповноваженого банку на вивіз іноземної валюти і чеків, вираженої в іноземній валюті, у відрядження за кордон України за формою 01 с (довідка дійсна протягом 1 місяця).
Крім того, відряджений може вивозити з обов'язковою вказівкою в митній декларації іноземну валюту, ввезену раніше в Україну на законних підставах (за наявності митної декларації на її ввезення).
Бухгалтерський облік. Облік розрахунків із підзвітними особами ведеться на субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами" рахунка 37 "Розрахунки з різними дебіторами". Облік виданих у підзвіт сум ведеться по дебету рахунка 372 у кореспонденції з рахунками обліку грошових коштів, зокрема із субрахунками 301 "Каса в національній валюті" і 302 "Каса в іноземній валюті" рахунка 30 "Каса".
Витрачені підзвітні суми (відповідно до затверджених авансових звітів) відображають по кредиту рахунка 372 у кореспонденції з дебетом рахунків обліку витрат (91 "Загальновиробничі витрати", 92 "Адміністративні витрати", 93 "Витрати на збут", 94 "Інші витрати операційної діяльності") залежно від характеру здійснених витрат.
У ситуації, коли гроші видано в підзвіт на відрядження, витрати, понесені підприємством, неможливо прямо пов'язати з доходом певного періоду, витрати відображають у складі витрат того звітного періоду, в якому вони були здійснені.
Витрати на відрядження, пов'язані з придбанням товарно-матеріальних цінностей включаються до первісної вартості таких запасів.
Згідно з П(С)БО 21 "Вплив зміни валютних курсів", сума витрат визнається за курсом НБУ на день видачі авансу на закордонну відрядження, а сума не витраченого авансу – за курсом НБУ на день повернення.
