Лідери концентрують зусилля, зводячи кількість пріоритетних завдань до мінімуму і фокусуючись тільки на них. Ви не можете робити все. Не може цього і організація, що прагне до величі.
Стріляйте прицільно. Складіть короткий список пріоритетних завдань і стежте, щоб він залишався коротким. Деякі керівники вважають корисним вибирати лише одну пріоритетну задачу. Вони працюють над самим важливим, поки не доведуть справу до кінця. Якщо ви змушені вирішувати більш одним пріоритетним завдання, постарайтеся, щоб їх було не більше трьох. Якщо пріоритетів у вас більше трьох, швидше за все, це означає, що пріоритетів немає зовсім.
Керуйте своїм часом, а не роботою. Ми завжди обмежені в часі. Всі інші ресурси, якими оперує ваша організація, можна так чи інакше придбати або зробити, але ми не можемо створити більше часу, ніж 24 години, якими щодня маємо в своєму розпорядженні. Існує принципова різниця між управлінням часом і управлінням роботою: робота нескінченна, а час звичайно обмежений. Обсяг роботи має властивість збільшуватися і займати весь відведений на нього обсяг часу. Тому для збереження продуктивності ви повинні керувати часом, а не обсягом роботи. Основне питання, яке ви повинні задати собі, не «Що я збираюся робити?», А «Як я використовую свій час?».
Вкрай важливо зрозуміти, що в нашому розпорядженні є набагато більше часу, ніж здається, але не завжди ми витрачаємо його розумно. Якщо мудро керувати часом, можна «виявити» масу невикористаних моментів.
Перший крок - дослідити, на що ж витрачається ваш час. Регулярно аналізуйте, як ви витрачаєте свій час. Ви займаєтеся тільки тим, що має найвищий пріоритет? Або відволікаєтеся на незначні справи?
Чи дійсно ви витрачаєте більшу частину часу на справи, які сприяють реалізації стратегії або зміцнення бачення? Якщо ні, значить, ви недостатньо сконцентрувалися на першочергових завданнях.
Один зі способів змусити себе зосередитися - працювати менше. Джон Мерріотт, засновник Marriott Corporation, який перетворив свій бізнес з одного ресторану в гігантську корпорацію, використовував цікаву філософію: «Працюйте на межі можливого - так, щоб ні одна хвилина не пройшла даремно. Витрачайте на роботу менше часу - багато хто з нас половину робочого часу використовують без толку ».
Уїнстон Черчилль, один з найбільш продуктивних діячів в історії, знаходив час, щоб займатися живописом, класти цеглу, годувати тварин і вести своє життя.
«Викрадачі часу» Найбільш непродуктивними є контакти з людьми, які не тільки не здатні запропонувати нічого позитивного, але і норовлять ще перекласти свої обов'язки на плечі керівника. Причому вони мотивують це саме прагненням підвищити ефективність. «Іван Іванович, не могли б ви зателефонувати у фірму N, з вами вони набагато швидше вирішать це питання, ніж зі мною, рядовим співробітником». І ось уже Іван Іванович, окрім своїх прямих обов'язків керівника, має ще й доручення від свого підлеглого, якому він тепер начебто б чимось зобов'язаний.
При роботі з співробітниками керівник повинен чітко і однозначно дати зрозуміти, що навіть у тому випадку, якщо він погодиться допомогти, дана проблема ні на хвилину не стане його проблемою.
Необхідно нагадати підлеглому, що, працюючи в організації, він отримує заробітну плату саме за те, що вирішує подібні проблеми, і ніхто, крім нього, не повинен нести відповідальність за їх успішне вирішення.
Важкий вибір: ще раз про рішучості. Для вироблення пріоритетів потрібно прийняти тверде рішення про те, що ж насправді важливо. Одна з причин, по якій багатьом людям буває важко сфокусуватися, полягає в тому, що вони не вміють приймати рішення. Такі люди ніяк не можуть визначити, які ж питання викреслити зі списку пріоритетів. Ви повинні бути готові виключити деякі завдання зі списку найважливіших.
