Работа выполняется на основе профессиональной бухгалтерской системы (ПБС) БЭСТ, сетевая).
Цель работы: Получение навыков совместного использования информационных ресурсов с нескольких рабочих мест.
Методические материалы
1. В программном комплексе БЭСТ доступ к информации организован на уровне подсистем, перечень которых появляется в виде меню после запуска best.bat (рис. 1). Из десяти подсистем в лабораторной работе будут использованы:
Рис. 1.1. Главное меню ПБС БЭСТ4.
АРМ главного бухгалтера, учет безналичных расчетов (Расчетные и валютные счета), учет наличных расчетов (Касса. Подотчетные лица), учет движения товаров на складе (Учет материальных запасов/Товары.Готовая продукция), ведение прайс-листа и выписка заказов (Учет материальных запасов/Управление продажами).
Выбор подсистемы означает запуск на выполнение соответствующей программы. Загрузочные модули расположены на сервере, при запуске они записываются в оперативную память персональных компьютеров (ПК) пользователей - рабочие станции локальной вычислительной сети (ЛВС). В процессоре этого ПК и происходит выполнение программы. Данные для всех рабочих станций находятся в одном месте - на сервере. Это является особенностью работы сетевых программ - организация разделенного доступа к информационным ресурсам одновременно с нескольких рабочих мест. Доступ организован таким образом, что не возникает никаких помех в работе всех пользователей.
2. При запуске любой из программ ПБС БЭСТ на экране компьютера появляется стандартная картинка - рабочий экран программы. В нижней строке экрана отображается подсказка по данному режиму работы, или описаны функциональные ключи, нажатие которых приводит к тем или иным результатам. Из них наиболее часто используются:
Enter – Выбор, Редактирование;
F2 - Справочник (меню для выбора одного из возможных значений);
F4 - Добавить (новая строка для текущего списка);
F6 - Фильтр (подмножество текущего списка);
F7 – Поиск по параметрам, Alt/F7- Поиск по фрагменту;
F8 - Удалить;
F9 - Печать.
Центральная часть экрана представляет собой рабочее окно, в котором выводятся меню, окна просмотра данных, ввода и т.п.
Кроме перечисленных «горячих клавиш» можно воспользоваться клавишами F1 – помощь, контекстно - зависимая от подсистемы и режима выполняемой работы, Esc – выход - прекращение процесса (просмотра, набора данных, ввод записи и т.п.), Alt-Z - многофункциональный калькулятор, Alt-K - календарь с записной книжкой..
3. АРМ главного бухгалтера. Центральный модуль комплекса, организующий
бухгалтерский учет в программе: формирование и ведение синтетических и а аналитических счетов, ввод вступительного баланса на момент начала работы, формирование справочников (План счетов, Партнеров и т.д.)
4. Подсистема «Расчетные и валютные счета»: подготовка и печать исходящих платежных документов, ведение реестра документов, зарегистрированных по выпискам банка.
5. Подсистема «Касса. Подотчетные лица» - учет операций с наличными средствами предприятия: подготовка и печать кассовых документов (приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги).
6. Подсистема «Товары. Готовая продукция»: учет остатков и движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на складах предприятия: формирование классификаторов ТМЦ. Поддерживается 3-х уровневый аналитический учет объекта хранения, товара: счет-склад-группа, ведение картотеки складского учета. Для каждого элемента ТМЦ оформляется карточка, учитывающая место хранения (склад), количество (начальное, текущее), стоимость остатков. Ведение реестра документов по закупке, внутреннему перемещению и реализации ТМЦ.
7. Подсистема «Управление продажами». Модуль предназначен для оперативного планирования реализации ТМЦ, для работы сотрудников коммерческого отдела: ведение журнала заказов покупателей, ведение прайс-листа на товары, ведение реестра счетов-фактур и книги продаж.
Заказ оформляется на конкретного покупателя, после чего указанный в заказе товар считается зарезервированным за покупателем. При оформлении фактуры на отгрузку этот заказ используется для ее формирования. При этом статус заказа меняется с «не выполнен» на «отгружен».
Управление прайс-листом позволяет использовать 4 цены реализации, каждую из которой можно расчитать :
- с помощью наценки к складской цене;
- ввода значения цены в основной валюте;
- ввод цены в иностранной валюте и дальнейший пересчет по формуле ЦЕНА= (ВАЛЮТА• КУРС);
- на основе базовой (розничной) цены.
8. Подсистема «Учет заработной платы». Ведение лицевых счетов и карточек персонального учета, табеля учета рабочего времени. Расчет заработной платы для окладной и повременной систем оплаты, для сдельной, аккордной и бригадной оплате труда.
9. В каждом модуле имеется гибкая система управления формированием отчетов и документов. Обеспечено получение отчетности в журнально-ордерной форме, расчет баланса и налоговых форм. Возможность получения отчетностей и заполненных форм документов позволяет полностью автоматизировать работу бухгалтера, товароведа, менеджеров по продаже\закупке.
10. В БЭСТ4 использована документарная система организации учета. В качестве учетной основы используется «Главная книга» – реестр бухгалтерских проводок. Сюда они попадают либо при прямой записи либо, при регистрации документов учета хозяйственных операций (накладных, банковских выписок, кассовых ордеров и т.п.)
ЗАДАНИЕ НА ВЫПОЛНЕНИЕ ЛАБОРАТОРНОЙ РАБОТЫ
1. В подсистеме «Учет заработной платы» заполнить карточки персонального учета на свою бригаду (рис. 2):
Рис.1.2. Карточка персонального учета.
Пункты меню/подменю для открытия карточки:
«7.Учет заработной платы.»
«1.Работа с картотекой.»
«2.Карточки персонального учета»
Для ввода нового работника нажать F4, заполнить все требуемые поля, пользуясь строкой пояснений и подсказок в нижней строке.
ВНИМАНИЕ! А.При работе в сети необходимо помнить: результаты ваших действий видны с других рабочих мест; вам доступны данные, введенные другими пользователями!
Б.При вводе данных табельные номера работников в старшем разряде должны иметь номер бригады. Например, для бригады №3: табельный номер - 300001.
В процессе выполнения п.1 выявить признаки (не менее 5-ти) работы системы в режиме разделенного доступа к данным (в ЛВС).
2. Провести эксперимент по организации доступа с максимально возможного числа рабочих мест к одному реквизиту (наименование подразделения). Место заполнения:
«7.Учет заработной платы.»
«6.Формирование справочников.»
«2.Кадровые справочники»
«1.Структурные подразделения»
Каждый пользователь вводит свое значение - номер бригады. Клавиша записи данных на сервер (F10, Enter имя PgDn) нажимается всеми одновременно. Необходимо зафиксировать изменения значения корректируемого реквизита на экране ПК:
- до нажатия клавиши записи;
- сразу после нажатия этой клавиши;
- значение реквизита после окончания эксперимента.
Сделать выводы об организации процесса записи данных в условиях ЛВС.
3. Реализовать функции рабочих мест для комплексного решения задачи «Реализация ТМЦ по заказам».
Характеристика задачи: Покупатель, на основе цен прайс-листа, оформляет заказ. В соответствии с заказом производится «дополнительная закупка» товаров, количество которых не достаточно для удовлетворительного заказа. С помощью кассовых операций оприходуются наличные деньги от покупателя, с помощью банковских операций - оплата через расчетный счет. На складе формируется фактура на отгрузку в соответствии с заказом на сумму, соответствующую внесенной оплате. С помощью банковских операций оплачивается стоимость поставки по «дополнительной закупке»
Рабочие места 1, 2. Покупатели со складов 1 и 2(соответственно):
- контроль за заполнением заказа;
- регистрация счета на оплату (РМ3, РМ4);
- инициализация оплаты через кассу или банк (РМ8 или РМ9);
- контроль за заполнением накладных отгрузки (РМ10, РМ11);
- выявление неточностей в документах и бухгалтерских проводках по операциям отгрузки (РМ12).
Рабочие места 3, 4. Менеджер по продажам, Склад 1(Склад 2):
- оформление заказов, выписка счета на оплату, сохранение счета в общей папке: 4.Учет материальных запасов/2.Управление продажами/1.Книга учета заказов --> F4 (Новый заказ): заполнить заголовок, в прайс-листе заполнить количество заказываемого товара (см. рис. 3) . При работе с прайс-листом список отфильтровать (F6) по параметру «Склад», заказ формировать по всей номенклатуре выбранного склада, F10 - записать.
Рис. 1.3. Бланк заказа.
Рабочее место 5. Главный менеджер: анализ существующих остатков, выявление «дефицита» на всех складах, выдача поручений (РМ 6) по закупке для ликвидации «дефицита». Для получения ведомости дефицита (см.рис 4): 4.Учет материальных запасов/2.Управление продажами/4.Формирование отчетов./8.Ведомость дефицита товаров/1.На текущую дату/ Выбрать склад(F2)
МАГ2
ВЕДОМОСТЬ ДЕФИЦИТА ТМЦ С УЧЕТОМ ЗАКАЗОВ ПО СКЛАДУ 000001 НА 03/11/02
Рабочее место 6. Менеджер по закупкам. Закупка товара для ликвидации дефицита по данным переданным (через папку REPORT) от РМ5. Закупка производится по накладной (см рис. 5). 4.Учет материальных запасов/1.Товары. Готовая продукция/1.Учет движения товаров./1.Закупка товаров à Выбрать склад à F4 (новый документ)àТиповая операция 01àЗаполнить заголовок и ввести товары по списку от РМ5.
Рис. 1.5. Общий вид накладной.
Рабочее место 7. Кассовый зал. Прием наличных денег от покупателя, выписка приходного кассового ордера (см. рис.6): 3.Касса. Подотчетные лица/1.Кассовые документы/ à F4 à Приходный ордер (п/о); корр.счет, код покупателя, сумма, основание – из заказа(счета) Tab- формировать проводку, F10-Запись.
Рис. 1.6. Общий вид кассового ордера.
Рабочее место 8. Учет безналичных расчетов. Расчеты с покупателем через банк, выписка платежных поручений, заполнение выписки из банка(рис.7): 2.Расчетные и валютные счета/1.Выписки банка/1.Расчетные счета à Выбрать нужную дату(F4-ввести, если нет) àF4-новая строкаà Дебетовый оборот- (п/п); корр.счет, код покупателя, сумма, основание – из заказа(счета) Tab- формировать проводку, F10-Запись.
Рис. 1.7. Общий вид банковской выписки .
Рабочее место 9. Товароведы складов. Оформление отгрузки оплаченного товара покупателям, заполнение накладной (рис. 8): 4.Учет материальных запасов / 1.Товары. Готовая продукция / 1.Учет движения товаров./10.Реализация товаров à Выбрать склад à F4 (новый документ)àТиповая операция 01à Заполнить дату и номер документаà в строке «Заказ» вызвать список заказов (F2), выбрать известный (от РМ1,2).
Рис 1.8. Накладная реализации со склада, заполненная из заказа.
Рабочее место 10. Анализ состояния расчетов с поставщиками и покупателями. Получение ведомости учета расчетов (рис. 9), своевременное оповещение РМ7, РМ8 о необходимости проведения платежей, РМ9 о возможности отгрузки при получении платежей от покупателей : 1. АРМ главного бухгалтера / 2.Общесистемная отчетность / 3.Аналитические отчеты. / 3.Ведомость учета расчетов(или Аналитическая ведомость по счету) à Выбрать счет 621, 601(Код аналитики не вводить) à Период анализа
Методические материалы
В подсистеме «Учет заработной платы» заполнить карточки персонального учета на свою бригаду (рис. 2):
Рис. 1.5. Общий вид накладной.
Рис. 1.7. Общий вид банковской выписки .
Рис 1.8. Накладная реализации со склада, заполненная из заказа.