Процесс поэтапного определения пути письма называется маршрутизацией (routing).

При использовании электронной почты каждому абоненту присваивается уникальный почтовый адрес, формат которого имеет вид:

<имя пользователя> @ < имя почтового сервера>.

Например: earth@space.com, где earth— имя пользователя, space.com— имя компьютера, @— разделительный символ "эт коммерческое",который часто называют «собакой».

Электронная почта не требует одновременного присутствия обоих абонентов на разных концах линии. Сообщения, поступающие по e-mail, хранятся в специальном "почтовом" компьютере в выделенной для получателя области дисковой памяти (его "почтовом ящике"), откуда он может их выгрузить и прочитать с помощью специальной программы-клиента. Для отсылки сообщения нужно знать электронный адрес абонента. При качественной связи электронное письмо доходит в любую точку мира в течение нескольких минут.

Существует большое количество программ для работы с электронной почтой, позволяющие автоматизировать процесс пересылки писем. Сообщения создаются в автономном режиме, т.е. без подключения к почтовому серверу, что позволяет сэкономить время нахождения в сети, а отправка и получение сообщений происходит по желанию пользователя, в тот момент, когда он посчитает нужным. Программа сама отправит и получит письма.

Почтовые программы для персональных компьютеров используют разные протоколы для приема и отправки почты.

При отправке почты программа связывается с сервером исходящей почты, или SMTP-сервером, по протоколу SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) .

При приеме почты программа связывается с сервером входящей почты, или POP3-сервером по протоколу POP3 (Post Office Protocol 3). Это могут быть как разные компьютеры, так и один и тот же. Имена серверов предоставляет пользователям провайдер.

Более современный протокол IMAP позволяет, в частности, выборочно копировать пришедшие письма с почтового сервера на компьютер. Для использования этого протокола необходимо, чтобы он поддерживался как провайдером, так и почтовой программой.