Учетные регистры – это таблицы спец. формы, приспособленные для регистрации хоз.операций, отраженных в первичных документах, и их группировки по определенным признакам. Регистр должен иметь название, период (начало и окончание) регистрации операций, фамилии и подписи лиц, ответственных за его ведение. Классификация:
1) по внешнему виду (форме): бухгалтерские книги - книги для учетных записей (все страницы сброшюрованы, пронумерованы и заключены в переплет) (кассовая книга, Главная книга); карточки - листы определенного формата, хранящиеся в картотеке (инвентарные карточки, карточки складского учета материалов); ведомости - сводные листы различных форматов с нанесенной типографским способом таблицей (журналы-ордера, расчетно-платежные ведомости, ведомости переоценки основных средств);
2) по назначению (видам записей) учетные: хронологические (запись операций по мере их осуществления) - (журнал регистрации хозяйственных операций, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров); систематические - запись операций по определенным признакам исходя из их экономического содержания в разрезе объектов учета (журналы-ордера, ведомости по синтетическим и аналитическим счетам); комбинированные - хронологическая последовательность записей сочетается с их систематизацией в разрезе счетов (кассовая книга);
3) по степени детализации (обобщения) информации: аналитические - записи операций в разрезе аналитических счетов (карточки складского учета); синтетические - записи в разрезе синтетических счетов и субсчетов (Главная книга, оборотная ведомость по счетам, мемориальные ордера, журналы-ордера, ведомости синтетического учета); комбинированные (комплексные) - сочетают в себе одновременно записи предыд. двух (журналы-ордера № 6, 7, 8);
4) по продолжительности ведения: открываемые на год (Главная книга); на квартал (журналы-ордера); на месяц;
5) по степени унификации: типовые - разрабатываются централизованно, обеспечивают ведение учета типовых хозяйственных операций, обязательны для применения всеми организациями; отраслевые - разрабатываются соответствующими министерствами и ведомствами на основе типовых регистров для регистрации и обобщения информации, специфичной для организаций той или иной отрасли народного хозяйства; специализированные - разрабатываются при отсутствии типовых регистров самими организациями для отражения специфичной информации о финансово-хозяйственной деятельности.
Выделяют два способа ведения записей в учетных регистрах: 1) линейно-позиционный - дебетовые и кредитовые обороты отражаются в одну линию - основной группировочный показатель (синтетический и аналитический счета, заказ, фамилия), и все последующие записи, относящиеся к данному показателю, записываются по одной строке в разных графах (колонках) (журнал-ордер 6,7). Обеспечивает наблюдение за своевременным истребованием и погашением кредиторской задолженности;
2) шахматный - хозяйственная операция записывается лишь один раз и отражается одновременно по дебету и кредиту соответствующих счетов (журнал-ордер 1,2). Позволяет установить корреспонденцию счетов, раскрыть характер хозяйственной операции. Использование этого способа сокращает объем учетных работ, повышает их качество.
Для выявления ошибок используются различные способы:
• повторная сверка записей в учетных регистрах и первичных документах (сплошная, логическая, выборочная);
• сверка итогов оборотных ведомостей аналитического и синтетического учета по экономическому содержанию записей;
• метод контрольных чисел (при автоматизированной форме учета);
• встречная проверка нескольких копий документа. Обнаруженные ошибки могут быть исправлены одним из
следующих способов:
1.Корректурный способ - применяется для исправления арифметических ошибок в документах или учетных регистрах (кроме кассовых и банковских) до подведения итогов в них. Этот способ простой и распространенный. Исправление производится путем зачеркивания неправильных и подписывания правильных записей, заверенных подписью исправляющего с оговоркой «Исправлено» и указанием даты исправления:
2.Способ дополнительной записи - применяется, если бухгалтерская проводка была сделана с верной корреспонденцией счетов, но на меньшую, чем надо, сумму. В этом случае для исправления ошибки делается дополнительная проводка по тем же счетам на недостающую сумму.
