Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка.
В бухгалтерском учете организации для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие нужды предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Для отчета по использованию средств применяют «Авансовый отчет».
Составляется авансовый отчет в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки, квитанции, транспортные документы, командировочное удостоверение и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Наличные денежные средства выдаются под отчет, как правило, на:
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
При направлении сотрудника в командировку на него необходимо оформить следующие документы: - приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку;
- командировочное удостоверение;
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении
В случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Для возврата подотчетным лицом остатка денежных средств в кассу организации оформляется приходный кассовый ордер .
В случае если подотчетное лицо потратило собственные денежные средства сверх выданных ему под отчет, то перерасход выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.
Бывают ситуации, когда подотчетные лица не возвращают подотчетные суммы в кассу организации, в таком случае опираясь на план счетов - подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Впоследствии, в случае если эти суммы могут быть удержаны из оплаты труда работника, то они списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Если данные суммы не могут быть удержаны из оплаты труда работника, то они списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Классификация счетов по отношению к балансу. Планы счетов бухгалтерского учета.
Все счета по отношению к балансу делятся на активные, пассивные и активно-пассивные. Как баланс, так и счета бухгалтерского учета имеют двустороннюю форму. В зависимости от того, на какой стороне баланса отражены определенную статью (на левом, то есть в активе, или на правом - в пассиве), на той же стороне открытого для данной статьи счета записывается сальдо и увеличение, а на противоположной стороне - уменьшение. Экономическая разница между активными и пассивными счетами проявляется прежде всего в том, что на активных счетах учитывается наличие и движение средств предприятия, а на пассивных - наличие и движение источников образования указанных средств. Формальным признаком, различием между активными и пассивными счетами является то, что сальдо на активных счетах всегда дебетовое, а в пассивных - кредитовое. Отдельную группу счетов составляют активно-пассивные. Однако в группе они неоднородны. На них учитываются средства, источники и хозяйственные процессы. Исходя из этого, сальдо по ним может быть в определенный период дебетовым, а в другой - кредитовым. Вместе с тем отдельные активно-пассивные счета могут иметь развернутое сальдо, т.е. однократное сальдо по дебету и кредиту. На такие синтетические счета не распространяется общее правило вывода сальдо. Здесь сальдо выводится как итог сальдо аналитических счетов, открытых до этого синтетического счета. Поскольку на конец месяца любой аналитический счет активно-пассивного синтетического счета будет или активным, или пассивным, понятно, что и этот счет будет сальдо или дебетовое, или кредитовое. Вывести сальдо по активно-пассивным счетом без аналитических счетов невозможно, так как на дебете активно-пассивных счетов учитывают увеличение по активным аналитическим счетам и уменьшение за пассивными аналитическим счетам, а на кредите -уменьшение. План счетов – систематизированный перечень синтетических и аналитических счетов, на которых происходит регистрация и группировка фактов хозяйственной деятельности 9имущества, обязательств, финансовых и хозяйственных операций и т.д.) в бухгалтерском учете.
В плане счетов приведены наименования и номера синтетических счетов (счета первого порядка) и субсчетов (счета второго порядка).
Типовой план счетов бухгалтерского учета, утвержденный Министерством финансов РБ 29.06.2011, содержит 8 разделов:
1. внеоборотные активы
2. производственные запасы
3. затраты на производство
4. готовая продукция и товары
5. денежные средства
6. расчеты
7. источники собственных средств 8.финансовые результаты
