Функції діалогу

Системи управління документами призначені для забезпечення санкціонованого доступу до документів. Характерні функції СУД: — введення документів, зокрема, за допомогою засобів їх автоматичного розпізнавання; — індексування документів, наприклад, оформлення реєстраційних карток з полями для атрибутів; можливе атрибутивне індексування — до атрибутів відносяться автор документа, дата створення і ключові слова або повнотекстове індексування

— в індекс заносять весь текст;

— зберігання документів;

— пошук потрібних даних, який може бути атрибутивним у фактографічних БД або повнотекстовим в разі слабоструктурованих документів;

— підтримка групової роботи над документами;

— розмежування прав доступу до документів;

— контроль і управління версіями документів, що регламентують внесення в них змін;

— збір і аналіз статистичних даних по параметрах документів і функціонуванні системи;

— підготовка звітів.

Системи управління документообігом служать для управління діловими процесами проходження і обробки документів у відповідних підрозділах і службах організації. Характерні функції СДО:

— реєстрація документів при їх входженні в систему;

— маршрутизація документів, облік їх руху (маршрутизація може бути жорсткою при фіксованих маршрутах або вільною); управління потоками документів забезпечує проходження документів по заданому маршруту з контролем внесення в них резолюцій;

— контроль виконання дій, що наказують документами;

— захист інформації при її передачі між пунктами розподіленої системи;

— автоматичне повідомлення відповідних осіб про стан документів і директив, що містяться в них, і рекомендацій — призначений для користувача інтерфейс;

— швидкодія, тимчасові витрати на виконання завдань;

— рівень захисту інформації;

— відповідність стандартам інформаційних технологій;

— операційні середовища і використовувані СУБД, вимоги до апаратних ресурсів.

У крупних АСД передбачається розподілене зберігання з доступом в режимах як off-line, так і on-line. У першому випадку користувач формує запит у вигляді сукупності ключових слів і направляє його засобами електронної пошти (E-mail), СДО видає список релевантних документів, користувач вибирає із списку потрібні документи і посилає вторинний конкретніший за- проса, отримуючи по E-mail запитані документи. У другому випадку використовується зв'язок в реальному часі, документ викликається на на екран комп'ютера і користувач може безпосередньо його про- подивлятися і редагувати.

Сучасні корпоративні системи діловодства є розподіленими, такими, що мають архітектуру клієнт-сервер. На серверній стороні знаходять вживання сервери баз даних, повнотекстових документів, електронної пошти, додатків, SQL- і web-сервері. На клієнтській стороні можуть виділятися робочі місця користувачів, адміністратора і розробників баз даних, інформаційно-пошукових систем, форм документів і тому подібне Зокрема, застосовуються триланкові розподілені системи.