У різних сферах діяльності людини часто доводиться працювати з даними з різних джерел, кожен з яких пов'язаний з певним видом діяльності. Для координації всіх цих даних необхідні певні знання і організаційні навики.
Microsoft Access об'єднує відомості з різних джерел в одній реляційній базі даних. Створювані форми, запити і звіти (табл. 4.1) дозволяють швидко і ефективно оновлювати дані, отримувати відповіді на питання, здійснювати пошук потрібних даних, аналізувати дані, друкувати звіти, діаграми.
У базі даних відомості з кожного джерела зберігаються в окремій таблиці. При роботі з даними з декількох таблиць встановлюються зв'язки між таблицями.
Для пошуку і відбору даних, що задовольняють певним умовам створюється запит. Запити дозволяють також відновити або видалити одночасно декілька записів, виконати вбудовані або спеціальні обчислення.
Для перегляду, введення або зміни даних прямо в таблиці застосовуються форми. Форма дозволяє відібрати дані з однієї або декількох таблиць і вивести їх на екран, використовуючи стандартний або створений користувачем макет.
Для аналізу даних або роздруку їх певним чином використовується звіт. Наприклад, можна створити і надрукувати звіт, що групує дані і що обчислює підсумки.
Таблиця 4.1 – Терміни, що використовуються в MS Access
Термін
Визначення
Вираз
Будь-яка комбінація операторів, констант, значень текстових констант, функцій, імен полів, елементів управління або властивостей, результатом якої є конкретне значення. За допомогою виразів задаються значення багатьох властивостей і аргументів макрокоманд, визначаються умови відбору і обчислювані поля в запитах або умови виконання макрокоманд в макросах. Вирази використовуються також в конструкціях Visual Basic.
Запит
Формалізована інструкція до бази даних з вимогою завантажити набір записів або виконати конкретні дії з набором записів. Користувач має можливість створювати і виконувати запити наступних типів: запит на вибірку, запит на зміну, перехресний запит, запит з параметрами і запити SQL.
Інструкція
Синтаксично повний компонент програми, що представляє операцію, опис або визначення. Зазвичай, інструкція утворює один логічний рядок в процедурі або в розділі описів. Проте допускається розміщення на одному програмному рядку декількох інструкцій, що розділяються двокрапкою (:).
Метод
Процедура, аналогічна інструкції або функції, вживана до конкретного об'єкту. Наприклад, метод Print, викликаний для об'єкту Debug, виводить дані на панель перевірки вікна відладки.
Модуль звіту
Модуль, що містить програми всіх процедур обробки подій, що виникають в конкретному звіті або в його елементах управління. Крім того, в модуль звіту включають інші процедури Sub і Function, що відносяться до даного звіту. Модуль звіту є одним з модулів класу.
Модуль форми
Модуль, що містить програми всіх процедур обробки подій, що виникають в конкретній формі або в її елементах управління. Крім того, в модуль форми включають інші процедури Sub і Function, що відносяться до даної форми. Модуль форми є одним з модулів класу.
Вікно бази даних
Вікно, яке відкривається при відкритті бази даних Microsoft Access. Це вікно містить вкладки Таблиці, Запити, Форми, Звіти, Макроси і Модулі. При виборі вкладки виводиться список всіх об'єктів цього типу в базі даних.
Панель інструментів
Панель, що містить кнопки, меню і інші елементи управління, при натисненні яких виконуються загальні команди меню. Примітка. У Microsoft Access 97 панелей інструментів і меню об'єднані разом під назвою «панелі інструментів» в інтерфейсі користувача і «панелі команд» в Visual Basic. Панелі інструментів підрозділяються на наступні типи: рядок меню, панель інструментів і спливаюче меню (контекстні меню, меню, що розкриваються, і підміню).
Процедура обробки події
Процедура, що автоматично виконується у відповідь на подію, що виникає в результаті дій користувача, виконання програми або що генерується системою.
Властивість
Іменований атрибут елементу управління, поля або об'єкту бази даних, значення якого визначає конкретну характеристику об'єкту (наприклад, розмір, колір або положення на екрані, а також чи є об'єкт видимим або прихованим).
Умова відбору
Набір обмежувальних умов, наприклад = "Росія" (що означає, що потрібний строкове значення "Росія") або > 30000, використовуваних для виведення певного набору записів при створенні запиту або фільтру.
Форма
Об'єкт бази даних Microsoft Access, в якому розробник розміщує елементи управління, що приймають дії користувачів або службовці для введення, відображення і зміни даних в полях.
Елемент управління
Графічний об'єкт, наприклад, поле, прапорець, прямокутник або кнопка, розміщуваний користувачем у формі або звіті в режимі конструктора для відображення даних, виконання макрокоманд або спрощення читання форми або звіту.
