Общий порядок проведения инвентаризации имущества организации изложен в ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и детализирован в Методических указаниях по инвентаризации имущества и обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 .
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев когда проведение инвентаризации обязательно. В обязательном порядке инвентаризация проводится:
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации.
В соответствии с п. 37 Порядка ведения кассовых операций в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным почетным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указываются их сумма и обстоятельства возникновения.
Учредители предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключеннымиI договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.
Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» утверждены следующие унифицированные формы по учету результатов инвентаризации:
• Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15);
• Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма № ИНВ-16).
Форма № ИНВ-15 применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документовI (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и др.), находящихся в кассе организации.
Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя организации. Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся до сведения руководителя организации.Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй — остается у материально ответственного лица.
При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий отправляется в бухгалтерию.
Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.
Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в описях не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.
Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации:
Д 50 «Касса»
К 91 «Прочие доходы и расходы».
Недостача денежных средств в кассе подлежит взысканию с материально ответственного лица (кассира) при этом делаются следующие записи:
Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
К 50 «Касса» — на недостающую сумму денежных средств
одновременно относится на виновника недостачи:
Д 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
К 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
В случае если во взыскании с виновных лиц отказано судом или они не найдены (например, в случае ограбления, кражи со взломом и т. д.), недостача списывается на расходы организации:
