Для зручності перетягування об'єктів з вікна База даних (Database) у форму виберіть команду Вікно, Зліва направо (Window, Tile Vertically), щоб розташувати вікна на екрані поруч.
Тоді в поле "Макрокоманда" (Action) автоматично з'явиться макрокоманда ОткритьФорму (OpenForm) (Мал. 2), а на панелі аргументів автоматично заповняться поля: у полі "Ім'я форми" (Form Name) з'явиться ім'я форми "Клієнти" (Customers), в полі "Режим" (View) - значення за замовчуванням Форма (Form), в полі "Режим вікна" (Window Mode) - значення Звичайне (Normal). Інші поля залишаться порожніми. Ми можемо в цій же макрокоманді задати фільтр для відбору записів. Для цього введемо в поле "Ім'я фільтра" (Filter Name) ім'я якого-небудь фільтру, наприклад "Менеджери з продажу", який ми будували при вивченні запитів .
Крім того, можна зробити записи у цій формі недоступними для змін, для чого в поле Режим даних (Data Mode) необхідно ввести значення Лише читання (Read Only).
Мал.2. Автоматичне створення макрокоманд шляхом перетягування об'єктів
Аналогічно можна створювати макрокоманди, перетягуючи з вікна База даних (Database) таблиці, запити, звіти та інші макроси. При цьому у вікні Конструктора макросів з'являтимуться відповідні дії: ОткритьТабліцу (ОрепТаblе), ОткритьЗапрос (OpenQuery), ОткритьОтчет (OpenReport), ЗапускМакроса (RunMacro).
Для введення аргументів дії найчастіше потрібно вибирати значення зі списків або вводити вирази. Для введення виразів можна скористатися Будівник виразів, кнопка якого знаходиться праворуч від поля аргументу. Ще одна кнопка будівника виразів знаходиться на панелі інструментів. Як і в інших випадках, перед вираженням потрібно ставити знак рівності (=). Винятки становлять аргументВираз (Expression) дії ЗадатьЗначеніе (Setvalue) і аргумент Число повторень (Repeat Count) макрокоманди-ЗапускМакроса (RunMacro). Якщо ввести знак рівності перед виразом, що задає значення цих аргументів, то воно буде обчислюватися двічі, що може привести до небажаних результатів.
Якщо в якості аргументу дії необхідно задати ім'я об'єкта бази даних, то його можна або ввести за допомогою клавіатури, або вибрати із списку, або вказати назву об'єкта, перетягнувши його з вікна бази даних.
Отже, створена нами макрокоманда буде відкривати форму "Клієнти" (Customers) в режимі лише для читання (Read Only) і показувати в ній тільки менеджерів з продажу. Як вже було сказано раніше, макрос може містити послідовність з кількох макрокоманд. Тому в цьому ж макросі в наступному рядку ми виберемо макрокоманду Повідомлення (MsgBox), яка після відкриття форми відображатиме діалогове вікно з повідомленням про те, які клієнти представлені у формі. Для цього введемо в поле Повідомлення (Message) на панелі аргументів текст повідомлення, наприклад Встановлено фільтр Менеджери з продажу, інші поля можемо залишити без зміни. Аргумент Сигнал (Віяло) визначає, чи буде висновок повідомлення супроводжуватися звуковим сигналом. Аргумент Тип (Турі) визначає вид діалогового вікна повідомлення. Аргумент Заголовок (Title) дозволяє задати текст, який буде виведений в заголовку вікна повідомлення.
Якщо база даних велика, відбір записів у формі може зайняти деякий час, тому рекомендується вивести на екран курсор у формі пісочного годинника, який буде показувати, що йде обробка даних.Для того щоб зробити це, скористаємося макрокомандою ПесочниеЧаси (Hourglass). Дії в макросі виконуються в тій послідовності, в якій вони записані в стовпчику "Макрокоманда" (Action), тобто зверху вниз. Макрокоманду ПесочниеЧаси (Hourglass) слід поставити першою, т. к. курсор повинен змінитися перед виведенням форми. Таким чином, нам потрібно вставити новий рядок на панелі описів. Для цього встановимо курсор в перший рядок панелі і натиснемо кнопку Додати рядки (Insert Rows) на панелі інструментів або просто клавішу <Insert>. З'явиться порожній рядок. У цьому рядку в полі "Макрокоманда" (Action) виберемо макрокоманду ПесочниеЧаси (Hourglass). У полі "Включити" (Hourglass On) панелі аргументів з'явиться значення Так (Yes), встановлене за замовчуванням, що нам і потрібно. Щоб повернути первісний вигляд покажчика миші, наприкінці створеного макросу потрібно ввести таку ж макрокоманду ПесочниеЧаси (Hourglass), але зі значенням Ні (No) аргументу Включити (Hourglass On).
Строго кажучи, цю макрокоманду краще поставити перед макрокомандою виведення повідомлення на екран. Зробити це елементарно, оскільки дії легко міняються місцями за допомогою миші. Щоб поміняти дві останні дії місцями, виділіть останній рядок, клацнувши лівою кнопкою миші по області виділення рядків (зліва у вікні Конструктора) і перетягніть рядок вгору. Горизонтальна лінія показує місце нового положення рядка. Відпустіть кнопку миші, коли ця лінія виявиться над передостанній рядком.
Тепер залишається тільки зберегти створений макрос. Для цього можна вибрати в меню Файл (File) команду Зберегти як (Save As) або натиснути клавішу <F12>. З'явиться вікно збереження макросу. Введіть у поле введення ім'я макросу, дотримуючись правил іменування об'єктів Access, наприклад Менеджери з продажу.
Для зручності перетягування об'єктів з вікна База даних (Database) у форму виберіть команду Вікно, Зліва направо (Window, Tile Vertically), щоб розташувати вікна на екрані поруч.