Використання макросів в базі даних Microsoft Access

План

Вступ

1) Використання макросів в базі даних Microsoft Access

2) Створення макросів

• Конструктор макросів
• Створення груп макросів
• Застосування умов у макросах

3) Виконання та налагодження макросів

• Запуск макросу з вікна Конструктора макросів
• Запуск макросу з вікна бази даних
• Запуск макросу за допомогою кнопки на панелі інструментів
• Запуск макросу за допомогою команди меню
• Запуск макросу за допомогою комбінації клавіш
• Запуск макросу при відкритті бази даних
• Запуск макросу з іншого макросу
• Призначення макросу події
• Виклик макросу з процедури VBA
• Налагодження макросів і пошук помилок

4) Застосування макросів

• Робота з даними у формах і звітах
• Посилання на форми, звіти та їх властивості
• Посилання на елементи керування форм, звітів та їх властивості
• Посилання на підлеглі форми та звіти
• Фільтрація записів у формах, звітах, таблицях
• Переміщення за даними
• Оновлення даних у формах і елементах управління
• Робота з об'єктами

1) Перетворення макросів у процедури VBA

Висновки

Охорона праці та гігієна користувача ЕОМ

Вступ

Основний набір засобів Microsoft Access, які не володіють мовами програмування. Для програмістів ж до цих коштів додані макроси (невеликі програми мовою макрокоманд системи Access) та модулі (процедури на мові Visual Basic for Application, VBA). З їх допомогою можна істотно розширити функціональні можливості створюваного вами програми і налаштувати його на потреби конкретних користувачів. Ми познайомимося з одним з цих коштів - макросами і одним з мов програмування Access - мовою макрокоманд.

Отже, ми будемо обговорювати наступні питання:

• Поняття макросу
• Використання макросів в додатках-
• Створення макросів і груп макросів
• Завдання умов для управління процесом виконання макросу
• Різні способи запуску макросів
• Поради щодо налагодження макросів
• Обробка подій у формах і звітах за допомогою макросів
• Перетворення макросів у процедури VBA

Використання макросів в базі даних Microsoft Access

Макрос в Access являє собою структуру, що складається з однієї або кількох макрокоманд, які виконуються або послідовно, або в порядку, заданому певними умовами. Набір макрокоманд в Access дуже широкий, за допомогою макросів можна реалізувати багато з того, що дозволяють зробити процедури на VBA. Кожна макрокоманда має певне ім'я і, можливо, один або декілька аргументів, які задаються користувачем. Наприклад, при використанні макрокоманди ОткритьФорму (OpenForm) в якості аргументів необхідно задати, принаймні, ім'я відкривається форми і режим виведення її на екран.

У табл. 1 міститься список макрокоманд Microsoft Access 2003, згрупованих за категоріями: робота з даними у формах і звітах; виконання команд, макросів, процедур і запитів; робота з об'єктами; імпорт / експорт даних і об'єктів та інші. У категорію "інші" зібрані всі дії, які дозволяють впливати на інтерфейс програми.

Таблиця 1. Макрокоманди Microsoft Access 2002

Як видно з цієї таблиці, дії, які можуть бути виконані за допомогою макросів, дуже різноманітні. Навіть якщо ви не будете використовувати макроси в своїх програмах, має сенс вивчити ці дії, оскільки їх можна використовувати і в процедурах VBA, як буде показано далі .

У порівнянні з попередньою версією Access, в Microsoft Access 2002 з'явилися три нові дії:

ПереносБазиДаннихSQL (TransferSQLDatabase) - переносить базу даних Microsoft SQL Server 7.0 і вище на інший сервер;

Копіювати Файл Бази Данних (CopyDatabaseFile) - виконує копіювання поточної бази даних Microsoft SQL Server 7.0 і вище, приєднаної до проекту Access;

Відкрити Функцію (OpenFunction) - виконує функцію, визначену користувачем, у проекті Access. Ця функція - є запит, який, використовуючи вхідні параметри, повертає результати так само, як і процедура, що зберігається.

Використання макросів виправдано тим, що їх легко створювати, і для цього не потрібно вивчати синтаксис мови програмування. Для створення макросу потрібно знати лише основні прийоми роботи в Microsoft Access і Windows, такі як перетягування об'єктів з вікна База даних (Database) в спеціальне вікно - Конструктор макросів (Macro Design), вибір дії зі списку і введення виразів як аргументи макрокоманди. Тому, якщо дуже не хочеться вивчати синтаксис мови VBA або це видається занадто важким, сміло застосовуйте макроси, і ви отримаєте досить функціональне додаток.

Як вже говорилося вище, основне призначення макросів - це створення зручного інтерфейсу програми: щоб форми та звіти відкривалися при натисненні кнопок у формі або на панелі інструментів або ж звичним вибором команди меню; щоб при відкритті програми користувач бачив на екрані не вікно База даних (Database ), наповнене безліччю таблиць, запитів, форм і звітів, а якусь зрозумілу форму, за допомогою якої можна було б відразу робити бажані дії і т. д.

За допомогою макросів можна створити зручні меню і панелі інструментів для програми, і трохи пізніше ми опишемо, як це зробити.

Однак використання макросів має і деякі недоліки, про які тут доречно сказати.

• Можливості макрокоманд обмежені в порівнянні з можливостями мови VBA, тому в ряді випадків без програмування на VBA не обійтися, хоча спочатку потрібно бути впевненим, що ці додаткові можливості дійсно потрібні. Мова VBA надає більш широкі можливості для роботи з даними, дозволяє використовувати механізм програмування об'єктів для зв'язку з іншими додатками, викликати функції з бібліотек динамічного завантаження (DLL) Windows і створювати власні спеціалізовані функції.
• Макроси можна використовувати практично скрізь, де застосовуються процедури VBA, проте процедури VBA, як правило, виконуються швидше.
• Макроси є об'єктами, що існують окремо від форм і звітів, в яких вони використовуються, тому, коли цих об'єктів стає дуже багато, їх підтримка досить трудомістка. Процедури обробки подій VBA є невід'ємною частиною форм і звітів, і в цьому є свої переваги. Наприклад, при переносі форм і звітів з однієї бази даних в іншу з ними автоматично переносяться пов'язані процедури.

Проте, як уже зазначалося, у багатьох випадках використання макросів цілком виправдано, тому що це істотно спрощує і прискорює розробку програми. За допомогою макросів можна створювати невеликі однокористувацький програми, хоча при створенні багатокористувацьких або клієнт-серверних додатків, де швидкість роботи програми критична, краще застосовувати VBA.

2) Створення макросів

У Microsoft Access існує спеціальний засіб для створення макросів - Конструктор макросів (Macro Design). Розглянемо процес створення макросу за допомогою Конструктора.

Конструктор макросів

Відкрити вікно Конструктор макросів (Macro Design) для створення нового макросу можна двома способами:

1. Розкрийте список макросів у вікні База даних (Database), клацнувши лівою кнопкою миші по ярлику Макроси (Macros), і натисніть кнопку Створити (New) у верхній частині вікна (мал. 1).

2. Клацніть по стрілці вниз на кнопці Новий об'єкт (New Object) на панелі інструментів База даних (Database) і виберіть елемент Макрос (Macro).

Вікно Конструктора макросів побудовано аналогічно вікну Конструктора таблиць, тобто розділене по горизонталі на дві частини: панель описів і панель аргументів.

Верхня частина вікна Конструктора - панель описів - складається з декількох стовпців. По замовчуванню на цій панелі виводиться два стовпці: "Макрокоманда" (Action) і "Примітка" (Comments).Панель описів дозволяє визначити послідовність макрокоманд, з яких складається макрос.

Рядок у стовпці "Макрокоманда" (Action) являє собою поле зі списком, в якому можна вибрати потрібну макрокоманду.

Рядок у стовпці "Примітка" (Comments) - це звичайне текстове поле, в яке можна ввести коментар, що описує виконувану дію.

Коли поле "Макрокоманда" (Action) заповнено, у нижній частині вікна Конструктора макросів з'являється панель аргументів, призначена для введення значень аргументів відповідної макрокоманди.Список полів на цій панелі залежить від обраної дії і може бути відсутнім, якщо макрокоманда не має аргументів. Таким чином, при створенні макросів не потрібно запам'ятовувати список аргументів для кожної дії.

На мал. 1 проілюстрований вибір дії Застосувати Фільтр (ApplyFilter). На панелі аргументів є два поля, які дозволяють задати ім'я фільтра і умова відбору записів. Для того щоб задати умову відбору записів, можна скористатися Будівник виразів .

Мал.1. Конструктор макросів і панель аргументів

Такий макрос можна використовувати у формі або звіті для того, щоб обмежити кількість відображуваних записів.