Способы создания отчетов. Структура отчета

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №7

по курсу “Компьютерные информационные технологии”

ОТЧЕТЫ В ACCESS. МАКРОСЫ В ACCESS

Способы создания отчетов. Структура отчета

Отчеты предназначены для выборки информации из базы данных и ее представления в желаемой форме.

В качестве источников данных для отчетов могут использоваться таблицы или запросы.

Имеются три способа создания отчетов:

· автоматический (автоотчет) – отчет строится полностью автоматически и включает все поля выбранной таблицы (или отчета);

· с помощью Мастера отчетов – в процессе построения отчета пользователю предлагаются подсказки и возможности выбора;

· с помощью Конструктора – отчет строится пользователем самостоятельно.

Отчеты могут содержать данные как из одной таблицы (или запроса), так и из нескольких.

Имеются следующие основные виды отчетов:

· по способу размещения данных:

- в столбец – все данные выводятся в один столбец;

- ленточные – каждому полю базы данных соответствует столбец отчета. В большинстве случаев применяются ленточные отчеты;

· по структуре:

- простые – в отчет выводятся все данные подряд (возможно, с упорядочением по одному или нескольким полям);

- группированные – данные в отчете группируются по значению какого-либо поля. Например, если в отчете содержатся данные о рабочих некоторой организации, то они могут быть сгруппированы по профессии.

Большинство отчетов содержат групповые операции, обычно – суммирование по некоторым полям.

Кроме того, имеются специальные виды отчетов: почтовые наклейки, диаграммы.

Для создания простых отчетов, содержащих данные из одной таблицы, обычно проще использовать автоматический способ. В других случаях создавать отчеты удобнее с помощью Мастера. В отчет, созданный автоматически или с помощью Мастера, обычно затем вносятся изменения с помощью Конструктора.

В структуру отчета входят следующие основные элементы (области отчета):

· заголовок отчета – располагается в начале отчета, обычно содержит название отчета;

· верхний и нижний колонтитул – данные, размещаемые в начале и конце каждой страницы отчета (например, номера страниц);

· заголовок и примечание группы – данные, помещаемые в начале и конце каждой группы. Например, если в отчете содержатся данные о рабочих, сгруппированные по профессии, то в заголовке группы можно указать название профессии, а в примечании группы – количество рабочих данной профессии. Если отчет простой (не разбит на группы), то он не содержит заголовков и примечаний групп;

· примечание отчета – данные, размещаемые в конце отчета (например, итоги, подписи, дата и т.д.);

· область данных – основная часть отчета (данные из таблицы или запроса).