Документация и учет кассовых операций

Учет кассовых операций на территории РБ регламентируется:

v Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утв. постановлением Правления Национального банка РБ от 29.03.2011 г.№107;

v Инструкцией о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утв. постановлением Правления Национального банка РБ от 28.06.2004 № 98 (с изм. и доп. от 18.10.2010 № 436);

v Постановлением Министерства финансов РБ «Об установлении типового плана счетов, утверждении Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства финансов РБ и их отдельных структурных элементов» от 29.06. 2011 №50;

v Постановлением Правления НБ РБ «О внесении дополнений и изменений в Инструкцию о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь» от 27.03.2012 №136;

v Инструкцией об организации денежного обращения в РБ, утв. постановлением Правления НБ РБ от 30.03.2011 №112 и др.

Выручка сдается юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем, открывшим текущий (расчетный) банковский счет, частным нотариусом в обслуживающий банк в течение времени, установленного банком для обслуживания юридических лиц, подразделений, индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов. По решению юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, открывшего текущий (расчетный) банковский счет, частного нотариуса выручка может быть сдана:

· в обслуживающие банки;

· работникам службы инкассации;

· в организации Министерства связи и информатизации Республики Беларусь.

Выручку можно использовать при условии отсутствия:

наложения ареста и обращения взыскания на денежные средства юридического лица, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса, находящиеся на текущих (расчетных) банковских счетах;

приостановления операций по текущим (расчетным) банковским счетам юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов;

картотеки к внебалансовому счету «Расчетные документы, не оплаченные в срок» (далее – картотека).

Нельзя накапливать выручку сверх установленных законодательством размеров для осуществления предстоящих расходов.

Организации, в отношении которых приняты решения о прекращении деятельности в связи с их ликвидацией, не имеют права расходовать наличные деньги из выручки.

Порядок и сроки сдачи выручки определяется самостоятельно в приказе руководителя юридического лица, подразделения или лица, им уполномоченного, решении индивидуального предпринимателя, открывшего текущий (расчетный) банковский счет, частного нотариуса и оформляются в письменном виде.

Порядок и сроки сдачи выручки могут быть пересмотрены по решению руководителя юридического лица в случае изменения объемов кассовых оборотов и по другим причинам.

Сроки сдачи выручки, размеры выручки, планируемой для сдачи в банк, а также сведения об изменении сроков сдачи выручки и ее размеров в сроки, определенные договором между юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем, открывшим текущий (расчетный) банковский счет, частным нотариусом и обслуживающим банком, сообщают обслуживающему банку.

Решением руководителя юридического лица, подразделения или лица, им уполномоченного, индивидуального предпринимателя, открывшего текущий (расчетный) банковский счет, устанавливаются:

ü размер потребности в разменных наличных деньгах (при необходимости) на одно рабочее место кассира, уполномоченное лицо;

ü время начала подготовки и формирования инкассаторской сумки с учетом выписки соответствующих сопроводительных документов и последующей передачи службе инкассации (в случае сдачи выручки работникам службы инкассации в соответствии с законодательством);

ü время сдачи выручки кассирами главному (старшему по должности) кассиру;

ü время начала подготовки выручки для последующей сдачи в обслуживающий банк, в организацию Министерства связи и информатизации Республики Беларусь либо работникам службы инкассации (при отсутствии должности главного (старшего) кассира). [6]

Сроки сдачи выручки для уполномоченных лиц устанавливаются исходя из необходимости обеспечения сохранности наличных денег, но не реже одного раза в 7 календарных дней.

Полученные в обслуживающем банке по чеку наличные денежные средства, выдаются из касс организаций в течение 3 рабочих дней (для сельскохозяйственных организаций, поселковых и сельских Советов депутатов, поселковых и сельских исполнительных комитетов – в течение 5 рабочих дней), включая день получения денег в обслуживающем банке.

После истечения этого срока (на 4-й и 6-й рабочий день соответственно) не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в обслуживающий банк (иной банк), работникам службы инкассации либо в организацию Министерства связи и информатизации Республики Беларусь.

По истечении установленных сроков выдачи наличных денег на оплату труда, выплату стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, алиментов кассир должен:

- в платежной ведомости напротив фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или учинить запись «Депонировано»;

- составить реестр депонированных сумм;

- в платежной ведомости учинить запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах наличных денег, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и подтвердить запись своей подписью. Если наличные деньги выдавались не кассиром, а раздатчиком, то на ведомости дополнительно учиняется запись «Деньги по ведомости выдавал» и учиняется подпись раздатчика. Выдача наличных денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

- заполнить расходный кассовый ордер на отдельном бланке на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости;

- записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму наличных денег.

Кассовые операции по приему и выдаче наличных денег оформляются по формам первичных учетных документов. Наличные денежные средства при реализации продукции (работ, услуг) в кассу предприятия могут быть получены:

– по приходно-расходным документам, с подтверждением приема наличных денег квитанцией к приходному кассовому ордеру формы КО-1 «Приходный кассовый ордер». Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу заполняются бухгалтером. Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу могут быть зарегистрированы в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров по форме 1 или форме 1-а. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров по форме 1 открывается отдельно на приходные и расходные кассовые ордера. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров по форме 1-а открывается один на приходные и расходные кассовые ордера;

– с использованием кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин, таксометров, зарегистрированных в налоговых органах – квитанцией КВ - 1.

Выдача наличных денег из касс производится по:

Ø расходному кассовому ордеру формы КО-2:

Ø платежной ведомости с приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.[7]

Расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) товаров (работ, услуг) подтверждаются следующими документами:

кассовый чек. В нем указывается: номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилия индивидуального предпринимателя, дата продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цена товара (выполнения работы, оказания услуги), сумма, идентификатор кассира.

кассовый чек и товарный чек (в случае отсутствия в кассовом чеке вышеуказанных реквизитов). В товарном чеке указывают номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов;

другие документы, установленные в соответствии с законодательством.

При выдаче наличных денег по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие (справку, подтверждающую) их личность, и расписываются за получение денег в соответствующей графе платежной ведомости.

Платежная ведомость выписывается либо оформляется с помощью технических средств с указанием по итогу суммы наличных денег цифрами и прописью.

В графе напротив фамилии, собственного имени, отчества (при его наличии) получателя средств цифрами проставляется сумма причитающихся к получению наличных денег.

В случае выдачи наличных денег по доверенности в тексте расходного кассового ордера после фамилии, собственного имени, отчества (при его наличии) получателя наличных денег учиняется запись «По доверенности», указываются фамилия, собственное имя, отчество (при его наличии) лица, которому доверено получение наличных денег. Если выдача наличных денег производится по платежной ведомости, перед подписью получателя наличных денег кассир учиняет запись «По доверенности».

Разовые выдачи наличных денег на оплату труда, выплату алиментов, под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи отдельным лицам производятся по расходным кассовым ордерам.

Порядок выдачи денежных средств под отчет на предстоящие расходы заключается, как правило, в предварительном обеспечении работников авансом на предстоящие расходы. Выдают наличные деньги под отчет на предстоящие расходы на сроки, которые определяются руководителем юридического лица, включая день выдачи (получения с корпоративной карточки) наличных денег под отчет:

не более 3 рабочих дней – на расходы, производимые в месте нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса;

не более 10 рабочих дней – на расходы, производимые вне места нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса;

до 30 рабочих дней – в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, в целом по юридическому лицу, подразделению, у индивидуального предпринимателя, частного нотариуса. [6]

Не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, необходимо представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги (не позднее 5 рабочих дней представляют работники подразделений юридического лица, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения юридического лица).

Лица, получившие денежные средства с использованием корпоративных карточек под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 15 рабочих дней после даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты представляют отчет об израсходованных суммах с приложением карт-чеков.

Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями за товары (работы, услуги), а также по иным обязательственным отношениям осуществляются на территории РБ в общей сумме не более 300 базовых величин на протяжении одного дня (количество юридических лиц не ограничено).

На основании первичных документов кассир отражает поступление и выбытие наличных денег в кассовой книге, в которой организован аналитический учет кассовых операций.

Синтетический учет ведется в журнале-ордере № 1 и Главной книге или в оборотной ведомости по сч.50 и Главной книге.

Для бухгалтерского учета кассовых операций предназначен инвентарный активный счет 50 «Касса». По дебету отражается поступление денежных средств в кассу, а по кредиту – выдача денежных средств.

К счету 50 «Касса» организация самостоятельно может открывать субсчета. Например:

50-1 «Касса организации» – отражаются денежные средства в головной кассе;

50-2 «Операционная касса» – отражаются денежные средства в кассах вокзалов, аэропортов, автопарков, отделений связи и т.д.;

50-3 «Валютная касса» – отражаются кассовые операции в иностранной валюте при осуществлении внешнеэкономической деятельности, в т.ч. при направлении работников в загранкомандировки;

50-4 «Касса филиала (представительства)» – отражаются кассовые операции обособленных филиалов при представительствах, выделенных на отдельный баланс и прочие.

В таблице 104 показана типовая корреспонденция счетов:

Таблица 104 Корреспонденция счетов по счету 50 «Касса»

Раздел 2