Введение. Microsoft Excel - это универсальная программа обработки данных, представленных в табличной форме. Такие программы называются электронными таблицами (ЭТ).
Запуск системы Excel.Осуществляется после входа в операционную систему щелчком мыши на значке Пуск в левом нижнем углу экрана. В открывшемся главном меню Windows активизируется пункт Программы и в следующем меню - Microsoft Excel . На экране появляется рабочее окно электронных таблиц, в которое загружается чистая Рабочая книга с новым окном документа, имеющим временное название Книга1. На листах размещают самую различную информацию: таблицы, заголовки, примечания, графику.
Окно Excel.Структура рабочего окна и операции управления окном аналогичны другим приложениям Windows. Строка меню команд представляет собой динамичную структуру - набор вкладок, имена которых располагаются под верхней строкой окна на Ленте с группами команд для выполнения операций с данными. Справку о назначении каждого значка можно получить, если на него навести указатель мыши.
Под пиктографическим меню находится строка формул, в которой слева даны координаты курсора (или имя выделенной области, или процент загруженности таблицы - в зависимости от ситуации), справа - формула и вводимая в ячейку информация, а между ними в процессе ввода появляются кнопки со списком имен интервалов, ранее созданных в рабочей книге, кнопки ввода и отмены вводимой информации и кнопка Мастер функций (Вставить функцию).
Большую часть окна занимает Рабочий лист, разделённый Сеткой на ячейки. Управляют работой с сеткой командой Вид-Показать или закрыть.
В нижней части окна расположены ярлыки с названиями рабочих листов и статусная строка с сообщениями о текущем состоянии системы, подсказками пользователю и др.
Имя каждого листа (Лист1, Лист2..) выведено на ярлычок. Ярлык активного листа выделен.
По умолчанию открыты три рабочих листа. Добавление нового листа - Главная-группа Ячейки-Вставка-Вставить лист (перед текущим). Каждому листу можно дать содержательное имя, для чего - щелчкок мышью на его ярлычке и ввод имени.
Разделители листа – справа от горизонтальной полосы прокрутки |инад вертикальной панелью ––позволяют разделить лист на 2 или 4 части для одновременного просмотра нескольких областей одного большого документа.
Организация таблицы.Каждая ячейка таблицы имеет свой адрес, определяемый именем столбца и номером строки, на пересечении которых она находится, например, В4, С15. Строки нумеруются числами от 1 до 65536, а столбцы обозначаются одной или двумя латинскими буквами A, B, C,..Z, AA, AB,..IV. Важнейшим элементом таблицы является курсор - выделенный прямоугольник, отмечающий местоположение активной (выделенной, маркированной) ячейки.
Перемещение в таблице выполняется как мышью обычным для окон Windows образом, так и при помощи клавиш и их сочетаний: <Ctrl+Home>, <Ctrl+End> - в начало и в конец;<Ctrl+PgDn>, <Ctrl+PgUp> - постранично вправо, влево, <PgDn>, <PgUp> - вниз/вверх на экран; при этом перемещение осуществляется только в пределах заполненной части таблицы.
Можно работать и с группой (интервалом, блоком) ячеек - копировать/перемещать, удалять.. Такую группу нужно выделить. Проще всего это делает мышь: ее курсор устанавливают в начальную (верхнюю левую) ячейку выделяемой области и при нажатой клавише мыши перемещают в нижнюю правую ячейку или клавишами <Shift-стрелки>. Адрес такой области записывается как адреса крайних полей, разделенные двоеточием, например, A8:C12. Если выделяется группа несмежных полей, то описанные выше действия выполняют при нажатой клавише <Ctrl>. Эти группы полей дополняются точкой с запятой (A8:C12; D15:E20). Выделение целой строки - щелчок на ее номере, столбца - на его заголовке. Быстрый способ выделения сплошного блока (в пределах экрана) - <Shift> и по щелчку на крайних диагональных точках.
Ввод данных в таблицу. В качестве данных используют константы (числа, текст, даты) и формулы. Для ввода данных с клавиатуры устанавливают курсор в нужную ячейку, щелчком мыши выделяют ее и начинают ввод. В строке формулы окна при этом отображается адрес ячейки и вводимая строка данных. Завершается ввод нажатием клавиши <Enter> или переводом курсора в другую ячейку стрелками на клавиатуре. По умолчанию вводимые в ячейки числа выравниваются по правому краю, а текст - по левому. Для ввода отрицательных чисел перед числом вводят знак "минус" или число заключают в круглые скобки.
Ввод десятичной дроби можно начинать с запятой - например, число 0,83 - набрать как ,83 .Простая дробь вводится с обязательной нулевой частью и последующим пробелом: 3/4 Þ 0<пробел>3/4. Смешанная дробь, например число 2,1875 вводится в исходном виде.
Ввод даты или времени выполняется в одном из предлагаемых форматов (Главная.- Ячейки –Формат Ячейки - Дата/Время). Даты хранятся в памяти как числа, показывающие, сколько дней прошло от "начальной" даты - 1 января 1900 г. Это позволяет выполнять простейшие операции над датами. Даты вводятся в формулы как текст, заключенный в двойные кавычки. Например, формула ="13.08.91"-"01.08.91" возвращает число 12 (в числовом формате Общий).
Данные из строки формул можно ввести сразу в несколько полей, для чего - выделить диапазон клеток, в строку формул ввести выражение и - <Ctrl+Enter>.
Автоматическое заполнение клеток при вводе логически связанных данных - названий месяцев, годов, целых чисел, дней недели - можно выполнить при помощи мыши: заполнить две подряд клетки (чтобы показать начальное значение и шаг изменения данных), выделить их и растянуть интервал выделения захватом и перемещением рамки за нижний правый уголок - черный крестик - маркер заполнения. Если интервал не распознан, в клетки запишется одно и то же.
Клеткам и блокам таблицы можно дать имена, чтобы отразить смысл их содержимого и заменить длинный адрес большого блока коротким именем. Для этого интервал или ячейку выделяют, выполняют команду Формулы-ПрисвоитьИмя и вводят имя.
Формула это сочетание операндов, знаков операций и скобок. Она определяет, какие действия и в каком порядке нужно выполнить. Операндами в формулах могут быть константы (числовые, текстовые, логические, даты) или ссылки на них, т.е. их адреса. Адрес можно набирать в строке формулы (только в латинском алфавите!) или лучше задать его щелчком мыши на нужной клетке в процессе набора формулы. Любая формула – простая, сложная, ”многоэтажная“– записывается в одну строку; такие символы как корень квадратный, произведение, суммирование, заменяются соответствующими стандартными функциями. С набором стандартных функций, предоставляемых Мастером функций, можно ознакомиться в его окне, которое вызывается кнопкой Вставка функции.
Ввод и копирование формул. Ввод любой формулы в ячейке должен начинаться с ввода знака равенства и – в строке формулы отображается формула, а в ячейке после завершения набора и нажатия клавиши <Enter> – результат ее вычисления. При помощи формул можно присваивать содержимому выделенной ячейки числовое или текстовое значение. Например, формула =" Фамилия" & " " & "Имя" запишет в ячейку "Фамилия Имя", выражение =5+10 вернёт 15. Но 5+10 без знака равенства воспримется системой как текст.
Если одна и та же формула используется для данных в последовательных строках или столбцах, её набирают один раз (обычно в 1-й строке), а затем копируют при помощи маркера заполнения или командами Копировать, Вставить. По умолчанию при копировании в смежные ячейки адреса в формуле автоматически меняются, чтобы одна и та же формула применялась к различным данным. Например, при расчёте подоходного налога в таблице формула =С4*13%, записанная в ячейку D4, будет изменяться при копировании её в соседние строки - С4 заменится на С5, С6, С7. Такой адрес-ссылка называется относительным (изменяющимся при копировании).
Если адрес-ссылка меняться не должен (если 13% поместить в какую-либо отдельную ячейку, например, в С9), то этот адрес появится в аналогичной формуле (вместо константы 13% или 0,13) =С4*С9 и должен быть защищён от изменения. Это достигается вводом знака $ перед нужной координатой, т.е. формула в D4 записывается как =С4*С$9 (такой адрес называется смешанным, при его копировании закрепляется только номер строки, а имя столбца не меняется) или =С4*$С$9 (это абсолютный адрес - в нём защищены от изменения обе координаты; вставка сразу двух дополнительных символов доллара выполняется клавишей <F4> сразу после набора адреса).
Символы основных операций можно разделить на группы и представить их в следующем виде:
логические: И ИЛИ НЕ - логическое умножение, сложение, отрицание.
При создании формул следует учитывать приоритеты операций - операции с большим приоритетом выполняются раньше. Среди перечисленных выше операций наибольшим приоритетом обладает возведение в степень, а наименьшим - конкатенация. Если операции имеют одинаковый приоритет ( +и-или*и /), они выполняются в порядке записи друг за другом.
Скобки используют для установления нужного порядка действий Приоритет скобок выше приоритета любой операции.
Копирование и перенос данных с одного листа рабочей книги в другой выполняется путем их выделения, копирования в буфер обмена и вставки на другом листе командой Специальная вставка. Эта команда даёт возможность копировать отдельно значения, формулы, форматы и, кроме того, выполнять копирование в ячейки, содержащие другие значения, применяя при этом одну из операций: сложение, умножение, вычитание, деление между новыми и и имеющимися в ячейках значениями. Использовать при переносе несмежные области нельзя.
Имя рабочего листа можно использовать в качестве ссылки в формулах, т.е. аргументы, указанные в формуле, могут находиться на разных листах. Правомерна формула =A1*Лист4! С3, вычисляющая произведение двух чисел: из ячейки A1текущего листа и из С3 рабочего листа 4.
Excel позволяет применять формулу к массивам данных (точнее, к наборам данных одинаковой структуры и однотипной информации). В качестве аргументов можно брать целую строку, столбец или блок. Если структура аргументов одинакова, то результатом будет такой же массив, каждый элемент которого - результат применения формулы к каждой паре соответствующих элементов из массивов аргументов. Для реализации такой операции нужно выделить соответствующий интервал пустых ячеек, задать формулу, например, =А1:В5 / С1:D5 и - <Ctrl-Shift-Enter> (эта комбинация используется для группового ввода данных в ячейки таблицы вместо <Enter>).
Просмотр таблиц. Предварительный просмотр (<Ctrl-F2>) выдает на экран документ, подготовленный к печати. Выход из этого режима - кнопка Закрыть. Команда (Вид-Масштаб) изменяет масштаб таблицы. Используя Разделители рабочего листа, можно установить их так, чтобы они проходили через одну активную клетку, в которой находится курсор (чуть левее и чуть выше). Тогда во всех окнах будет находиться один и тот же рабочий лист с независимым управлением окнами, что позволит просматривать одновременно разные части одного документа, часто удаленные друг от друга. Можно также применять команды Вид-Окно-Разделить/Снятьразделение.
При работе с большой таблицей появляется необходимость в закреплении строк заголовков на экране. Для этого нужно установить курсор в такой клетке, чтобы заголовки (горизонтальный и/или вертикальный) попали в отдельные окна при разбиении окна. После разбиения положение окон закрепляется командой Вид-Окно-Закрепить области и при движении остальных строк остаётся на месте. Снимается фиксация и разбиение командой Окно-Снять закрепление областей.
Сохранение табличных данных.Выполняется при помощи команды Off-Сохранить как. При этом в верхнее поле диалогового окна вводится адрес хранения файла (имя диска и имя папки), а в поле имени файла любое имя. Расширение .xls добавится автоматически.
Команда Файл-Сохранить как.. может также преобразовать тип файла, если его нужно передать в другую программу и предоставляет пользователю целый список различных типов:
- для работы в этой же системе файл получит расширение - .xlsx или .xlcx (для таблицы или диаграммы);
- для сохранения таблицы в виде шаблона, используемого при создании других таблиц, c расширением.xltx;
- Text или CSV - кодирует файлы в кодах ASCII; в качестве разделителей - табуляторы или запятая;
- DBF - для экспорта данных в системы управления базами данных dBase и др.
Выход из системы Excel реализуется щелчком кнопке в правом верхнем углу окна или двойным щелчком на значке программы в верхнем левом углу окна Excel или клавишами <Alt-F4>.
