для студентов 1 курса стоматологического факультета
к практическому занятию по теме
«Базовые технологии преобразования информации.
Текстовый редактор Microsoft Word. Создание таблиц, формул, вложенных таблиц.»
1. Научно-методическое обоснование темы:
Развить и закрепить навыки работы с табличной информацией в Word.
Существенную часть текстовой информации составляется информация, организованная в виде таблиц (табличная информация). Организация информации в виде таблиц предусматривает такой способ представления информации, при котором информация группируется по определенным признакам и размещается в сетчатой структуре. Единицей такой структуры является ячейка.
Ячейка представляет собой контейнер для размещения текстовой информации.
Многие начинающие пользователи после создания сетки таблицы сразу же начинают изменять ширину столбцов, а также объединять и разбивать ячейки. Это неправильный подход ведущий к увеличению времени создания таблицы. Необходимо сначала ввести информацию в шапку таблицы и в ее информационную часть, а уже потом заниматься изменением ширины столбцов, и остальным форматированием таблицы.
2. Краткая теория:
1. Создание структуры таблицы.
Существенную часть текстовой информации составляется информация, организованная в виде таблиц, когда информация группируется по определенным признакам и размещается в сетчатой структуре. Единицей такой структуры является ячейка.
Ячейка представляет собой контейнер для размещения текстовой информации. Можно выделить следующие операции с ячейками:
1. Ввод информации в ячейку.
2. Редактирование информации в ячейке.
3. Удаление информации в ячейке.
4. Копирование и перемещение информации из одной ячейки в другую.
5. Копирование и удаление ячеек.
6. Объединение и разъединение ячеек.
7. Форматирование ячеек.
Таблица в терминологии технологии обработки текстовой информации представляет собой сетчатую структуру прямоугольного вида, состоящую из некоторого количества ячеек, содержащих текстовую информацию, или предназначенных для размещения текстовой информации. Количество строк и столбцов таблицы отражают ее размерность.
Структуру табличной информации отражает титульная часть таблицы – шапка таблицы. Существует несколько способов создания шапки таблицы:
- с использованием инструмента Добавить таблицу .
- через диалог Таблица ® Добавить ® Таблица.
- с помощью инструментов рисования панели инструментов Таблицы и границы.
Первый способ
1. Переместить курсор ввода к точке вставки сетки таблицы.
2. Выбрать инструмент Добавить таблицу ..
3. Нажать левую кнопку мыши, и, удерживая ее, переместить указатель мышь вниз и вправо до тех пор, пока не получим размерность 2 строки на 5 столбцов.
4.Отпустить удерживаемую кнопку мыши, получим:
Второй способ
1. Переместить курсор ввода к точке вставки сетки таблицы.
2. Вызвать диалог Таблица ® Добавить ® Таблица.
3.Ввести число строк и столбцов шапки таблицы (5 столбцов, 2 строки). Новые строки впоследствии будут автоматически добавляться при заполнении таблицы информацией.
4. Нажать Enter или Ok. В результате получим аналогичный результат.
Третий способ
1. Вызвать панель инструментов Таблицы и границы: Вид ® Панель инструментов ® Таблицы и границыили через кнопку .
2. Выбрать инструмент Нарисовать таблицу.
3. Переместить курсор мыши к левому верхнему углу будущей таблицы, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее переместить курсор мыши как показано на рисунке.
Получим:
4. Проводим горизонтальную линию,
а затем, четыре вертикальных линии
Нетрудно заметить, что результат получается несколько другой, кроме того единичных операций больше. Поэтому, в большинстве случаев данный способ менее эффективен, чем предыдущие два.
2. Перемещение курсора ввода по таблице, выделение ячеек
Последовательное перемещение по ячейкам производится с помощью сочетания клавиши:
· Tab – переместиться на следующую ячейку и Shift+Tab – переместится на предыдущую ячейку.
· Ctrl+«стрелка вправо» - для перемещения в начало следующей ячейки.
· Ctrl+«стрелка влево»- в конец текста предыдущей.
· Ctrl+Shift+«стрелки».
Для выделения строки таблицы необходимо произвести щелчок мышью слева от данной строки таблицы или вызвать Таблица ® Выделить ® Строка, находясь курсором ввода в данной строке.
Для выделения группы строк необходимо нажать левую кнопку мыши слева от строки таблицы, и, удерживая ее, переместить курсор к концу выделения, после чего отпустить кнопку мыши.
Для выделения столбца таблицы с помощью мыши необходимо:
1. Подвести курсор мыши к месту над столбцом, который необходимо выделить. При этом, курсор мыши должен принять указанный на рисунке вид:
2. Произвести щелчок мыши.
Выделение группы столбцов отличается тем, что вместо щелчка мыши, необходимо нажать ее левую кнопку и переметить курсор мыши вправо или влево, после чего отпустить удерживаемую кнопку.
Выделение столбца таблицы с клавиатуры выполняется проще:
1. Переместить курсор ввода на одну из ячеек данного столбца.
2.Таблица® Выделить ® Столбец.
Если необходимо выделить группу столбцов, то сначала выделяется группа ячеек.
Выделение таблицы необходимо производить так:
1. Переместить курсор ввода в одну из ячеек таблицы.
2. Таблица ® Выделить ® Таблицу.
3. Заполнение созданной структуры текстовой информацией
Для ввода информации в ячейки таблицы необходимо:
1. Переместить курсор ввода в первую ячейку таблицы.
2. Начать вводить информацию, завершая ввод клавишей Tab для перехода к следующей ячейке.
При создании любых таблиц необходимо сначала ввести всю информацию, а уже потом производить какое-либо форматирование, изменение шапки, объединение и разбивку ячеек и т.д.
После ввода информации получим:
Из рисунка видно, что необходимо увеличить ширину первого столбца таким образом, чтобы наименование продукции располагалось в одну строку. В первой строке необходимо объединить ячейки 2 и 3.
Текстовую информацию в шапке таблицы необходимо выровнять по центру ячеек, сделать полужирным шрифтом. Ячейки шапки таблицы необходимо выделить жирной линией. Цифры в табличной части также необходимо выровнять по центру ячеек.
Следует обратить внимание, что полный список операций по форматированию таблицы и текста в ней стал очевиден только после ввода всей информации.
4. Форматирование таблицы
При форматировании таблиц следует придерживаться следующей последовательности:
1. Изменение параметров шрифта текста таблицы, что связано с тем, что изменение вида шрифта и его размера может свести на нет необходимость каких-либо дальнейших изменений. Так, если мы уменьшим размер шрифта, то изменения ширины столбцов нам может и не понадобиться.
2. Изменение параметров абзацев текста ячеек таблицы – по той же причине.
3. Установка режима расстановки переносов, т.к. это тоже сокращает тот объем, который занимает текст.
4. Изменение ширины столбцов, чтобы таблица заняла как можно меньше места.
5. Объединение и разбиение ячеек.
6. Изменение ширины столбцов после объединения или разбиения ячеек.
7. Изменение Выравнивания текста и обрамления(границ).
Для изменения параметров шрифта можно выделить необходимые ячейки и изменить шрифт используя приемы, рассмотренные выше.
Изменение параметров абзацев предполагает установку отступов интервалов, что приводит либо к уменьшению, либо к увеличению размеров таблицы. Для изменения параметров абзацев также необходимо выделить группу ячеек, затем вызвать диалог Формат ® Абзац, где установить необходимые параметры.
Расстановка переносов устанавливается для всего документа (Сервис ® Язык ® Расстановка переносов ® Автоматическая расстановка переносов).
Изменение ширины столбцов производится визуально: при подведении курсора мыши к линии сетки курсор принимает следующий вид , что означает возможность изменения ширины столбцов. После появления такого курсора необходимо нажать левую кнопку мыши, и, удерживая ее, перетащить границу столбца в нужное положение, как показано ниже.
После чего отпустить удерживаемую кнопку мыши. Получим.
Теперь точно также изменим ширину столбца «Объем производства». Получим:
Теперь объединим ячейки 2 и 3 первой строки. Для этого:
- выделим эти ячейки;
- вызовем контекстное меню щелчком правой кнопкой мыши;
- выберем пункт Объединить ячейки и произведем щелчок по нему левой кнопкой мыши;
Для завершения необходимо выровнять ширину столбцов «план» и «факт».
Теперь необходимо также объединить ячейки 1 и 2 первого столбца, ячейки 1 и 2 четвертого столбца, а также ячейки 1 и 2 пятого столбца. Получим:
Выровняем ширину строк 1 и 2 с тем, чтобы ячейка «Объем производства» была бы одинакова по высоте с ячейками «план» и «факт». Для этого подведем курсор мыши к горизонтальной граничной линии между этими ячейками (курсор мыши пример вид ). Теперь необходимо перетащить горизонтальную линию так, чтобы визуально ячейки первой и второй строки были бы равны по высоте.
Теперь можно приступать к выравниванию и обрамлению:
- произведем горизонтальное выравнивание всех цифр по центру ячеек: выделим ячейки и воспользуемся кнопкой По центру .
- произведем горизонтальное и вертикальное выравнивание текста ячеек шапки таблицы по центру ячеек: выделим ячейки шапки таблицы, воспользуемся инструментом Выровнять по центрупанели инструментов Таблицы и границы.
В результате получим:
Теперь изменим обрамление ячеек шапки на линию большей толщины:
- выделим шапку;
- изменим толщину линии (см. рисунок выше) на 1,5;
- применим обрамление шапки с новой толщиной линии: для этого в инструменте граница выберем из списка «Внешние границы» ;
Выполним такую же операцию по отношению к последней итоговой строке, а также ко всей таблице, получим готовую правильно оформленную таблицу.
В ряде случаев наряду с объединением ячеек требуется разбить какую-либо ячейку на несколько ячеек. Для этого необходимо:
- перейти в разбиваемую ячейку или выделить группу ячеек;
- вызвать контекстное меню, где выбрать команду Разбить ячейки (или через главное меню Таблица ® Разбить ячейки);
- в появившемся диалоге указать на сколько ячеек разбить текущую ячейку таблицы или группу выделенных ячеек и нажать Ok.
5. Вставка и удаление строк/столбцов таблицы
Для добавления (вставки) одной строки выше курсора ввода необходимо выполнить команду Таблица ® Добавить ® Строки выше, ниже курсора ввода - Таблица ® Добавить ® Строки ниже. Для столбцов соответственно: Таблица ® Добавить ® Столбцы справа и Таблица ® Добавить ® Столбцы слева.
Для удаления строки (столбца) необходимо выделить строку и нажать Shift+Delete. То же относится к группе строк (столбцов).
Для того, чтобы удалить таблицу целиком необходимо выделить таблицу (Таблица ® Выделить ® Таблица или, затем нажать Delete.
- с использованием инструмента Добавить таблицу .
1. Вызвать панель инструментов Таблицы и границы: Вид ® Панель инструментов ® Таблицы и границыили через кнопку .
2. Выбрать инструмент Нарисовать таблицу.
Изменение ширины столбцов производится визуально: при подведении курсора мыши к линии сетки курсор принимает следующий вид , что означает возможность изменения ширины столбцов. После появления такого курсора необходимо нажать левую кнопку мыши, и, удерживая ее, перетащить границу столбца в нужное положение, как показано ниже.
Выровняем ширину строк 1 и 2 с тем, чтобы ячейка «Объем производства» была бы одинакова по высоте с ячейками «план» и «факт». Для этого подведем курсор мыши к горизонтальной граничной линии между этими ячейками (курсор мыши пример вид ). Теперь необходимо перетащить горизонтальную линию так, чтобы визуально ячейки первой и второй строки были бы равны по высоте.
- произведем горизонтальное выравнивание всех цифр по центру ячеек: выделим ячейки и воспользуемся кнопкой По центру .
- произведем горизонтальное и вертикальное выравнивание текста ячеек шапки таблицы по центру ячеек: выделим ячейки шапки таблицы, воспользуемся инструментом Выровнять по центрупанели инструментов Таблицы и границы.
применим обрамление шапки с новой толщиной линии: для этого в инструменте граница выберем из списка «Внешние границы» ;
2. Нажмите Ctrl + Insert(или Правка ® Копировать или ). При этом выделение копируется в буфер обмена.
3. Переметите курсор ввода на строку(столбец) таблицы, перед которым необходимо вставить скопированные столбцы.
2. Нажмите Shift + Delete(или Правка ® Вырезать или ). При этом выделение копируется в буфер обмена и удаляется.
4. Нажать Shift + Insert (или Правка ® Вставить или ).