Работа бухгалтера протекает среди многочисленных документов. Одни нужно оформлять и хранить, другие - помнить и уметь в них ориентироваться. Лишнего времени нет, а упущения не просто повлекут нудные переделки - придется отвечать рублем. Надежным помощником, "настольной книгой" бухгалтера может стать электронный справочник с обширным информационным банком, в котором легко ориентироваться
Справочная правовая система (СПС) - это программный комплекс, состоящий из массива информации и инструментов, позволяющих с ней работать: производить поиск и просматривать отдельные фрагменты текста или формировать и выводить на печать подборки документов. Мы уже писали о преимуществах СПС, но на рынке программных продуктов огромное количество предложений. На каком же остановиться? Один из решающих моментов - удобство поиска. Обычно он осуществляется по реквизитам и отдельным словам документа или по классификаторам.
Самым надежным способом является поиск по реквизитам, когда документ определяется по номеру, виду, принявшему органу, дате утверждения и т.д. Быстрее всего получить ответ, зная номер документа. Тогда, возможно, другие данные и не потребуются. Например, ищем письмо Минфина России "Об учете разницы между суммами единого и минимального налога при УСН". Вводим в поле его номер: 03-11-04/2/93. СПС отобразит единственный документ - наше письмо. Но точные реквизиты известны не всегда, и тогда прибегают к другим способам.
Текстовый поиск состоит в отборе из всего массива документов тех, где встречается заданное слово. Пусть мы хотим найти все то же письмо, зная лишь название. В нужном поле набираем "разница между суммами единого и минимального налогов". СПС выстроит уже целый список, и если поиск организован правильно, вначале будут приведены документы с точно воспроизведенной фразой.
Поиск по классификаторам. Структуру классификатора формируют таким образом, что каждый документ или его часть соответствует определенному элементу - рубрике. Допустим, мы обратились к разделу "Упрощенная система налогообложения", а дальше - к подразделу "Минимальный налог". Среди найденных документов окажется письмо Минфина России от 30.09.2005 N 03-11-04/2/93.
Современные СПС позволяют применять любой вид поиска. Одним из ведущих поставщиков является компания "Гарант". Ее одноименная система вот уже 16 лет работает по всей России, обеспечивая пользователей актуальными сведениями, представленными в удобной форме. Объем информационного банка - более 2 млн. документов и комментариев к нормативным актам, еженедельное пополнение - около 8 тыс. документов.
Компания "Гарант", постоянно совершенствуя свою систему, предлагает новые возможности. Одна из ее последних версий - "Платформа F 1 Турбо".
Скорость поиска в новой версии возросла в 200 раз, то есть любой запрос обрабатывается практически мгновенно, будь то отдельное слово, словосочетание или целая фраза. В любом случае результат выдается практически мгновенно.
Исследования показывают, что чаще всего применяется текстовый поиск, поэтому его параметрам компания уделяет особое внимание. Помимо скорости добавлена функция морфологического анализа, благодаря чему программа отбирает документы с разными грамматическими формами исходных слов. Например, введя слово "налоги", пользователь получит документы, в которых оно встречается в любом числе и падеже, а на конструкцию "пособие на детей", ему будут предложены тексты, содержащие и "пособие на ребенка". Новая возможность значительно облегчает работу: результат определяется не формой запроса, а содержанием.
В системе ГАРАНТ предусмотрены два поля: "Слова в названии" и "Слова в тексте". Можно прибегать к сокращениям или общепринятым аббревиатурам: "упрощенка" и УСН воспринимаются точно так же, как упрощенная система налогообложения (в любых падежах). Так, чтобы отыскать письмо Минфина России от 13.09.2006 N 03-11-04/2/192 "О порядке включения в расходы стоимости основных средств при переходе на упрощенную систему налогообложения" в поле "Слова в названии" достаточно указать "переход на упрощенку".
Поле "Слова в тексте" поможет поиску, когда неизвестны реквизиты или требуется документ по конкретной теме. Допустим, если ввести "УСН", система выдаст список, в котором первую позицию займет Налоговый кодекс. Заметим, при просмотре он откроется на главе, посвященной упрощенной системе, а все варианты обозначения и написания будут выделены цветом (см. рисунок).
Платформа F 1 Турбо" позволяет работать не только с федеральными законами, кодексами и другими нормативно-правовыми актами, но и с комментариями и статьями. Так, введя в поле "Слова в тексте" фразу "учетная политика УСН", мы получим список публикаций на указанную тему ведущих бухгалтерских изданий.
Еще одно изменение - сортировка документов: первыми в списке стоят те, что наиболее точно отвечают запросу. Усовершенствован и внешний вид системы. Так, в карточке запроса (в режиме "Поиск по реквизитам") поля для контекстного поиска выделены вверху в отдельную группу.
Таким образом, новая версия "Платформа F 1 Турбо" системы ГАРАНТ позволяет получить необходимый материал, затрачивая минимум усилий.
42 Работа с документом в СПС Гарант.
При решении правовых вопросов особое значение приобретает умение выбирать оптимальные алгоритмы действия для поиска, выбора и анализа необходимых документов и разъяснительных материалов. В процессе реализации определенной задачи с помощью системы Гарант иногда возникает потребность в уточнении списка материалов, отвечающих поисковому запросу. Механизмы, реализованные в системе Гарант, позволяют максимально быстро и точно отобрать документы списка в соответствии с индивидуальными потребностями пользователя.
Основные инструменты, помогающие уточнить список, собраны на вкладке «Панель задач». Так, функция «Уточнить список» обеспечивает дополнительный поиск среди документов, уже представленных в списке, например нужного слова или словосочетания в их названиях или текстах. С помощью строки Базового поиска полученный список можно уточнить по виду правовой информации, осуществив отбор из всех документов только актов органов власти, судебной практики или комментариев.
Функция «Сортировать список» позволяет изменить последовательность расположения документов в списке. Так, можно выстроить документы по юридической силе, по дате издания или по дате последнего изменения. Следует отметить, что документы в списке, построенном с помощью Базового или контекстного поиска, сортируются автоматически по степени соответствия. В начале списка всегда будут документы, максимально точно раскрывающие тематику запроса. В списках, построенных иным образом, документы по умолчанию сортируются по юридической силе.
В разделе «Применить фильтры» собраны предустановленные в системе или созданные самостоятельно фильтры, позволяющие производить в списке быстрый отбор только нужных в данный момент документов. Чтобы применить фильтр к списку документов, открытому в основном окне системы, необходимо перейти на вкладку «Фильтры» и установить отметку напротив одного или нескольких фильтров. Документы, оставшиеся в списке после фильтрации, будут соответствовать одновременно всем условиям выбранных фильтров. Для создания собственного фильтра на панели инструментов вкладки «Фильтры» предусмотрена специальная кнопка «Создать новый фильтр». При ее нажатии откроется карточка, в которой следует указать условия, необходимые при отборе документов в процессе фильтрации. При сохранении фильтра раскроется окно «Мои документы (Сохранить как.)», в нем нужно указать собственное имя фильтра и внести в случае необходимости примечания к нему.
Многоуровневое представление списка документов в системе Гарант позволяет обращаться к нужной редакции документа и к тем его фрагментам, которые непосредственно отвечают заданной при поиске тематике. Первый уровень списка представляют названия документов, второй – заголовки нужных фрагментов в них, а третий – ссылки на редакции. Если документ соответствует выбранной тематике полностью и обладает только одной редакцией, он будет представлен одним уровнем. Документы, имеющие несколько уровней, обозначаются знаком «+» слева от названия.
С помощью кнопки «Синхронный просмотр» (внизу экрана), не выходя из списка, можно ознакомиться с текстом документа, аннотацией или справочной информацией к нему, а также со списками ссылающихся на него или упоминаемых в нем документов.
С учетом текущей задачи состав списка можно менять самостоятельно, удалив или добавив отдельные документы. Эти операции удобно выполнять с помощью команд контекстного меню («Копировать», «Вставить»), которое вызывается нажатием правой клавиши мыши в области списка. В специальном разделе командного меню «Анализ» также представлены функции для объединения, вычитания и пересечения списков с ранее сохраненным. При переходе к ним появляется диалоговое окно, предназначенное для выбора списка, который должен быть вычтен из текущего списка или с которым текущий список должен быть пересечен или объединен. Измененный список отмечается предупреждающим знаком.
Принципиально новой возможностью системы Гарант стало построение списка похожих документов к судебным решениям, разъясняющим письмам налоговых органов, а также к ответам, подготовленным экспертами службы Правового консалтинга Гарант. Эта функция позволяет подробно исследовать конкретную ситуацию. С ее помощью можно быстро ознакомиться с документами, близкими по своему содержанию и тематике к изучаемому. Чтобы построить для открытого документа список похожих материалов, нужно выбрать в нижней части основного окна вкладку «Похожие документы». Например, при изучении вопроса о регистрации общества с ограниченной ответственностью в связи с изменениями, внесенными Федеральным законом от 30.12.08 г. №312-ФЗ, знакомясь с консультацией экспертов службы Правового консалтинга Гарант, можно получить список документов, включающий более 10 материалов по рассматриваемому вопросу
Еще одной удобной функцией является построение списков взаимосвязанных документов. Она позволяет выявить все связи текущего документа с другими материалами системы и всесторонне исследовать интересующий пользователя правовой вопрос. Для построения списка документов, ссылающихся на изучаемую работу или на основе которых подготовлен материал, необходимо в разделе «Документ» Панели задач выбрать команды «Ссылка на документ» или «Ссылки из документа».
Таким образом, все рассмотренные возможности работы со списками документов, предоставляемые системой Гарант, обеспечат экономию времени и быстрое получение исчерпывающих ответов на вопросы[4].
