1 етап.Визначення мети створення бази даних. На цьому етапі потрібно визначити основні функції бази даних та інформацію, яка буде розміщатись у базі. База даних повинна відповідати вимогам тих, хто буде безпосередньо з нею працювати. Для цього потрібно визначити тематичні сфери, або просто теми, які повинна охоплювати база даних, звіти, які вона повинна видавати користувачеві на екран або принтер, проаналізувати форми, які в даний будуть використовуються для запису даних, порівняти створювану базу даних з аналогічними існуючими, добре спроектованими базами.
2 етап.Проектування таблиць, які повинна містити база даних. На цьому етапі потрібно попередньо розробити на папері структуру таблиці, яка повинна буде містити базу даних. При проектуванні таблиць, рекомендується керуватися наступними основними принципами:
ü інформація в таблиці не повинна дублюватися. Не повинно бути повторень даних і між таблицями. Коли певна інформація зберігається тільки в одній таблиці, то і змінювати її доведеться тільки в одному місці. Це робить роботу більш ефективною, а також виключає можливість розбіжності інформації, що зберігається у різних таблицях. Наприклад, в одній таблиці повинні міститися адреси і телефони клієнтів, в іншій демографічні дані клієнта тощо.
ü кожна таблиця повинна містити інформацію тільки за однією темою. Відомості на кожну тему обробляються значно легше і швидше, якщо дані, що в них зберігаються, розміщуються у незалежних таблицях. Наприклад, адреси і замовлення клієнтів зберігаються в різних таблицях, з тим, щоб при видаленні замовлення інформація про клієнта лишилася у базі даних.
3 етап.Визначення структури таблиць. Для цього потрібно визначитись з необхідними в таблиці полями. Кожна таблиця містить інформацію на окрему тему, а кожне поле в таблиці містить окремі відомості за темою таблиці. Наприклад, в таблиці з даними про клієнта, можуть міститися поля з назвою компанії, адресою, містом, країною і номером телефону.
При розробці полів для кожної таблиці необхідно пам'ятати, що:
– кожне поле повинно бути пов'язано з темою таблиці;
– не рекомендується включати до таблиці дані, які є результатом певного виразу або певних обчислень;
– в таблиці повинна бути присутня вся необхідна інформація;
– інформацію бажано дробити на найменші логічні одиниці (Наприклад, поля „Прізвище”, „Ім'я”, „По-батькові”, а не загальне поле „Ім'я”).
4 етап.Призначення ключів таблиць та створення потрібних індексів. На цьому етапі потрібно задати ключове поле. Для того, щоб СУБД Microsoft Access змогла зв'язати дані з різних таблиць, наприклад, дані про клієнта і його замовлення, кожна таблиця повинна містити поле або набір полів, які будуть задавати індивідуальне значення кожного запису в таблиці. Таке поле або набір полів, як відомо, називають основним ключем.
5 етап.Визначення зв’язків між таблицями. Після розподілу даних за таблицями і визначення ключових полів, необхідно вибрати схему для пов’язування даних у різних таблицях. Для цього потрібно визначити зв'язки між таблицями.
6 етап.Перевірка структури даних. Ще раз перегляньте структуру бази даних і виявіть можливі недоліки. Бажано це зробити на даному етапі, поки таблиці не заповнені даними.
7 етап.Завантаження даних. Якщо структура таблиць відповідає поставленим вимогам, то можна вводити всі дані. Введіть дані й створіть інші об'єкти бази даних. Потім можна створити будь-які запити, форми, звіти, макроси і модулі.
8 етап.Аналіз ефективності бази даних. В Microsoft Access існує два інструмента для удосконалення структури баз даних. За допомогою „Майстра таблиць” (меню „Сервіс” Ø „Аналіз” Ø „Таблиця”) досліджується таблиця, і при необхідності, пропонується нова структура і зв'язки. Аналізатор швидкодії (меню „Сервіс” Ø „Аналіз” Ø „Швидкодія”) аналізує усю базу даних, дає рекомендації щодо її удосконалення.
