Якщо структура бази даних продумана заздалегідь а зв’язки намічені, то створення реляційних відношень між таблицями виконується досить просто. Уся необхідна робота відбувається в спеціальному вікні „Схема даних” (рис. 11.17).
Рис. 11.17. Діалогові вікна „Схема даних” і „Додавання таблиці”
Вікно „Схема даних” відкривають кнопкою на панелі інструментів , або командою „Сервіс” Ø „Схема даних” (якщо в меню „Сервіс” не видно відповідного пункту, то необхідно відкрити розширену частину меню).
Для створення міжтабличних зв’язків за допомогою схеми даних, необхідно:
u Клацнути правою кнопкою миші на вільному просторі схеми даних і з контекстного меню вибрати команду „Додати таблицю”.
v В діалоговому вікні „Додавання таблиці” розкрити вкладку „Таблиці”, вибрати зі списку таблицю „Внесення добрив” і натиснути кнопку „Додати” (рис. 11.18)
Рис. 11.18. Діалогове вікно „Додавання таблиці”
Примітка. Якщо потрібно додати до схеми декілька таблиць, необхідно повторити цю операцію для кожної таблиці.
w Натиснути на кнопку „Закрити”, для закриття діалогового вікна „Додавання таблиці”.
x У даному випадку, зв’язок між таблицями Microsoft Access будує автоматично. Це відбувається тоді, коли дві таблиці мають однакові назви полів і узгоджені типи даних, причому, хоча б в одній із таблиць, це поле є ключовим.
Примітка. Узгодження типів даних означає, що якщо ключове поле має тип даних „Лічильник”, то відповідне йому поле в іншій таблиці повинно мати тип „Long Integer”.
Якщо потрібний зв’язок автоматично не створюється, то його можна створити двома іншими шляхами.
1 – й спосіб – графічний. Потрібно обрати в одній із таблиць поле, яке виступить у якості зв’язку, натиснути ліву кнопку миші, й перетягти поле в іншу таблицю.
Відпустити ліву кнопку миші необхідно перед полем таблиці, з якою встановлюється зв’язок (рис. 11.19).
Рис. 11.19. Вікно „Зміна зв’язків”
2 – й спосіб. За допомогою команди „Зв'язки” Ø „Змінити зв'язок” з головного меню MS Access. Ця команда з’являється в меню, коли відкривається вікно „Схема даних”.
y В діалоговому вікні „Зміна зв'язків” потрібно вибрати зі списків, назви полів для пов’язування.
Якщо відношення між таблицями „один до багатьох”, то ліворуч вибирається поле для головної таблиці, а праворуч для підпорядкованої таблиці.
Якщо відношення „один до одного”, то порядок таблиць значення не має. Якщо діалогове вікно „Зміна зв'язків” було відкрито після вибору з меню команди „Змінити зв'язок”, то попередньо потрібно визначити пов’язані таблиці, вибравши їх зі списків: головна таблиця зі списку „Таблиця/запит”, а підпорядкована – зі списку „Пов’язана таблиця/запит”.
z Далі, зазвичай, установлюють прапорець „Забезпечення цілісності даних” і один, або обидва прапорці: „каскадне обновлення пов'язаних полів”, „каскадне видалення пов'язаних записів”.
{ При необхідності можна змінити параметри об’єднання. Для цього потрібно натиснути на кнопку „Поєднання” і вибрати один із перемикачів (рис. 11.20)
■ Поєднання тільки тих записів, у яких співпадають пов’язані поля.
■ Поєднання всіх записів з < ім’я першої таблиці > і тільки тих записів з < ім’я другої таблиці >, у яких пов’язані поля співпадають.
■ Поєднання всіх записів з < ім’я другої таблиці > і тільки тих записів з < ім’я першої таблиці >, у яких пов’язані поля співпадають.
За умовчання, встановлюється перемикач 1. Натиснути кнопку „ОК”.
| при необхідності створення нового зв’язку, можна скористатися пунктом „Створити новий” і у вікні „Створити новий” ввести імена пов’язаних таблиць та імена полів, які використовуються для зв’язку.
} Після встановлення всіх зв’язків натиснути на кнопку „ОК” у вікні „Зміна зв'язків”.
~ Закрити вікно „Схема даних”, натиснувши на кнопку „Закрити” у правому верхньому куті вікна.
Сконструйована схема даних широко використовується під час роботи із запитами, формами й звітами. Після конструювання таблиць, введення записів до них і створення схеми даних із записами кожної таблиці можна виконувати різноманітні операції: відсортувати записи в таблицях, відібрати з таблиць записи за заданими користувачем критеріями тощо. При роботі з однотабличною базою даних ці операції аналогічні операціям у табличному процесорі Місrosoft Ехсеl.
Утворюваний міжтабличний зв'язок відображується у вікні „Схема даних” у вигляді лінії, що поєднує два поля різних таблиць. При цьому одна з таблиць вважається головною, а інша пов’язаною. Головна таблиця – це таблиця, яка бере участь у зв’язку своїм ключовим полем (назва цього поля на схемі даних відображується напівжирним шрифтом).
Головним призначенням міжтабличних зв’язків є:
ü по-перше, забезпечення цілісності даних;
ü по-друге, – автоматизація задач обслуговування бази.
Міжтабличний зв'язок дозволяє:
c або виключити можливість видалення або зміни даних у ключовому полі головної таблиці, якщо із цим полем пов’язані будь-які поля пов’язаних таблиць;
c або зробити так, що при видаленні (або зміні) даних у ключовому полі головної таблиці автоматично (і абсолютно коректно) відбудеться видалення або зміна відповідних даних у полях пов’язаних таблиць.
, або командою „Сервіс” Ø „Схема даних” (якщо в меню „Сервіс” не видно відповідного пункту, то необхідно відкрити розширену частину меню).
Відпустити ліву кнопку миші необхідно перед полем таблиці, з якою встановлюється зв’язок (рис. 11.19).