Работа с отчетами

Отчеты – гибкое средство для организации данных при выводе на печать. Отчеты могут создаваться на основе таблиц, запросов.

Создание отчета с помощью мастера

- в окне БД выберите вкладку Отчеты → «Создание отчета с помощью мастера»;

- в появившемся окне выберите поля из таблиц, которые нужно включить в отчет →Далее;

- задайте уровни группировки данных (например в нашей БД при создании отчета о продажах книг можно сгруппировать книги по дате – будут отображаться итоговые показатели за каждый день) →Далее;

- если выбран мастер отчетов, мастер диаграмм или наклеек, выполняйте инструкции мастера, выводящиеся в окне диалога. Если выбран один из мастеров автоотчетов, отчет создается автоматически.

Если созданный мастером отчет не полностью вас удовлетворяет, измените его в режиме конструктора.

Создание отчета без помощи мастера

- в окне БД выберите вкладку Отчеты;

- нажмите кнопку ;

- в диалоговом окне «Новый отчет» выберите «Конструктор»;

- выберите имя таблицы или запроса, содержащие данные, по которым строится отчет →ОК;

- новый отчет будет открыт в окне отчета в режиме конструктора.

Создание отчета с помощью автоотчета

Автоотчет является средством создания отчета, в котором выводятся все поля и записи из базовой таблицы или запроса.

- в окне БД выберите вкладку Отчеты → Создать;

- в диалоговом окне «Новый отчет» выберите одного из следующих мастеров:

1.Автоотчет в столбец - каждое поле образует отдельную строку с заголовком слева;

2. Автоотчет ленточный - поля каждой записи образуют отдельную строку. Заголовки печатаются сверху на каждой странице;

- выберите имя таблицы или запроса, содержащие данные, по которым строится отчет →ОК.

Создание итогового отчета с группировкой данных

- в окне БД выберите вкладку Отчеты;

- нажмите кнопку Создать;

- в диалоговом окне «Новый отчет» выберите «Мастер отчетов» и выберите имя таблицы или запроса, содержащие данные, по которым строится отчет →ОК;

- выберите поля для отчета → Далее;

- укажите поле, по которому будет производиться группировка данных →Далее;

- задайте сортируемые поля, если это необходимо;

- нажмите кнопку «Итоги»;

- выберите поле для подсчета итоговых значений для группировки →ОК→Далее;

- укажите вид и ориентацию отчета →Далее;

- задайте стиль отчета;

- присвойте имя отчету →Готово.

Сортировка записей в готовом отчете

В отчетах можно сортировать данные по полям или выражениям.

- в режиме конструктора отчета нажмите кнопку на панели инструментов, открывающую окно Сортировка и группировка (или Вид → Сортировка и группировка);

- в первой строке бланка выберите в ячейке столбца «Поле/выражение» имя поля или введите выражение;

- поле или выражение, указанное в первой строке, определяет первый (основной) уровень сортировки, вторая строка бланка – второй уровень сортировки и так далее;

- при заполнении ячейки столбца «Поле/выражение» в ячейку столбца «Порядок сортировки» автоматически вводится значение «По возрастанию»;

- для изменения порядка сортировки выберите «По убыванию» в ячейке «Порядок сортировки».

Предварительный просмотр отчета

Режим предварительного просмотра отчета (кнопка на панели инструментов) позволяет увидеть отчет таким, как он будет выглядеть на бумаге.

Перед тем как использовать созданный отчет, полезно проверить «Параметры страницы» (ориентацию страницы, размеры полей и др.: Файл → Макет страницы).

Создание наклеек

- в окне базы данных выберите вкладку Отчеты;

- нажмите кнопку Создать;

- в диалоговом окне «Новый отчет» выберите мастер по созданию почтовых наклеек;

- выберите имя таблицы или запроса, содержащие данные для наклеек;

- нажмите кнопку ОК;

- выполняйте инструкции, выводящиеся в окне диалога мастера.

В отчете наклейки создаются почтовые наклейки, размещенные по три в ряд.