Система управления базами данных Access

Сама по себе база данных является хранилищем данных. Для того, чтобы извлечь нужную информацию из базы данных или внести новые сведения необходимо специальное программное обеспечение, которое называется Системой Управления Базами Данных (СУБД).

СУБД представляет собой программу, которая позволяет создать новую базу данных, открыть существующую, просмотреть записи, выбрать необходимую информацию по условию, удалить запись и т. д. Управление производится с помощью меню или специальных команд в командном окне. С помощью специальных средств, предоставляемых СУБД, можно создать свою программу, которая будет автоматически осуществлять определенные операции с конкретной базой данных.

Все СУБД хранят базу данных в файлах своего формата. Чтобы это подчеркнуть, используются специальные расширения файла. Поэтому, база данных, созданная с помощью одной СУБД, может не работать с другой. Далее в таблице приведены расширения файлов, созданных различными СУБД.

Программа Microsoft Access – одна из наиболее распространенных в нашей стране систем управления базами данных (файл базы данных имеет расширение .mdb).

В нашей стране также распространены системы управления базами данных: Visual FoxPro, Clipper, Paradox, Oracle, Microsoft SQL Server. Эти системы имеют англоязычный интерфейс, и одно из основных преимуществ Microsoft Access – это интерфейс с пользователем на русском языке.

Введем основные определения объектов базы данных:

Таблицы – информация в базе данных хранится в виде таблиц (таблица – это совокупность данных, упорядоченных по строкам и столбцам);

Запросы – при помощи запросов можно выбирать нужные данные из таблиц (например, у Вас в таблице хранятся сведения по клиентам за все время работы Вашей фирмы, а Вы хотите отобрать новых клиентов за последние два месяца, то можно на основе таблицы клиенты построить нужный запрос);

Формы – позволяют отображать данные, содержащиеся в таблицах или запросах в удобном для восприятия виде;

Отчеты – предназначены для распечатки данных, содержащихся в таблицах и запросах в красиво оформленном виде;

Макросы и модули – программы на языке Visual Basic for Application позволяющие автоматизировать повторяющиеся операции.

Элементы управления – это объекты, предназначенные для отображения или управления данными в формах или отчетах (например элемент «поле» в форме или отчете может отображать строку из таблицы, кнопка «Новая запись» добавляет новую строку в таблицу). Некоторые элементы управления предназначены для оформления – это различные линии и надписи.

Почти для каждого объекта в Access существуют «Мастера», которые на основе готовых шаблонов (заготовок) создают нужный элемент. Использование «Мастеров» существенно сокращает срок разработки базы данных и освобождает пользователя от рутинной работы. Однако объект, созданный с помощью «Мастера» редко удовлетворяет пользователя, и его приходится дорабатывать «вручную».

В этом пособии мы не будем подробно рассматривать работу с «Мастерами», поскольку они имеют интуитивно понятный пользователю интерфейс и просты в использовании.

Для запуска Access необходимо выполнить Пуск → Программы → Microsoft Access.

Работа с таблицами

Таблицы – основа любой БД. Именно в таблицах хранится информация. Все остальные элементы БД предназначены для работы с этой информацией. В БД столбцы таблицы – поля, строки – записи, ячейки – поля записей.

После создания БД нужно определить, какие данные мы хотим хранить, в каких таблицах они будут храниться, какой тип данных использовать для того или иного поля.

При создании таблицы нужно не забывать, что мы не вносим данные в таблицу, а только задаем поля (столбцы) и типы данных для столбцов (определяем, какая информация может содержаться в поле – только текст, только цифры, и т.д.).

Создать таблицу можно несколькими способами:

- путем ввода данных,

- с помощью мастера,

- в режиме конструктора.

Создание таблицы в режиме конструктора:

- в окне БД выберите вкладку Таблицы → «Создание таблицы в режиме конструктора»;