Задание 2. Создание нового поля с использованием подстановки значений из другой таблицы.

Создайте в таблице Сотрудникистолбец Название Отдела, где для каждого сотрудника будет указываться название отдела, в котором он работает. Используйте Столбец Подстановок. Столбец подстановок используется в тех случаях, когда необходимо создать поле с повторяющимися значениями, чтобы все значения были введены одинаково. Тогда при заполнении таблицы значения полей можно будет заносить не с помощью ручного ввода, а путем выбора из списка. Для подстановки можно использовать столбец из ранее созданной таблицы.

1. Откройте таблицу Сотрудники.

2. Выберите Режим конструктора.

3. В пустой строке щелкните в столбце Тип поля. (Имя поля вводить в этом случае необязательно). На вкладке Конструкторв группе команд Сервисвыберете Столбец подстановок.Создайте новое поле, следуя шагам:

3.1. Определение Источника данных. Мастер предлагает два варианта источника данных. Выберите первый: Объект «столбец подстановки»будет использовать значения из таблицы или запроса. Перейдите на следующий шаг, нажав кнопку Далее(Рис. 3);

3.2. Выбор источника данных. В базе данных создана еще одна таблица «Структура МНТ». Выберите ее в качестве источника данных.

4. Перейдите на следующий шаг, нажав кнопку Далее:

4.1. Выберете столбец подстановок;

4.2. Перенесите имя столбца Название Отделаиз левого списка в правый;

4.3. Перейдите на следующий шаг, нажав кнопку Далее.

Четвертый и пятый шаги не требуют пояснений и исправлений. Работа с мастером заканчивается щелчком на кнопке Готово.

Рис. 3. Создание подстановок

5. После завершения работы мастера просмотрите, как изменилась структура таблицы «Сотрудники». В ней появилось поле Название отдела.

6. Перейдите в режим таблицы и заполните новое поле, выбирая из списка для каждого сотрудника его место работы (Рис. 4). После ввода данных закройте таблицу.

Рис. 4. Заполнение поля «Название отдела»

Задание 3. Создание нового поля с фиксированным набором значений.

Как правило, на предприятии существует фиксированный список должностей. Среда баз данных позволяет создать поле с фиксированным набором значений. В таблице «Сотрудники»создайте поле Должностьс фиксированным набором значений, используя Столбец подстановок.

1. Откройте таблицу «Сотрудники»в режиме Конструктора.

2. В столбце Тип поляв пустой строке в списке выберите пункт Столбец подстановок.

3. На первом шаге работы установите переключатель «Будет введен фиксированный набор значений».

4. На втором шаге задайте число столбцов (1) и введите названия должностей: директор, замдиректора, секретарь, гл. бухгалтер, бухгалтер, менеджер, маркетолог, консультант, преподаватель, специалист (Рис.5).

5. На третьем шаге введите имя таблицы: Должность.

6. Завершите работу мастера щелчком на кнопке Готово.

7. Просмотрите, как изменилась структура таблицы. Щелкните на вкладке Свойство поля - Подстановка. Вы увидите, что в строке Источник строкпоявился список должностей, записанных в кавычках и разделенных точкой с запятой.

Рис. 5. Окно «Создание подстановки фиксированный набор значений»

8. Перейдите в режим таблицы и заполните созданное поле (рис 6).

Рис. 6. Заполнение поля «Должность»