Основной целью своей деятельности «СладКо» ставит обеспечение потребителя качественными товарами по доступным ценам.
Целью торговой компании является расширение бизнеса и достижение конкурентных преимуществ перед компаниями подобного типа.
Для достижения этих целей необходимо:
повышение прибыли за счет увеличения объемов продаж или сокращения расходов;
повышение контроля над выполняемыми операциями;
изучение и максимальное удовлетворение потребностей покупателей;
управление финансами;
планирование и анализ финансово-хозяйственной деятельности и т.д.
2. Цели автоматизации компании.
Функции, которые необходимо автоматизировать для решения проблемы компании:
Бухгалтерские функции – ведение бухгалтерского учета (фиксация, сбор и обработка информации); формирование бухгалтерской отчетности; предоставление бухгалтерской отчетности в сроки и адреса, предусмотренные законодательством.
Функции по работе с персоналом – контроль соблюдения порядка документооборота; составление и корректировка штатного расписания (проекты, штатная расстановка, хранение архивов); прием на работу (учет вакансий, анкетные данные сотрудников, личные карточки, приказы); книга приказов по кадрам, формирование и регистрация текущих приказов (движение по службе, учет командировок, отпусков и пр.).
3. Способ автоматизации компании.
В 2004 году в торговой компании «СладКо» были установлены кассы, компьютеры (AMD Athlon), проложены сети и самостоятельно разработана система ведения бухгалтерского учета, которая автоматизирует следующие функции: операции по банку и кассе; взаиморасчеты с организациями, дебиторам и кредиторами; расчеты по зарплате; расчеты с бюджетом; учет товаров.
В 2004 году была самостоятельно разработана система ведения товарного учета, которая автоматизирует: ведение учета складских запасов и их движения; оформление счетов поставщикам; формирование необходимых первичных документов.
По мере развития компании разработанные системы устанавливались в новых открываемых магазинах. Поддержка систем ведения бухгалтерского и товарного учета в настоящее время осуществляется департаментом информационных технологий компании. Кроме того, в каждом магазине есть системный администратор для поддержки работоспособности системы.
На данный момент в компании существует способ автоматизации по участкам.
Разработанные компанией системы на данный момент не удовлетворяют предъявляемым требованиям своей функциональностью и скоростью обработки данных, поэтому необходимы расширение функциональных возможностей информационной системы компании и увеличение скорости обработки информации.
Для данной конкретной компании подходит комплексная автоматизация.
Преимущества комплексной автоматизации:
Обеспечение данными о деятельности любого сотрудника компании в реальном времени в любом разрезе (то есть развернутого управленческого учета).
Значительное повышение эффективности работы компании, ее прозрачности, а также рост финансовой и производственной дисциплины работников.
Составление бухгалтерской и управленческой отчетности на основе одной и той же первичной информации.
Встроенные функции контроля за учётными операциями.
Недостатки комплексной автоматизации:
Необходимость в реорганизации большинства бизнес-процессов.
Высокая стоимость внедрения.
Длительные сроки внедрения.
4. Ограничения, которые необходимо учитывать при выборе стратегии автоматизации компании.
В центральном офисе компании в результате анализа сложившихся проблем было решено внедрить необходимые информационные технологии и установлен срок автоматизации до начала 2007 года с бюджетом $400000.
Следовательно, величина инвестиций, которые компания способна сделать в развитие автоматизации составляет $400000, а временные ограничения – 3 года, до 2007 года.
Возможные ограничения, связанные с влиянием человеческого фактора: отношение персонала компании к автоматизации; новые процедуры работы, которые могут потребоваться после автоматизации; увеличение нагрузки на персонал в первое время работы ИС; необходимость обучения персонала; прием дополнительного персонала после автоматизации; перестановки персонала после автоматизации.
Возможные технические ограничения: низкая скоростью обработки данных; нет единого сервера по приему, консолидации и обработки информации; все компьютеры должны поддерживать данную программу автоматизации.
5. Внутренняя ситуация в компании.
Схема «Организационная структура компании».
Управление магазинами сети осуществляется центральным офисом.
Функции ИТ-службы компании: разработка, поддержка систем ведения бухгалтерского и товарного учета в настоящее время осуществляется департаментом информационных технологий компании. Кроме того, в каждом магазине есть системный администратор для поддержки работоспособности системы.
Таблица «Существующие в компании ИС».
№ п/п
Наименование системы
Разработчик
Автоматизируемые функции
Год установки системы
Система ведения бухгалтерского учета
Торговая компания «СладКо»
Операции по банку и кассе; взаиморасчеты с организациями, дебитором и кредиторами; расчеты по зарплате; расчеты с бюджетом; учет товаров.
Система ведения товарного учета
Торговая компания «СладКо»
Ведение учета складских запасов и их движения; оформление счетов поставщикам; формирование необходимых первичных документов.
ИС которые необходимо внедрить: "1С:Комплексная автоматизация 8" и "1С:Предприятие 8. Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)".
6.1. "1С:Комплексная автоматизация 8".
"1С:Комплексная автоматизация 8" – прикладное решение, решающее задачи комплексной автоматизации управления и учета для широкого круга коммерческих предприятий.
В единой информационной базе ведется управленческий, бухгалтерский и налоговый учет как одной, так и нескольких организаций. Это существенно снижает трудоемкость ведения учета за счет использования общих массивов информации. Управленческий учет по предприятию может вестись в любой выбранной валюте, бухгалтерский и налоговый учет ведется в национальной валюте. Регламентированная отчетность для каждой организации формируется раздельно.
Прикладное решение "1С:Комплексная автоматизация 8" позволяет организовать на предприятии единую информационную систему, охватывающую основные задачи управления и учета:
· управление продажами, запасами и закупками;
· управление отношениями с клиентами (CRM);
· ценообразование;
· оперативное ресурсное планирование;
· управление денежными средствами и взаиморасчетами;
· упрощенный производственный учет;
· управление основными средствами и оборудованием;
· бухгалтерский и налоговый учет, регламентированная отчетность;
· расчет зарплаты и управление персоналом;
· мониторинг и анализ эффективности для руководителей.
Прикладное решение "1С:Комплексная автоматизация 8" создано на технологической платформе "1С:Предприятие 8", которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений.
Перечень основных функциональных возможностей "1С:Комплексная автоматизация 8".
В прикладное решение "1С:Комплексная автоматизация 8" включены наиболее востребованные функции - с учетом реальных потребностей широкого круга организаций.
1. Управление продажами, запасами и закупками.
Прикладное решение позволяет автоматизировать задачи учета, контроля, анализа и управления на предприятиях, которые ведут оптовую, розничную, комиссионную торговлю (включая субкомиссию), осуществляют прием товаров на комиссию, продажу в кредит, торговлю по заказам.
Программа обеспечивает решение следующих задач:
· планирование продаж и закупок;
· управление поставками и запасами;
· управление взаиморасчетами с контрагентами.
Функционал управления заказами позволяет оптимальным образом размещать заказы покупателей и отражать их в планах подразделений в соответствии с принятой в компании стратегией исполнения заказов и схемами работы (работа со склада, под заказ). При регистрации заказа необходимые товары будут автоматически зарезервированы на складах предприятия, а при отсутствии нужного количества товаров - может быть сформирован заказ поставщику.
Для розничной торговли поддерживаются технологии работы как с автоматизированными, так и не автоматизированными торговыми точками. Автоматизировано отражение возвратов товаров (от покупателя, поставщику). Ведется учет возвратной многооборотной тары как особого вида товарно-материальных ценностей.
2. Управление отношениями с клиентами (CRM).
Управление отношениями с клиентами является неотъемлемой функциональной областью современной комплексной информационной системы предприятия. В прикладном решении реализован основной функционал, обеспечивающий персонифицированный подход в отношении каждого контрагента - покупателя, поставщика, смежника и др.
· регистрация и хранение информации о контрагентах, истории взаимодействия;
· оповещение о событиях и запланированных действиях;
· анализ и планирование контактов и сделок;
· интегрированный анализ отношений с клиентами;
· оценка эффективности рекламных и маркетинговых акций.
3. Ценообразование.
Развитые механизмы ценообразования позволяют предприятию определять и реализовывать ценовую политику в соответствии с имеющимися аналитическими данными о спросе и предложении на рынке и себестоимостью реализуемой продукции. В прикладном решении реализованы следующие возможности:
· построение различных схем формирования цен и скидок;
· контроль за соблюдением сотрудниками установленной ценовой политики;
· сопоставление отпускных цен предприятия с ценами поставщиков и конкурентов;
· учет накопительных скидок по дисконтным картам.
4. Оперативное ресурсное планирование.
Программа предусматривает планирование по следующим направлениям деятельности: продажи, производство, закупки. На основании планов продаж, производства и закупок составляются планы для отдельных участков деятельности и отдельных объектов планирования.
Состав плана может быть детализирован в рамках основного периода плана - на год, полугодие, квартал, месяц, декаду, неделю, день. Каждая позиция плана может быть детализирована по контрагентам, договорам и заказам.
Для ускорения процесса подготовки планов предусмотрен специальный инструмент - "Помощник планирования".
5. Управление денежными средствами и взаиморасчетами.
"1С:Комплексная автоматизация 8" позволяет организовать:
· оперативный учет и контроль движения денежных средств предприятия на расчетных счетах и в кассах;
· оперативное планирование поступлений и расходов денежных средств - платежный календарь.
Платежный календарь представляет собой совокупность заявок на расходование денежных средств и планируемых денежных поступлений. При составлении платежного календаря автоматически проверяется его выполнимость (достаточность денежных средств на счетах и в кассах предприятия).
Предусмотрена возможность учета денежных расчетов в иностранных валютах. Обеспечивается взаимодействие со специализированными банковскими программами типа "Клиент-банк".
Функционал управления взаиморасчетами с контрагентами охватывает полный цикл операций по взаимодействию с деловыми партнерами от момента возникновения обязательств по договорам до их выполнения. Программа позволяет анализировать изменение задолженности во времени, поддерживает методики учета задолженностей в различных разрезах: по договорам, заказам, счетам.
6. Производственный учет.
В "1С:Комплексной автоматизации 8" поддерживается "упрощенный" учет производства, которые позволяет без использования сложных механизмов (в частности - сложных алгоритмов распределения затрат, посменного планирования, определения лимитов отпуска материалов и пр.) обеспечить учет производственных процессов - от момента передачи материалов в производство до выпуска готовой продукции.
Прикладное решение предоставляет следующие возможности:
· ведение массивов нормативно-справочной информации, необходимых для учета готовой продукции;
· планирование и учет выпуска готовой продукции;
· учет сырья, материалов, полуфабрикатов и готовой продукции;
· учет брака;
· учет спецодежды и спецоснастки;
· учет и анализ производственных затрат, расчет плановой и фактической себестоимости.
7. Управление основными средствами.
В программе предусмотрен учет следующих видов долгосрочных активов:
· оборудование, поступившее на предприятие и не переданное в эксплуатацию;
· оборудование, переданное в монтаж;
· объекты строительства;
· основные средства.
· Поддерживается широкий спектр способов расчета амортизации.
8. Бухгалтерский и налоговый учет.
Приложение обеспечивает ведение учета и подготовку регламентированной отчетности в соответствии с российским законодательством.
Автоматизирован учет по всем участкам:
· учет банковских и кассовых операций;
· учет расчетов с контрагентами, персоналом, бюджетом;
· учет материалов, товаров, продукции;
· учет затрат и расчет себестоимости;
· учет основных средств и нематериальных активов;
· учет торговых операций, в том числе в розничной и комиссионной торговле.
Поддерживается налоговый учет по общему и упрощенному режимам налогообложения, а также с применением ЕНВД по отдельным видам деятельности. Для возможности сопоставления данных бухгалтерского и налогового учета методики учета и механизмы хранения информации максимально приближены друг к другу. Ведение налогового учета по налогу на добавленную стоимость реализовано в соответствии с нормами главы 21 Налогового кодекса РФ, в том числе в условиях применения ставки НДС 0 %.
На основе данных бухгалтерского и налогового учета формируется регламентированная отчетность.
9. Расчет зарплаты и управление персоналом.
Программа предназначена для поддержки кадровой политики компании и автоматизации расчетов с персоналом:
· расчет заработной платы;
· автоматический расчет начислений, удержаний, налогов и взносов с ФОТ;
· отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия;
· управление денежными расчетами с персоналом, включая депонирование;
· кадровый учет и анализ кадрового состава;
· автоматизация кадрового делопроизводства;
· планирование потребностей в персонале;
· планирование занятости и графика отпусков работников;
· управление финансовой мотивацией персонала.
10. Мониторинг и анализ эффективности для руководителей.
"Монитор эффективности" позволяет руководителю охватить "весь бизнес одним взглядом" - с помощью ключевых показателей, которые рассчитываются на основе оперативной информации. В состав прикладного решения включен набор из 50-ти "преднастроенных" показателей эффективности. Возможна быстрая разработка новых показателей.
Основные возможности "Монитора эффективности":
· план-фактный анализ ключевых показателей;
· отслеживание динамики показателей;
· возможность уточнения информации;
· представление информации в наглядной и удобной форме.
"Монитор эффективности" по сути является основной "точкой входа" в информационную систему предприятия для владельцев бизнеса и руководителей высшего уровня.
