Форма – это электронный аналог бумажного бланка, предназначенный для просмотра и редактирования данных.
Преимущества использования форм.
1 Данные представлены в более удобном и привычном для пользователя виде. Например, формы могут имитировать реальные документы
2 Формы позволяют организовать работу с одними полями таблицы и не показывать другие поля. Что обеспечивает защиту данных. Можно запретить пользователю из0менять данные.
3 Поля таблицы могут быть представлены в виде раскрывающегося списка, группы радиокнопок, флажка и т.д.. Что сделает редактирование данных более удобным и сократит количество ошибок.
4 На форме можно разместить элементы управления. Например, кнопки листания записей, печати, фильтрации.
5 На форме могут быть представлены данные из нескольких таблиц.
Access позволяет создавать формы в нескольких режимах:
- Конструктор
- Мастер форм
- Автоформа: в столбец
- Автоформа: ленточная
- Автоформа: табличная
- Диаграмма
- Сводная таблица
Конструктор. Форма создается вручную. Пользователь может разместить на ней любые компоненты. Поля таблицы могут быть представлены раскрывающимися списками, радиокнопками, счетчиками и т.д.
Мастер форм. Позволяет выбрать поля из одной или нескольких таблиц, их расположение, цвет формы Поля будут представлены прямоугольными областями редактирования.
Автоформы - самый простой вид форм. Поля таблицы тоже представляются прямоугольными областями. Автоформы в столбце, ленточная, табличная различаются расположением полей.
Диаграмма. Данные из таблиц представлены в виде диаграммы
Сводная таблица формируется на основе других таблиц.
Отчеты служат для вывода данных на бумагу с использованием средств форматирования и дополнительной обработки данных (например, включение в документ итогов). Эти данные представляются в отчете в виде готового документа, в котором они структурированы определенным образом в соответствии с требованиями пользователя. Создание отчета во многом похоже на создание формы. Отчет создается на вкладке отчеты с помощью кнопкиСоздать. В диалоговом окне НОВЫЙ ОТЧЕТ следует указать таблицу или запрос, используемые в качестве основы для построения отчета, режим создания отчета и нажать кнопкуОК. Как и в случае формы, отчет можно создавать с помощью Автоотчета (ленточного или в столбец),Мастера отчетов и режима Конструктор.
Для создания отчета с помощью Мастера отчетов необходимо в диалоговом окне НОВЫЙ ОТЧЕТвыбрать в качестве источника таблицу или запрос и режим Мастер отчетов. На первом шаге требуется указать все поля аналогично тому, как это делалось в Мастере форм. На втором шаге (после нажатия кнопки Далее) следует из списка выбрать поле и щелкнуть по кнопке [>] для добавления уровня группировки. По этому полю будут группироваться данные для подсчета частных итогов (если не требуется подсчитывать частные или общие итоги, этот шаг следует пропустить, нажав кнопку Далее).
На третьем шаге в раскрывающемся списке можно выбрать поле, по которому данные будут отсортированы. Нажатие кнопки [А-Я] возле поля позволит выбрать порядок сортировки (по возрастанию или по убыванию). Если на втором шаге Мастера отчетов данные были сгруппированы, то на третьем шаге в диалоговом окне будет отображена кнопкаИтоги. После нажатия этой кнопки в появившемся диалоговом окне ИТОГИ можно указать поля с числовыми данными, по которым будут суммироваться данные, определяться среднее, минимальное или максимальное значение поля.
На четвертом шаге необходимо выбрать макет отчета и указать ориентацию отчета (например, макет — ступенчатый, а ориентацию — книжную). Слева в окне будет отображен образец выбранного макета.
На пятом шаге следует выбрать стиль оформления отчета (например, выделенный), а на последнем, шестом, шаге указать имя отчета. После нажатия кнопкиГотово созданный отчет будет выведен на экран в Режиме предварительного просмотра.
Созданный отчет можно изменить в режиме Конструктор аналогично тому, как это осуществляется для форм. Помимо областей, которые могут содержать формы, отчет, созданный с помощьюМастера отчетов, также может иметь следующие области:
· ВЕРХНИЙ КОЛОНТИТУЛ — содержит «шапку» документа, состоящую из надписей полей. Отображается вверху каждой страницы отчета;
· ЗАГОЛОВОК ГРУППЫ — включает поле, по которому группировались данные. Отображается над каждой группой данных;
· ПРИМЕЧАНИЕ ГРУППЫ — содержит подсчитанные частные итоги по группам;
· НИЖНИЙ КОЛОНТИТУЛ — включает дополнительные сведения для отчета. Отображается внизу каждой страницы отчета;
· ПРИМЕЧАНИЕ ОТЧЕТА — содержит общие итоги по отчету. Располагается в конце отчета на последней странице.
