Порядок выполнения работы

MS Access: Создание, редактирование и просмотр базы данных (БД).

В работе предлагается создать БД с именем <имя БД>, содержащую три таблицы таб1, таб2, таб3. При практическом выполнении работы имя <имя БД> должно быть заменено уникальным именем.

Порядок выполнения работы

1. Запустить MS Access.

2. Создание новой БД.

- выбрать Новая БД, Ок

- задать папку для хранения и уникальное имя <имя БД>

3. Создание таблицы таб1 .

3.1. Создание структуры таблицы
- выбрать вкладку Таблицы, Создать, Конструктор
- сформировать структуру

- для поля Код товара дополнительно установить параметры:
Обязательное поле: Да
Индексное поле: Да (совпадения не допускаются)
Ключевое поле.
– сохранить и закрыть таблицу с именем таб1 .

3.2. Ввод данных.

- открыть таблицу таб1 в режиме Таблица

- - ввести данные

- сохранить и закрыть таблицу таб1 .

4. Создание таблицы таб3 .
- аналогично предыдущему пункту создать таблицу таб3 с параметрами

- для поля Код клиента установить параметры, аналогичные полю Код товара

- ввести данные в таблицу таб3

- сохранить и закрыть таблицу.

5. Создание таблицы таб2 .

- создать таблицу со структурой

- для поля Номер счета задать
Индексное поле: Да (совпадения не допускаются)
Ключевое поле.
- для полей Код товара, Код клиента задать
Обязательное поле: Да
- для поля Дата продажи установить короткий формат даты (дд.мм.гг)
- сохранить структуру и ввести данные

- сохранить и закрыть таблицу.

6. Редактирование таблиц.

Перед редактированием структуры таблицы выполните резервное копирование. После удачного редактирования основной таблицы резервную копию можно удалить.

Отредактируйте указанные ниже элементы, выполняя сохранение после каждого изменения.

- изменить размер поля Наименование в таб1 на 30,

- заменить в таб3 имя поля Имя на имя Фирма

- отредактировать таб2:

1) изменить имя поля Дата продажи на имя Дата заказа,

2) изменить порядок полей в структуре на
Номер счета Дата заказа Код клиента Код товара Объем Примечание

3) сохранить изменения и закрыть таблицы.

7. Создание поля с вводом значений из фиксированного списка.

Поле Примечание таблицы <таб2> содержит одно из двух возможных значений: нал (наличный расчет), б/нал (безналичный расчет). В связи с этим создадим для этого поля фиксированный список из которого будем выбирать вводимое значение.

- открыть таб2 в режиме Конструктора.

- щелкнув в колонке Тип данных поля Примечание, выбрать Мастер подстановок,

- установить переключатель "будет введен фиксированный набор".

- ввести список (нал, б/нал), используя для перехода к новому элементу мышь или "стрелку вниз",

- не меняя имени поля, завершить формирование списка,

- сохранить изменения и

- в режиме Таблица ввести новые записи для проверки действия фиксированного списка.

- сохранить и закрыть таблицу

8. Создание полей подстановки.

Часто требуется заполнять некоторое поле значениями из аналогичного (как правило, имеющего такое же имя) поля другой таблицы. В этом случае формируется так называемый столбец подстановки, который и содержит эти значения.

8.1. Создание связей между таблицами.

При совместной обработке данных нескольких таблиц необходимо установить связи между ними. Такая связь, как правило, устанавливается между одноименными полями первичной таблицы и связанной таблицы. Связываемое поле первичной таблицы называется ключом (первичным), а поле связанной таблицы - внешним ключом, т.е. ключом внешней таблицы.

Установить связь между таблицами таб1, таб2, таб3:

- закрыть связываемые таблицы, если они открыты,

- щелкнуть кн. Схема данных (или меню: Сервис Схема данных),

- в окне Добавить таблицу добавить указанные таблицы,

- установить связи между полями Код товара таб1 и таб2, включив флажок "Целостность БД"

- установить связи между полями Код клиента таб3 и таб2 включив флажок "Целостность БД"

- сохранить макет связей, вызвав правой кнопкой контекстное меню и элемент Сохранить макет

- закрыть окно Схема данных.

8.2. Редактирование структуры таблицы таб2 (создание полей подстановки).

В таблице таб2 поля Код товара и Код клиента удобнее заполнять значениями из соответствующих связанных таблиц.

Создание поля подстановки для таблиц таб1 и таб2

- открыть таб2 в режиме Конструктора

- для поля Код товара выбрать тип данных: Мастер подстановок

В окне Мастер подстановок(каждый шаг завершается кнопкой Далее)

- установить переключатель "Столбец подстановки использует значения из таблицы / запроса",

- выбрать таблицу-источник для столбца подстановки: таб1,

Далее необходимо выбрать в таб1 поле (поля), которое используется в качестве столбца подстановки при заполнении поля Код товара в таб2. По структуре таб2 туда записывается Код товара, однако запоминать коды достаточно трудно. Желательно, чтобы при заполнении этого поля в таб2 появлялся список кодов и наименований. Тогда можно выбрать Наименование, а в само поле заносился бы Код товара.

- выбрать в качестве столбцов подстановки Код товара и Наименование,

- отключить переключатель "Скрыть ключевой столбец",

- выбрать доступное поле для подстановки: Код товара,

- не изменяя наименования столбца, завершить работу (кн. Готово),

- ответить Нет на запрос о сохранении таблицы перед созданием связи и сохранить таблицу таб2.

Создание поля подстановки для таблиц таб3 и таб2

Аналогично предыдущему пункту оформить столбец подстановки для поля Код клиента таб2 :

- в качестве таблицы-источника используется таб3,

- столбцы подстановки: Код клиента и Фирма,

- доступное поле для подстановки: Код клиента,

- сохранить изменения и закрыть таблицу.

Ввод новых записей в измененную таблицу таб2

- открыть таб2 в режиме Таблица,

- ввести новые записи, используя созданные поля подстановки:

9. Просмотр БД.

Общий прием просмотра - открытие в режиме Таблица. На экран выводятся все записи (при большом количестве - с возможностью прокрутки) в том порядке, в каком они вводились. Однако иногда требуется

- вывести записи в ином порядке (сортировка),

- вывести только часть записей, удовлетворяющих определенным условиям (поиск и фильтрация).

9.1. Сортировка записей.

1) Создайте резервную копию таб1 , присвоив ей имя таб1 резерв
- выделите имя таб1 ,
- кн. Копировать, кн. Вставить (ключ Структура и данные),
- задайте имя резервной копии, Ок.

2) Сортировка записей резервной копии
- открыть копию и отсортировать поочередно по полям: Наименование, Цена,
- восстановить исходный порядок,
- закрыть таблицу.

9.2. Поиск записей по образцу.

- открыть резервную копию

- найти записи
а) с кодом =4
б) с именем, начинающимся с символов "ПК"
в) с ценой 2760 р.

- закрыть резервную копию без сохранения.

9.3. Фильтрация при просмотре.

Фильтр по выделенному

- открыть таб1 резерв,

- найти записи об изделиях с Наименованием Дисплей,

- то же, но НЕ Дисплей.

10. Завершение работы.

- закрыть окно БД

- выбрать меню Сервис Служебные программы Сжатие базы данных

В окне База данных для сжатия

- выбрать имя сжимаемой базы данных, нажать кн. Сжать

В окне Сжатие базы данных под именем

- задать папку для размещения сжатой базы данных и имя сжатой базы данных

Замечание.

1. Папка для размещения может быть любая, в том числе папка, содержащая исходную (несжатую) базу данных.

2. Если приемником сжатой базы является дискета, то задать папку Диск 3.5 (А:)

3. Имя может быть любое, в том числе и имя исходной базы данных.

- нажать кн. Сохранить

MS Office для пользователей