Проектирование таблиц

При проектировании таблиц следует определить, какая информация должна входить в БД, и должна ли вся информация располагаться в одной таблице или её лучше разделить на несколько таблиц (см. раздел “нормализация таблиц” в учебном пособия). Когда эта задача решена, пользователю необходимо также определить, какой тип и максимальный размер будет иметь каждое поле каждой таблицы. Соответствие заявленного типа и размера поля реальным данным не только позволяет лучше использовать машинную память и ускорить время обработки БД, но и снизить вероятность ошибок при вводе и обработке данных. Отметим также, что изменение типа поля в уже заполненной БД может привести к их потере.

К созданию новой таблицы можно приступить сразу же после открытия (создания) БД. Для этого:

* Проследите, чтобы в окне БД была выбрана закладка “Таблицы”;

* Кликните на кнопке “Создать”. На экране появится окно “Создание таблицы”, в котором перечисляется список возможных способов создания таблицы;

* Выберите способ “Конструирование вида” и, нажав, “ОК”, приступайте к проектированию таблицы с помощью Конструктора таблиц.

* Для каждого поля таблицы необходимо указать его имя и тип (из заданного меню), можно также указать комментарий (пояснения к назначению поля).

Однозначное именование каждой записи данных является необходимым условием нормальной обработки БД. Для этого обычно вводят специальное поле - номер (код) записи, которое заполняется либо автоматически программой Access (при указании типа поля - счётчик), либо самим пользователем. Одно или группа полей, составляющие уникальный индекс для каждой записи в пределах таблицы, обычно объявляют первичным ключом. Для этого выполняют щелчок мышкой на пиктограмме ключа в строке пиктографического меню. Напротив каждого поля, входящего в первичный ключ, должна появиться пиктограммка ключа.