Создание, заполнение, упорядочение таблиц в ACCESS 2000

Упражнения по работе с ACCESS 2000

Создание БД производится в несколько этапов. Первый этап (когда уже определены цель, условия создания и работы БД) заключается в определении структуры (т.е. состава и соподчинённости) базы данных. На нём устанавливается, из каких полей состоит отдельная запись БД (каждое поле имеет своё имя), и задаётся тип каждого поля (текстовый, числовой и т.д.). Для разных типов полей различаются возможности обработки соответствующих данных (к примеру, для числовых полей они существенно богаче, чем для текстовых). Наряду с типом поля указываются различные его характеристики, такие как длина. Однотипные записи в БД собираются в таблицы, имеющие свои имена, например: “Продавцы”, “Покупатели”, “Заказы”, “Товары”, “Поставщики” и т.д. Разбиение данных по таблицам осуществляется не только из соображений удобства и обозримости данных, но и в связи с необходимостью минимизировать дублирование одних и тех же полей в БД, что ведёт не только к неоправданному (полиномиальному) росту объёма БД, но и возникновению т.н. аномалий обновления, удаления, сложности и трудоёмкости (человеческой и машинной) сопровождения неудачно спроектированной БД.

Своё видимое выражение в таблицах он находит в добавлении специальных полей с кодами данной записи, по которым (кодам) ссылаются при необходимости на содержимое всей записи в остальных таблицах БД. Такой код (также называемый первичным ключом) может назначаться как пользователем, так и автоматически (например, нумеруя строки) самой программой Aссess, если пользователем будет дано такое указание.

Ниже приведён пример небольшой БД «Торговля» из 3-х таблиц “Покупатели”, “Продавцы” и “Заказы”, которая будет в дальнейшем применяться при решении ряда учебных задач:

Табл. 1. «Покупатели».

Табл. 2. «Продавцы».

Табл. 3. «Заказы».

Рис. 1. Учебная БД “Торговля”.

На втором этапе осуществляют ввод данных. Access поддерживает встраивание не только числовых, символьных и т.п. типов данных, но и OLE-объектов (Object Linking and Embedding) в среде Windows. Напомним, что OLE-объект представляет собой ссылку на определённую информацию, которая остаётся сохранённой в своей первоначальной форме. Такими объектами могут быть иллюстрация в электронной форме, Excel-таблица, звуковой файл и т.п.

Использование специальных электронных бланков (они именуются формами) упрощает как ввод, так и вывод отдельных записей. С помощью форм можно также выводить на экран содержимое не всех полей каждой записи, а только тех, которые необходимы для выполнения поставленной задачи (сосредоточив внимание оператора только на них) или тех, к которым допускаются пользователи определённого уровня доступа при наличии в БД конфиденциальной информации.

Увеличению скорости и точности ввода в пределах одного поля способствует наличие такого средства как«Маска ввода». Маски ввода определяют шаблоны, которым должны удовлетворять данные, вводимые в формы и таблицы.

Третьим этапом работы с БД обычно является поиск информации, на основе результатов которого либо выдаётсянекий отчёт, либо обновляется (в т.ч. добавляется или удаляется) одна или группа записей.

Совокупность критериев поиска, предназначенных для отбора информации из набора данных, называется в Access запросом. Запросы могут быть сохранены под соответствующим именем для повторного использования, особенно это удобно при работе с типовыми запросами. Запросы позволяют отображать только данные из определённых, а не всех полей данной записи, ограничивать право доступа к тем или иным данным для определённых категорий пользователей (например, информация о сотрудниках фирмы предоставляется только руководству и соответствующим отделам фирмы - кадров, труда и зарплаты и т.п.).

При разработке реального приложения инженеру приходится проделывать огромную и во многом рутинную работу по созданию отдельных элементов БД, таких как экранные формы, отчёты и запросы. Для автоматизации этого процесса в состав СУБД включены ряд компонент, решающих подобные задачи. Одна разновидность этих программ получила название Design (Конструктор), другая - Wizard (Мастер). Конструктор предоставляет пользователю ряд программных инструментов, с помощью которых можно быстро и просто составить требуемую конструкцию: форму, запрос, отчёт. Программа Wizard помогает выполнять те же задачи, но несколько по-иному: она задаёт пользователю несколько вопросов и по полученным ответам строит вполне законченную форму, отчёт и т.п., при этом от пользователя требуется минимум усилий, какой только возможно, т.е., по мысли разработчика, запрос или отчёт возникают как бы “по мановению волшебной палочки”. Примерно те же задачи решают и т.н. построители (Build), например Expression Builder позволяет пользователю получить помощь при определении выражений в таблице, запросе, форме, отчёте, макросе и т.д.