Методическое пособие
Система управления базами данных Microsoft Access
Автор: Ф.З.Абдуллин
Миасс
2001 год
Содержание
Содержание........................................................................................................ 2
Введение.............................................................................................................. 5
1. Основные понятия..................................................................................... 6
1.1. Таблицы, записи, поля..................................................................................................... 6
1.1.1. Типы данных.................................................................................................................. 7
1.2. Реляционные базы данных............................................................................................ 9
1.3. Понятие ключевого поля............................................................................................... 10
1.4. Реляционные отношения (связи) между таблицами баз данных........................ 11
1.4.1. Отношение «один-к-одному»...................................................................................... 11
1.4.2. Отношение «один-ко-многим»................................................................................... 11
1.4.3. Отношение «много-ко-многим»................................................................................. 11
1.5. Целостность баз данных................................................................................................ 12
1.6. Нормализация баз данных............................................................................................ 12
1.6.1. Первая нормальная форма данных............................................................................ 12
1.6.2. Вторая нормальная форма данных............................................................................ 13
1.6.3. Третья нормальная форма данных............................................................................ 13
2. Создание баз данных и таблиц в Microsoft Access 97........................... 14
2.1. Создание баз данных...................................................................................................... 14
2.1.1. Создание пустой БД..................................................................................................... 14
2.1.2. Открытие базы данных............................................................................................... 16
2.2. Создание таблиц.............................................................................................................. 16
2.2.1. Создание таблиц в режим таблицы............................................................................ 17
2.2.2. Создание таблиц с помощью мастера таблиц.......................................................... 17
2.2.3. Создание таблиц с помощью Конструктора............................................................. 19
2.2.4. Создание таблиц импортированием данных............................................................ 21
2.2.5. Модификация структуры таблицы............................................................................ 23
2.2.6. Создание индексов....................................................................................................... 24
2.2.7. Связывание таблиц...................................................................................................... 25
2.2.8. Копирование таблиц.................................................................................................... 27
2.2.9. Удаление таблиц из БД................................................................................................ 27
2.3. Ввод, редактирование и просмотр данных в режиме таблицы............................. 28
2.3.1. Ввод данных в таблицу............................................................................................... 28
2.3.2. Ввод значения по умолчанию..................................................................................... 28
2.3.3. Редактирование полей................................................................................................. 28
2.3.4. Перемещение и копирование данных внутри таблицы......................................... 29
2.3.5. Удаление записей из таблицы.................................................................................... 29
2.3.6. Изменение макета таблицы........................................................................................ 29
2.3.7. Перемещение по таблице с помощью клавишных команд.................................. 31
2.3.8. Просмотр информации в длинном поле................................................................... 31
3. Поиск данных в базах данных................................................................ 32
3.1. Команда «Найти»............................................................................................................... 32
3.1.1. Точное совпадение всего поля с образом.................................................................. 33
3.1.2. Неточное совпадение всего поля с образом.............................................................. 33
3.1.3. Использование подстановочных символов.............................................................. 33
3.2. Сортировка данных........................................................................................................ 34
3.3. Фильтр............................................................................................................................... 34
3.3.1. Фильтр по выделенному.............................................................................................. 34
3.3.2. Исключение выделенного........................................................................................... 34
3.3.3. Изменить фильтр.......................................................................................................... 35
3.3.4. Расширенный фильтр.................................................................................................. 36
4. Выбор данных из таблиц с помощью запросов.................................... 37
4.1. Простой запрос................................................................................................................. 37
4.1.1. Создание простого запроса......................................................................................... 37
4.1.2. Запуск запроса.............................................................................................................. 41
4.2. Конструктор запросов..................................................................................................... 41
4.2.1. Создание простого запроса с помощью конструктора............................................ 42
4.2.2. Добавление полей в бланк запроса............................................................................ 42
4.2.3. Удаление полей из бланка запроса............................................................................ 42
4.2.4. Изменение порядка следования полей...................................................................... 42
4.2.5. Сортировка результатов выборки.............................................................................. 43
4.2.6. Сохранение запроса..................................................................................................... 43
4.2.7. Задание условий для выбора записей........................................................................ 44
4.2.8. Запуск запроса из окна конструктора запросов...................................................... 46
4.3. Параметрические запросы............................................................................................ 46
4.4. Вычисляемые поля в запросах................................................................................... 48
4.5. Итоговые запросы............................................................................................................. 49
4.6. Перекрестный запрос........................................................................................................ 51
Модифицирующие запросы................................................................................................... 55
4.7.1. Запрос добавления....................................................................................................... 55
4.7.2. Запрос удаления........................................................................................................... 57
4.7.3. Запрос обновления....................................................................................................... 58
5. Формы........................................................................................................... 59
5.1. Автоформы......................................................................................................................... 59
5.1.1. Автоформа в столбец................................................................................................... 59
5.1.2. Автоформа ленточная.................................................................................................. 60
5.1.3. Автоформа табличная................................................................................................. 60
5.2. Мастер форм....................................................................................................................... 61
5.3. Конструктор форм............................................................................................................. 63
5.3.1. Области формы............................................................................................................. 63
5.3.2. Панель инструментов.................................................................................................. 63
5.3.3. Свойства объектов формы.......................................................................................... 65
5.3.4. Управление объектами................................................................................................ 66
5.3.5. Создание форм в конструкторе.................................................................................. 67
5.4. Многотабличные формы................................................................................................. 73
5.5. Дополнительные средства, используемые для ввода данных............................. 75
5.6. Копирование форм............................................................................................................ 77
6. Отчеты........................................................................................................ 78
6.1. Простейший способ создания отчета............................................................................ 78
6.2. Автоотчеты.......................................................................................................................... 79
6.3. Мастер отчетов................................................................................................................... 79
6.4. Конструктор отчетов......................................................................................................... 83
6.4.1. Области отчета............................................................................................................. 83
6.4.2. Размещение даты распечатки отчета........................................................................ 84
6.4.3. Размещение номера страницы отчета....................................................................... 85
6.4.4. Нумерация записей в области данных отчета......................................................... 86
6.4.5. Отображение суммы в конце каждой группы......................................................... 86
6.4.6. Отображение промежуточной суммы в конце каждой страницы......................... 86
6.4.7. Группировка данных.................................................................................................. 87
6.5. Просмотр и печать отчета................................................................................................ 88
7. Макросы........................................................................................................ 91
8. Кнопочные формы.................................................................................... 92
Приложение № 1.............................................................................................. 95
Задание № 1. Система управления базами данных Microsoft Access 97. Создание таблиц с помощью конструктора таблиц и ввод данных................................................................ 95
Задание № 2. Система управления базами данных Microsoft Access 97. Создание таблиц импортированием данных из электронной таблицы Microsoft Excel 97. Связывание таблиц. 97
В общем смысле термин база данных (БД) можно применить к любой совокупности связанной информации, объединенной вместе по определенному признаку. Хотя в настоящее время чаще подразумевается, что термин БД относится к компьютерам, существуют различные ручные БД. В качестве таких БД можно рассматривать расписание поездов, оформленное в виде отдельной книжки или телефонный справочник.
В отличии от ручных компьютерные БД обладают рядом преимуществ:
· их значительно проще модифицировать и пополнять (переиздание телефонного справочника вещь очень трудоемкая);
· в компьютерных БД легко и быстро можно осуществить поиск информации по любому параметру (поиск номера телефона в справочнике по адресу абонента может занять очень много времени);
· компьютерные БД компактны и т.д.
Без БД сегодня трудно представить работу множества финансовых, промышленных, торговых и ряда других предприятий. Потоки информации, циркулирующие в окружающем нас мире, огромны и постоянно увеличиваются. Без БД очень легко можно захлебнуться в этом информационном потоке. БД позволяют информацию структурировать, хранить и извлекать оптимальным для пользователя образом.
Поскольку использование БД является одним из краеугольных камней существования различных предприятий, то пристальное внимание разработчиков и пользователей приложений БД вызывают инструменты создания таких приложений. Одним из наиболее популярных систем управления базами данных (СУБД) является Microsoft Access .
В этом методическом пособии рассмотрены вопросы создания различных компонентов БД в СУБД Microsoft Access 97 от проектирования и создания таблиц до создания завершенных приложений, при работе с которыми не нужно знаний о самих компонентах БД, а нужно только щелкать по кнопкам.
Данное методическое пособие разработано для студентов экономического факультета Миасского филиала Челябинского государственного университета и поэтому рассмотрение вопросов программирования в задачи данного пособия не входило. В пособии рассмотрены вопросы создания завершенных приложений БД без написания кодов программы: с помощью кнопочных форм.
Пособие разработано по материалам лекций и практических занятий со студентами экономического факультета Миасского филиала ЧелГУ.
Данный курс содержит практические задания, выполнение которых позволит на практике ознакомиться с основными компонентами БД. Практические задания построены на базе задачи создания средства для учета продаж каких-то товаров. В конце работы с данными практическими заданиями создается завершенная программа для ведения учета продаж некоторых товаров. Созданная программа позволяет работать с БД любому пользователю даже незнакомому с основами работы с СУБД Access .
Проведение работ с данными практическими заданиями в полной мере возможно только в учебно-вычислительном зале Миасского филиала ЧелГУ, так как данные, которыми заполняются таблицы БД находятся на сервере Миасского филиала ЧелГУ.
