База данных представляет собой хранилище информации, которое может вмещать от нескольких записей в одной таблице до тысяч записей во множестве связанных таблиц. Независимо от объема информации БД полезна лишь в том случае, если в ней можно найти то, что нужно и когда нужно. В небольшой базе данных достаточно прокрутить таблицу, чтобы появилась нужная запись. Но по мере развития и усложнения БД, поиск информации затрудняется.
СУБД Access обеспечивает простой способ поиска отдельных записей, позволяет даже проводить поиск по части имени, если вы не уверены в том, как это имя пишется. Нужно щелкнуть на поле, которое содержит разыскиваемые данные, затем на кнопке Найти на панели инструментов — откроется диалоговое окно Поиск и замена, в нем нужно набрать искомый текст и щелкнуть на кнопке Найти далее. Если таких записей несколько, щелчком на кнопке Найти далее следует разыскать следующую запись.
Рис. 15. Окно поиска и замены данных в таблице
СУБД Access включает ряд инструментов, позволяющих не только найти в базе нужные сведения, но и представить их в различных видах. Можно провести фильтрацию записи (извлечь из таблицы записи, отвечающие определенным условиям), отсортировать их по одному или нескольким полям, можно создать запрос, отображающий данные из нескольких таблиц.
Информация в таблицах может быть отсортирована в порядке убывания или возрастания по одному или нескольким полям. При сортировке записей по нескольким полям сортировка (многоуровневая) осуществляется последовательно, слева направо. Поэтому поля сортировки должны быть смежными и располагаться в нужной последовательности. Например, можно отсортировать авторов в таблице Книги по алфавиту, воспользовавшись фамилией в качестве первого поля сортировки и Разделом в качестве второго. В некоторых случаях сортировка применяется для того, чтобы сгруппировать данные по определенному принципу. Командами Сортировка по …можно воспользоваться в меню Записи,с помощью контекстного меню или кнопок на панели инструментов.
Рис. 16. Вид меню для сортировки и фильтрации данных в таблице
При сортировке текстовых полей, все записи упорядочиваются вначале по первому символу, затем по второму и т.д. вплоть до последнего. Сортировка числовых данных осуществляется по их значениям в порядке возрастания или убывания.
При закрытии отсортированной таблицы Access выдает запрос, нужно ли сохранять изменения. Если сохранить порядок записей, полученный в результате сортировки, то когда таблица будет открыта в следующий раз, записи уже будут располагаться в порядке, заданном сортировкой. Если в таблице включен режим сортировки, то новые добавляемые записи автоматически занимают место согласно порядку сортировки.
В отличие от сортировки, которая упорядочивает информацию, фильтрация позволяет извлечь из таблицы записи, отвечающие определенным условиям. При фильтрации таблицы записи, не отвечающие условиям отбора, не удаляются, а просто перестают отображаться (аналогично Excel).
Фильтрация записей осуществляется с помощью команды Фильтр в меню Записи, кнопок на панели инструментов и команд в контекстном меню. Доступ к этим командам зависит от конкретной ситуации. Работая с таблицами и формами, можно задавать простые фильтры. Они создаются при помощи команд Фильтр по выделенному, Фильтр дляиИзменить фильтр. Обычно эти фильтры относятся к выделенному полю, но если к результатам применить дополнительные фильтры, область просмотра сузится еще больше. Когда нужно создать сложный фильтр, содержащий несколько условий отбора или выражений, можно воспользоваться командой Расширенный фильтр.
Если точное значение критерия отбора неизвестно, можно воспользоваться заменителями символов, наиболее распространенные: * - заменяет любое число символов; ? - заменяет один символ; # - заменяет одну цифру.
Если созданным фильтром нужно воспользоваться в дальнейшем, нужно применить его перед закрытием формы, потому что последний примененный фильтр автоматически сохраняется.
С помощью функции Изменить фильтр можно создать сложный фильтр, основанный на содержимом полей таблицы. Эта функция применима как в режиме таблицы, так и формы. Чтобы отобразить снова все записи таблицы, нужно выполнить команду Удалить фильтр.
— откроется диалоговое окно Поиск и замена, в нем нужно набрать искомый текст и щелкнуть на кнопке Найти далее. Если таких записей несколько, щелчком на кнопке Найти далее следует разыскать следующую запись.
