Access – это система управления базами данных общего назначения, предназначенная для хранения и поиска данных, представления их в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций. Access используется в качестве инструментального средства для создания автоматизированных информационных систем, основанных на технологии баз данных.
Access – это реляционная СУБДЮ представляющая собой совокупность связанных между собой реляционных таблиц. Строки в таблице – это записи, столбцы – поля. В каждом поле хранятся данные определенного типа. На пересечении строк и столбцов располагается элемент данных – значение. Поле, каждое значение которого однозначно определяет запись, называется простым ключом (ключевым полем). Если однозначность записи определяется значением нескольких полей, то такая таблица имеет составной ключ. Связь таблиц в базе данных осуществляется с помощью ключей.
Системные требования для функционирования Access: 486DX2 - 66, 16 Мб ОП, 50 Мб для установки Access 97, так как он использует многие разделенные файлы Office. Microsoft Office функционирует только в среде Windows 95, Windows NT. B Access 97 можно работать только с базами данных Access 95, Access 2, преобразовав их к формату Access 97 или присоединяя их. как внешние объекты. Однако нельзя модифицировать их объекты (формы, экраны и запросы и т.д.). Работать с базами данных Access 97 в более ранних версиях нельзя.
База данных Access представляет собой хранилище данных и соответствующих им объектов. Объекты базы данных – это таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
База данных Access хранится в файле с расширением .mdb. Одновременно в Access можно работать только с одной базой данных.
Начальный объем создаваемой БД – 65 000 байт. Он изменяется (растет) в соответствии с добавлением в нее новых объектов. База данных может содержать до 32768 объектов.
Создать новую базу данных можно с помощью команды ФАЙЛ/СОЗДАТЬ БАЗУ ДАННЫХ.
При первом запуске Access автоматически выводится окно Microsoft Access, в котором выбирается режим работы:
- создать новую БД;
- запустить мастер создания таблицы;
- открыть существующую БД.
После выполнения команд открытия БД или создания БД выводится окно базы данных, содержащее шесть вкладок, соответствующих шести типам объектов:
1). Таблицы. Это объекты, представляющие собой двумерные таблицы, предназначенные для хранения данных. Access позволяет одновременно работать с несколькими таблицами. Одновременно может быть открыто до 1024 таблиц базы данных.
2). Запросы. Это объекты позволяющие произвести выборку данных из таблиц в соответствии с некоторыми критериями отбора. Выборка может одновременно производиться из 16 таблиц. Один запрос может содержать до 255 полей.
3). Формы. Это объекты, позволяющие отображать данные, содержащиеся в таблицах или запросах. С помощью форм можно также выполнять и редактирование данных таблиц: ввод, изменение и удаление.
4). Отчеты. Предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах или запросах в хорошо оформленном виде.
5). Макросы. Предназначены для автоматизации повторяющихся операций. Макросы могут состоять из одной или нескольких макрокоманд. Всего в Access 49 макрокоманд, позволяющих автоматически выполнять операции (открыть форму, вывести отчет и т.д.).
6). Модули. Это программные модули на языке VBA (Visual Basic for Application), который используется для написания процедур обработки событий (например, нажатие кнопки в форме) и процедур автоматического выполнения тех операций, для выполнения которых в Access отсутствуют стандартные средства.
Основные этапы технологии работы в СУБД
1). Создание структуры таблицы БД.
2). Ввод и редактирование данных:
а) с использованием стандартной формы в виде таблицы;
б) с помощью пользовательских экранных форм;
3). Обработка информации базы данных:
а) на основе запросов;
б) на основе программ;
4). Вывод информации из базы данных:
а) из режимов таблицы или формы;
б) с использованием отчетов.
Создание таблиц данных
Существует пять способов создания новой таблицы:
1). В режиме таблицы: данные вводятся в табличном режиме по строкам и столбцам. Имена полей определены по умолчанию ПОЛЕ1, ПОЛЕ2 и т.д. Тип поля и длину поля Access определяет на основании введенных значений. Структура таблицы формируется в соответствии с введенными значениями и потом может быть модифицирована.
2). В режиме конструктора: здесь вначале создается структура таблицы, а затем таблица заполняется данными.
3). В режиме мастера таблиц: создание таблицы на основе имеющихся шаблонов из мастера баз данных.
4). В режиме мастера импортирования таблиц: создание таблицы на основе данных, импортируемых из внешнего источника.
5). В режиме мастера связи с таблицами. Этот мастер позволяет создать новую таблицу не импортированием данных из внешнего источника, а установкой связи с внешними данными из новой таблицы.
Создание структуры таблицы представляет собой многошаговый процесс:
1). Определение имен полей, их типов и описаний.
2). Определение свойств полей.
3). Определение первичного ключа.
4). Создание индексов для требующих того полей.
5). Сохранение структуры.
Определение имен полей, их типов и описаний.
Каждое поле таблицы должно иметь уникальное имя. Имя поля – это любая последовательность символов длиной не более 64 символов, за исключением символов .,!,‘,[,]. Не допускается также использование символов ASCII с кодами от 0 до 31 (управляющие символы). Имя не должно начинаться с пробелами. В именах полей можно использовать и строчные, и прописные буквы.
Типы данных указывают Access, какие данные будут храниться в поле. В Access 97 можно использовать следующие типы данных:
Текстовый – набор символов длиной не более 255 символов (по умолчанию 50).
Мемо – набор символов длиной не более 640 000 символов. (Мемо-поля не могут быть ключевыми).
Числовой – числа, участвующие в вычислениях.
Денежный – специальный числовой тип для математических расчетов над денежными величинами (8 байт).
Дата и время – предназначен для хранения значений дат и времени (8 байт).
Счетчик – специальное поле для хранения целых числовых значений, которые Access автоматически увеличивает на единицу при переходе к новым записям (4 байта).
Логический – тип, имеющий два значения: «Да» – 1 и «Нет» – 0 (1 байт). Для обозначения логических величин можно использовать пары значений: Да/Нет (Yes/No), Истина/Ложь (True/False), Вкл/Откл (On/Off).
Поле объекта OLE - предназначено для хранения объектов, обработанных OLE-сервером (электронная таблица, рисунок, текст, звуковой файл, видеофайл). Это поле не может быть ключевым. Длина – до 1 Гбайта.
Гиперссылка – содержит комбинации текста и чисел в виде текста, которые используются в качестве адресов гипертекстовых связей (адреса Web-страниц и других HTML-документов). Поле состоит из трех частей, отделенных знаком # (знак фунта):
- визуального текста, который виден в поле;
- адреса Internet (путь к файлу или странице);
- любого подадреса внутри файла или страницы. Подадрес – это, например, имя формы или отчета Access. Длина поля – до 6144 символов.
Мастер подстановок – в поле данного типа могут храниться только те данные, которые перечислены в заранее определенном списке или в другой таблице (4 байта).
Описание поля является необязательным элементом в структуре и содержит поясняющий комментарий к полю. Описание поля выводится в строку состояния при работе с базой данных в тот момент, когда это поле активно.
Определение свойств полей
Свойства полей данных определяют способ ввода и хранения данных в таблице, служат для повышения целостности и непротиворечивости данных.
К свойствам полей относятся:
1). Размер поля – определяет максимальный размер данных, которые могут храниться в полях текстового или числового типа. Для текстовых полей размер устанавливается в байтах. Для числовых полей размер поля в зависимости от поля может быть 1, 2, 4 или 8 байт. В Access 97 имеются следующие числовые типы:
- Байт (Byte) – целые числа от 0 до 255. Длина – 1 байт;
- Целое (Integer) – целые числа от -32768 до 32767. Длина – 2 байта;
- Длинное целое (Long integer) от –2 147 483 648 до 2 147 483 647. Длина – 4 байта;
- С плавающей точкой (Single) от –3.4028...Е38 до 3.4028...Е38. В мантиссе – до 7 знаков. Длина – 4 байта;
- С плавающей точкой двойной точности (Double) от -0.797...Е308 до 0.797...Е308. В мантиссе – до 15 знаков. Длина – 8 байт.
2). Формат данных – указывает способ отображения данных на экране. Для отдельных типов данных используются стандартные форматы, пользовательские (специальные) форматы или те и другие.
Форматы данных типа Текстовый и Мемо. Для построения пользовательских форматов используются символы :
@ - обязательный текстовый символ или пробел;
& - необязательный текстовый символ;
> - преобразует все символы в прописные;
< - преобразует все символы в строчные.
Символы @, & влияют на отдельные символы вводимых данных, символы <, > - на все.
Пример: формат поля для ввода номера телефона:
(@@@)@@@-@@@. Введенный номер телефона 812120609 преобразуется в (812)112-0609.
Форматы данных для числовых полей.
Стандартные форматы:
Основной (как вводится, так и отображается) - ######,## (1234 → 1234);
Денежный - ######,## р. (123 → 123р.);
Фиксированный - ######,## (1,235 → 1,24);
С разделителем разрядов - ### ###,## (12 345 →12 345);
Процентный ##,## % (0,125 → 12,5%);
Экспоненциальный - #,##E+00 (12345 → 1,24E+04).
Для числовых значений размер дробной части определяется свойством «Число десятичных знаков».
Пользовательские форматы. Для их построения используются следующие символы:
. -десятичный разделитель. Символ разделителя выбирается в окне ЯЗЫКИ И СТАНДАРТЫ панели управления Windows;
,- разделитель групп разрядов;
0– в позицию выводится цифра или 0;
# - в позицию выводится цифра или пробел;
$ - в позицию выводится символ $;
%- признак процентного формата (введенное число умножается на 100.
Пользовательские форматы могут состоять из нескольких частей:
- формат положительных чисел;
- формат отрицательных чисел;
- формат нулевых значений;
- формат пустых значений.
Пустое значение (Null) указывает на отсутствие данных. Это значение можно использовать для того, чтобы определить, вводились ли данные в поле.
Форматы данных для полей даты/времени.
Стандартные типы:
Полный формат даты → 2.01.99 10:32:15;
Длинный формат даты. (Совпадает с настройкой «Полный формат» ЯЗЫК И СТАНДАРТЫ Windows) → 2 января 1999 г.;
Средний формат даты → 2 янв 1999 г.;
Краткий формат даты → 2.01.99 (даты от 01.01.00 до 31.12.29 относятся к XXI веку);
Длинный формат времени → 10:32:15;
Средний формат даты → 5:34 РМ (12-ти часовой формат);
Краткий формат времени → 10:32.
Для построения пользовательских форматов используются следующие символы:
: - разделитель компонент времени;
/ - разделитель компонент даты;
d – номер дня в месяце (от 1 до 31), например, 1.02.99;
dd – номер дня в месяце (от 01 до 31), например, 01.02.99;
ddd – сокращенное название дня недели (Пн – Вс);
dddd – полное название для недели (Понедельник – Воскресенье);
w – номер дня в неделе (от 1 до 7);
ww – номер недели в году (от 1 до 53);
m, mm, mmm, mmmm – номера месяца аналогично дню;
q – номер квартала в году;
y – номер дня в году;
yy – последние две цифры года;
yyyy – полные номер года;
h, hh – часы;
n, nn – минуты;
s, ss – секунды;
AM/PM (А/Р) – добавление букв АР или РМ при 12-ти часовом формате времени.
Формат данных логического типа. Стандартные форматы: Да/Нет; Истина/Ложь; Вкл/Выкл. Значению Истина соответствует числовое значение –1 (не нуль), значению Ложь – 0.
3). Маска ввода. Это свойство задает шаблон ввода данных в поле. С помощью этого свойства можно усилить контроль ввода, задав в шаблоне допустимые для ввода символы. Шаблон ввода создается с использованием символов-заполнителей:
0 - цифра (от 0 до 9), символ обязательный;
9 – цифра или пробел (от 0 до 9, « «), символ необязательный;
# - цифра, пробел, знаки «=» и «-«;
L – буква, символ обязательный;
? – буква, символ необязательный;
& - любой символ или пробел (символ обязательный);
c – любой символ или пробел (символ необязательный);
<,> - символы преобразования в прописной /строчный регистр;
! – заполнение данными при вводе справа налево;
\ - означает, что символ, следующий за данным, отображается в том же виде, в каком указан в шаблоне;
. , : ; - /- символы разделители.
Пример: >L<???????? иванов → Иванов иВАНОВ → Иванов
Маска ввода номера телефона: \(999\)000\-0000
Как правило, маска ввода используется для числовых полей и полей типа дата/время.
4). Подписи. Значение этого свойства используется для отображения в формах или отчетах альтернативного имени поля. Если свойство не определено, то используется само имя.
5). Значение по умолчанию. Позволяет определить значение, которое будет автоматически присваиваться полю при добавлении новой записи. Это может быть любое значение, удовлетворяющее типу данных поля. Для значений числового и денежного типа по умолчанию автоматически устанавливается 0.
6). Условие на значение. Позволяет определить требования к вводимым в поле данным. Условие на значение задается выражением, которое может содержать условия, задающие диапазон значений и встроенные функции. Максимальная длина выражения – 2048 символов.
7). Сообщение об ошибке. Позволяет задать текстовое значение, которое будет выводиться в случае возникновения ошибки ввода. Длина текстового значения не должна превышать 255 символов.
8). Обязательное поле. Определяет, является ли поле обязательным для заполнения.
9). Тип элемента управления (на вкладке ПОДСТАНОВКА). Свойство позволяет выбрать стандартный тип элемента управления для поля:
для числовых типов: поле, поле со списком, список;
для логического типа: поле, флажок, поле со списком.
После того, как для поля выбран элемент управления, на вкладке ПОДСТАНОВКА появляются дополнительные свойства, характерные для данного элемента управления.
10). Индексированное поле. Определяет, является ли данное поле индексированным. Индекс – это внутренняя таблица упорядочивания записей исходной таблицы. Индексирование поля позволяет ускорить поиск значений по нему. Это свойство может иметь следующее значение:
«Нет» – индекс не создается;
«Да (допускаются совпадения)» - индексная таблица может содержать повторяющиеся значения данного поля;
«Да (совпадения не допускаются)» – индексная таблица может содержать только уникальные значения поля.
Создание нескольких индексированных полей в таблице замедляет работу по вводу и редактированию данных.
Установка связей между таблицами
Связать можно только те таблицы, которые содержат поля с одинаковыми значениями. Имена этих полей могут не совпадать, однако обязательно должны совпадать типы данных, длины полей, а главное, значения. Связь устанавливается соединением ключевых полей таблиц. Поле, по которому устанавливается связь, может быть первичным или внешним ключом.
Первичный ключ – это одно или несколько полей, содержимое которых делает запись уникальной. В теории баз данных это называется целостностью данных. Создание первичного ключа таблицы позволяет:
- устанавливать связи между таблицами;
- ускорять выполнение поиска, сортировки данных, запросов, т.к. первичный ключ является индексом;
- отображать данные после установки первичного ключа упорядоченными по нему;
- контролировать ввод новых записей, исключать дублирование значения первичного ключа, вводить только допустимые значения.
Если при создании таблицы в качестве первичного ключа не определено ни одно из полей, то Access сам автоматически создает поле «Счетчик», содержащее уникальный номер записи таблицы.
Первичный ключ создается командой КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ, которая может быть выполнена:
- из меню ПРАВКА;
- из контекстного меню поля;
- кнопкой на панели инструментов.
В общем случае поле для связи двух таблиц в одной из этих таблиц может и не являться первичным ключом. Поле (поля), используемое для связи с полем первичного ключа другой таблицы, называют внешним ключом. В отличие от первичного ключа, в качестве которого выступает поле, делающее записи уникальными, внешними ключом может быть любое поля (поля).
Пример:
Студент (Номер, Фамилия, Имя, Отчество, Пол, Дата рождения, Группа)
Access позволяет устанавливать связи следующих типов:
1). Связь один-к-одному, при которой одной записи из первой таблицы соответствует только одна запись из второй. Такая связь устанавливается для таблиц, которые могли бы быть объединены в одну, но разделены с целью ускорения работы.
Пример: Студент ↔ Сессия.
2). Связь Один-ко-многим используется для связи одной записи из первой таблицы с несколькими записями из второй таблицы.
Пример: Стипендия ↔› Сессия
3). Связь Многие-к-одному указывает, что несколько записей одной таблицы связаны с одой записью другой таблицы.
4). Связь Многие-ко-многим указывает, что одна запись первой таблицы связана с несколькими записями второй таблицы, а одна запись второй таблицы может быть свзана с несколькими записями второй таблицы.
Пример: Студент ‹↔› Преподаватель
Один студент обучается у нескольких преподавателей, а один преподаватель обучает несколько студентов.
Access позволяет устанавливать не только связи между таблицами, но и правила, определяющие условия взаимодействия между таблицами и поддерживающие целостность данных.
Одна из связанных таблиц является базовой (родительской), а вторая – подчиненной (дочерней).
При создании связи таблиц определяется необходимость поддержания целостности данных. Если необходимо поддерживать целостность данных, то Access требует жесткого соответствия между базовыми и подчиненными записями (т.е. записей – «сирот» быть не может). При создании связи можно и не накладывать условие целостности данных, тогда в структуре базы могут присутствовать базовые записи без подчиненных и наоборот (т.е. записи – «сироты»).
Access создает связи определенного типа в зависимости от значений связанного поля базовой таблицы. Если связанное поле базовой таблицы не индексировано, то Access не может установить природу связи, и такая связь описывается, как «не определено».
Если связанное поле базовой таблицы индексировано, то тип связи определяется в соответствии со следующими правилами:
- если связанное поле подчиненной таблицы содержит только уникальные значения, то имеет место связь типа «один-к-одному»;
- если в подчиненной таблице содержатся повторяющие значения в связанном поле, то имеет место связь типа «один-ко-многим».
Независимо от того, какой тип связи существует между таблицами, можно указать, какие записи будут отображаться при вводе в таблице совместной информации . Имеются следующие варианты:
- включать только те записи, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают;
- включать все записи из базовой таблицы и исключать те записи подчиненной таблицы, для которых нет соответствия в базовой таблице. В этом случае поля не соотнесенных записей подчиненной таблицы остаются пустыми;
- включение всех записей из подчиненной таблицы независимо от того, имеются ли соответствующие им записи в базовой таблице, и исключение тех записей базовой таблицы, для которых нет соответствия в подчиненной таблице.
Установка связи таблиц конструктором связей
Выполняется командой СЕРВИС/СХЕМА ДАННЫХ.
Для создания связи между таблицами необходимо выполнить следующие действия:
1). Добавить таблицы командой ДОБАВИТЬ ТАБЛИЦУ, используя:
а) кнопку ДОБАВИТЬ в окне ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ, после выбора ее из списка, если схема данных только создается;
б) кнопку панели инструментов;
в) команду из меню СВЯЗИ;
г) команду из контекстного меню, вызываемого в диалоговом окне СХЕМА ДАННЫХ.
Для удаления ошибочно добавленной таблицы ее следует выделить, а затем нажать клавишу DELETE.
2). Установить связи между таблицами. Для этого следует перетащить поле базовой таблицы в поле подчиненной таблицы. В появившемся окне СВЯЗИ щелкнуть по кнопке СОЗДАТЬ.
3). Для устанавливаемой связи задать параметры:
- в окне СВЯЗИ можно изменить связь, если она была установлена неверно, выбрав в списках полей связываемых таблиц нужные поля;
- включить (если нужно) поддержку целостности данных с помощью флажка ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЦЕЛОСТНОСТИ ДАННЫХ . Если такая установка произведена, то становятся доступными параметры КАСКАДНОЕ ОБНОВЛЕНИЕ СВЯЗАННЫХ ПОЛЕЙ и КАСКАДНОЕ УДАЛЕНИЕ СВЯЗАННЫХ ПОЛЕЙ.
Если поле ключа в первичной таблице является полем связи между таблицами, то указанные опции должны быть выбраны для всех связей.
4). Сохранить связи между таблицами:
а) щелкнуть по кнопке СОХРАНИТЬ на панели инструментов;
б) закрыть окно СВЯЗИ
Если включена поддержка целостности данных в установленной связи, то на схеме линия типа 1 — ∞ изображается более жирной.
Связывание базы данных Access с внешними данными
В Access существуют следующие способы работы с внешними данными:
- связывание (создание связи с таблицей другой базы данных Access или с данными другой СУБД);
- импорт (копирование данных из текстового файла, другой базы Access или из формата другого приложения в таблицу Access);
- экспорт (копирование данных из таблицы Access в текстовый файл, другую базу данных Access или в формат другого приложения).
Access может установить связь с одной или несколькими СУБД одновременно с целью прямого доступа к хранящимся в них данным. Access поддерживает связь со следующими СУБД:
- таблицы базы данных Access;
- dBase (III, IV, V);
- FoxPro (2.x, 3.0);
- Paradox (3.0, 4.x и 5.0);
- Btrieve (5.1x, 6.0);
- ODBC –подобные БД (Oracle, Microsoft SQL Server).
Связь базы данных с другими таблицами Access
Одновременно можно работать только с одной базой данных. Если в работе необходима таблица, уже существующая в другой базе данных Access, то с этой таблицей можно установить связь. Чтобы установить связь между таблицами из разных БД Access, необходимо:
- открыть базу данных, из которой будет устанавливаться связь;
- выбрать команду ФАЙЛ/ВНЕШНИЕ ДАННЫЕ/СВЯЗЬ С ТАБЛИЦАМИ;
- в диалоговом окне связывания выбрать тип файлов MDB, а затем выбрать нужную базу данных, нужную таблицу, нажать ОК;
В окне базы данных появится значок связанной таблицы. Стрелка рядом со значком таблицы указывает на то, что установлена связь с внешней таблицей.
Разделение базы данных на множество связанных баз данных
При работе с базой данных в многопользовательском режиме ее часто разделяют на несколько частей. В одной базе данных хранят только таблицы, ее устанавливают на сервер. В другой базе данных хранят все остальные объекты: формы, запросы, отчеты, макросы и модули, ее устанавливают на каждой машине-клиенте (рабочей станции).
Разделение существующей базы данных выполняет мастер разделения базы данных. Мастер разделения создает новую базу данных, копирует в нее все таблицы и устанавливает с ними связи.
Запуск мастера разделения осуществляется командой СЕРВИС/НАСТРОЙКИ/РАЗДЕЛЕНИЕ БАЗ ДАННЫХ.
Связь с таблицами баз данных dBase и FoxPro
При установке связи с базами данных dBase и FoxPro следует помнить, что понятию базы данных в xBase соответствует таблица в Access. При установке связи dBase, FoxPro можно использовать индексные файлы:
NDX (простой индекс) и MDX (множественный индекс) в dBase
IDX (простой индекс) и CDX (множественный индекс) в FoxPro.
Если Access связан с файлом с использованием индексов, то он обновляет их всякий раз, когда изменяет DBF-файл.
Если с файлом dBase, FoxPro связано несколько индексных файлов, то Access заносит необходимую информацию в специальный файл с таким же именем, что и DBF-файл, только с расширением INF. Для установки связи следует:
- выбрать команду ФАЙЛ/ВНЕШНИЕ ДАННЫЕ/СВЯЗЬ С ТАБЛИЦАМИ;
- выбрать тип файла, а затем имя файла;
- в окне выбора индексного файла выбрать имена всех файлов, нажать ОК;
- закрыть окно установления связи.
Связывание с таблицами других форматов
Access позволяет установить связь:
- с таблицами Excel;
- с таблицами и списками HTML;
- текстовыми таблицами (ANSI, ASCII, DOS и OS/2) с разделителями и фиксированной шириной поля.
Связывание выполняет мастер связывания Access 97. Данные связанной таблицы Excel могут обновляться. Данные связанных текстовых и HTML-таблиц могут только просматриваться и использоваться в формах, отчетах, запросах, не связанных с изменениями (в режиме только для чтения).
Установка связей между внешними таблицами
Внешние таблицы, с которыми установлены связи, могут быть использованы так же, как и обычная таблица Access:
- с формами;
- отчетами;
- запросами в одной или связанных таблицах.
В одном запросе можно связать несколько внешних таблиц разных типов.
При работе с внешними таблицами можно:
- изменить имя таблицы (оно используется во внутреннем списке табличных объектов);
- устанавливать свойства полей: форматирование, десятичные позиции, заголовки, маски ввода.
Нельзя изменять структуру внешней таблицы.
Удаление ссылки на связанную таблицу
Чтобы удалить ссылку на связанную таблицу, необходимо на вкладке ТАБЛИЦЫ базы данных выбрать связанную таблицу и затем нажать DELETE или выбрать команду ПРАВКА/УДАЛИТЬ. После установки связи внешний файл не следует перемещать, иначе Access его не найдет. Возобновить связь можно с помощью диспетчера связанных таблиц, который находится в меню СЕРВИС/НАДСТРОЙКИ.
Режимы работы с таблицей
Работа с таблицей БД возможна в двух режимах:
- конструктор;
- режим таблицы.
Выбор режима выполняется:
- командами меню ВИД;
- первой кнопкой на панели инструментов.
В каждом режиме панель инструментов содержит свой (отличный) набор кнопок.
В режиме конструктора работа ведется со структурой таблицы. Соответственно панель инструментов содержит следующие кнопки: выбор режима, сохранить, кнопки редактирования (вырезать, копировать, вставить, формат по образцу), ключевой поле, индексы (открывает окно ИНДЕКСЫ со списком индексированных полей), вставить строки, удалить строки (последние две команды выполняются над структурой таблицы), свойство (открывает окно свяйств таблицы), построить (вызывает построитель полей или выражений для формирования значения свойств поля).
В режиме таблицы работа ведется как с данными таблицы, так и со структурой таблицы. Соответственно панель инструментов содержит кнопки: вид, сохранить, печать, предварительный просмотр, орфография, вырезать, копировать, вставить, формат по образцу. отмена, добавить гиперссылку, панель WEB, команды сортировки, кнопки команд фильтрации, найти, новая запись, удалить запись.
Ввод и редактирование данных с использованием стандартной формы
Стандартная форма – это окно просмотра данных таблицы в режиме таблицы. В режиме таблицы данные отображаются в строках и столбцах. Строки (записи) таблицы в зависимости от выполняемых операций помечаются маркерами:
► - маркер текущей операции;
! («карандаш») – маркер редактируемой записи;
Æ - маркер блокированной записи при работе в многопользовательском режиме;
*- маркер новой записи.
Последняя запись таблицы всегда пустая и помечена маркером новой записи.
Ввод данных осуществляется после установки курсора в поле таблицы. При вводе данных в поле осуществляется автоматическая проверка данных типов: числовой, денежный, дата/время, логический. Кроме того, можно установить дополнительные правила проверки вводимых данных в свойстве поля УСЛОВИЕ НА ЗНАЧЕНИЕ. Для ввода в поле текущей записи значения того же поля предыдущей записи следует нажать комбинацию клавиш CTRL+’ (апостроф), для ввода текущей даты – CTRL+; для ввода текущего времени – CTRL+:.
Сохранение введенной записи выполняется автоматически при переходе к другой записи или при закрытии таблицы.
Перемещение по таблице
Перейти к нужному полю таблицы можно:
- щелкнув левой клавишей мыши по нужному полю;
- используя горизонтальную полосу прокрутки и клавиши ► и ◄(следующее поле и предыдущее поле);
- используя клавишные команды
Тab – следующее поле
Shift+Tab – предыдущее поле;
Home – первое поле текущей записи;
End – последнее поле текущей записи;
↑/↓ - предыдущая / следующая запись;
Ctrl+Home – первое поле первой записи;
Ctrl+End – последнее поле последней записи
Существует несколько способов перехода к нужной записи таблицы:
1). Установить курсор на нужную запись и щелкнуть мышью.
2). Использовать кнопки вертикальной прокрутки.
3). Использовать кнопки перехода, расположенные в нижней части окна в режиме таблицы, или соответствующие им команды перехода меню ПРАВКА. Для перехода к записи по ее номеру можно;
- щелкнуть по полю номера записи и ввести нужный номер;
- нажат клавишу F5 и ввести нужный номер.
4). Использовать команду НАЙТИ меню ПРАВКА для перехода к записи по значению. Команда позволяет найти запись (записи), имеющую значение, соответствующее значению, введенному в поле ОБРАЗЕЦ. Значение может быть задано с использованием символов:
* - любое количество символов;
? – любой символ в позиции;
# - любая цифра в позиции.
В окне команды можно задать параметры поиска:
- сферу действия команды и направление поиска (все, вверх, вниз);
- условия совпадения образца поиска со значением (с любой частью поля, поля целиком – по умолчанию, с начала поля);
- поиск с учетом или без учета регистра (строчных и прописных букв);
- поиск с учетом формата, если поля таблицы были отформатированы (этот параметр существенно замедляет поиск);
- область поиска (текущее поле или вся таблица). Если установлен флажок, то поиск будет вестись только в том поле, где находится курсор.
Редактирование значения поля в режиме таблицы
Access позволяет заменить существующее значение поля на новое или изменить существующее значение. Для замены следует выделить нужное значение любым способом:
- щелкнут по левой границы поля (указатель имеет форму большого креста);
- дважды щелкнуть по значению поля (если оно не содержит пробелов);
- нажать клавишу F2;
- протащить мышь через значению поля
и ввести новое значение.
Для изменения существующего значения указатель мыши устанавливается перед конкретным символом. По умолчанию действует режим вставки символов. Переключение в режим замены и удаление символов выполняется стандартным образом. (Insert, Delete, Backspace).
Копирование и вставка значений полей выполняется через буфер обмена (меню ПРАВКА или кнопки стандартной панели инструментов). Редактировать значение полей можно также с помощью команды ПРАВКА/ЗАМЕНИТЬ, диалоговое окно которой аналогично окну команды НАЙТИ.
Не подлежат редактированию поля типа СЧЕТЧИК, вычисляемые поля и поля блокированных записей при многопользовательской работе.
Любое действие по редактированию может быть отменено пока запись, редактирование данных которой выполнялось, остается текущей. Для отмены действия можно использовать:
- кнопку ОТМЕНА на панели инструментов;
- клавишу ESC (одно нажатие отменяет последнее действие, два нажатия – отмена всех изменений для текущей записи);
- команды меню ПРАВКА. Команды меню ПРАВКА, выводимые в первую позицию:
ОТМЕНА НЕВОЗМОЖНА – последнее действие не допускает отмены;
ОТМЕНИТЬ ВВОД – отменяет последнее изменение данных;
ВОССТАНОВИТЬ ТЕКУЩЕЕ ПОЛЕ / ЗАПИСЬ – отменяет последнее изменение в текущем поле и все изменения в текущей записи;
ВОССТАНОВИТЬ ЗАПИСЬ – отменяет все изменения в последней сохраненной записи.
Редактирование записей таблицы
Добавить запись в таблицу можно следующими способами:
- командой ВСТАВКА/ЗАПИСЬ/НОВАЯ ЗАПИСЬ;
- командой ПРАВКА/ПЕРЕЙТИ/НОВАЯ ЗАПИСЬ;
- клавишной командой Ctrl+”+” (плюс);
- установить курсор в строку с маркером «новая запись».
Удалить запись из таблицы можно следующими способами:
- для текущей записи выбрать команду ПРАВКА/УДАЛИТЬ ЗАПИСЬ;
- для текущей записи выполнить клавишную команду Ctrl+”-“ (минус);
- для выделенной записи или группы записей нажать клавишу DELETE или выполнить команду ПРАВКА/УДАЛИТЬ.
Редактирование таблицы
В режиме таблицы Access позволяет выполнять следующие операции:
- добавление столбцов;
- удаление столбцов;
- переименование столбцов.
Все эти операции приводят к изменению структуры таблицы.
Добавление столбца (поля) в таблицу осуществляется командой ВСТАВКА/СТОЛБЕЦ. Добавление всегда осуществляется справа от текущего столбца.
Удаление столбца (поля) из таблицы осуществляется командой ПРАВКА/УДАЛИТЬ СТОЛБЕЦ.
Изменение имени поля осуществляется по правилам изменения значения в таблице. При этом изменение имени в таблице не влечет за собой его изменение в формах, запросах и отчетах.
Настройка отображения записей в режиме таблицы
Access позволяет:
1). Изменить порядок следования полей в режиме таблицы. Для этого необходимо выделить столбец или группу столбцов и перетащить их в нужное место. Изменение порядка следования столбцов в режиме таблицы не вызывает изменения в структуре таблицы.
2). Изменить ширину поля. Это можно сделать командой ФОРМАТ/ШИРИНА СТОЛБЦА или перетаскиванием правой границы столбца (указатель мыши должен принять вид крестика с двунаправленной стрелкой ½½®). Если дважды щелкнуть мышью у правой границы столбца, ширина столбца будет выровнена по значению поля.
3). Изменить высоту записи. Это действие можно выполнить командой ФОРМАТ/ВЫСОТА СТРОКИ или перетаскиванием верхней границы строки таблицы. Установленная высота будет применена ко всем записям. Высота строки указывается в пунктах.
4). Изменить шрифт отображения данных с помощью команды ФОРМАТ/ШРИФТ.
5). Отобразить и настроить оформление сетки (линии границ строк и столбцов) с помощью команды ФОРМАТ/ЯЧЕЙКИ. Можно выбрать расположение линий, цвет линий сетки и фона, вид оформления ячейки (обычное, приподнятое, утопленное).
6). Скрыть столбцы для отображения в режиме таблицы. Для этого необходимо выделить один или несколько столбцов и выполнить команду ФОРМАТ/СКРЫТЬ СТОЛБЦЫ. Можно также установить ширину столбца равной 0. Для отображения скрытых столбцов используется команда ФОРМАТ/ПОКАЗАТЬ СТОЛБЦЫ, в диалоговом окне которой следует указать, какие скрытые столбцы нужно отобразить.
7). Выполнить закрепление столбцов. Закрепленные столбцы во время прокрутки таблицы всегда остаются на экране и располагаются слева от всех остальных столбцов. Закрепить можно один или несколько смежных столбцов. Для этого их следует выделить и выполнить команду ФОРМАТ,ЗАКРЕПИТЬ СТОЛБЦЫ. Отменить закрепление можно командой ФОРМАТ/ОСВОБОДИТЬ ВСЕ СТОЛБЦЫ.
Печать данных в режиме таблицы
Access позволяет:
1). Выполнить предварительный просмотр перед печатью, нажав кнопку ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР на стандартной панели инструментов или выполнив команду ФАЙЛ/ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР. В окне предварительного просмотра на экран выводится отчет для анализа его оформления. В этом окне можно задать масштаб отображения, а также количество одновременно отображаемых страниц (одна, две или несколько). В режиме отображения нескольких страниц их количество задается следующим образом: щелкнуть по кнопке отображения и в открывшемся диалоговом окне выделить нужное число страниц. Если в окне страниц меньше чем нужно, то при выделении удерживать нажатой левую клавишу мыши. Количество отображаемых страниц можно также установить командой ВИД/ЧИСЛО СТРАНИЦ.
2). Напечатать данные таблицы командой ФАЙЛ/ПЕЧАТЬ. В диалоговом окне команды ПЕЧАТЬ можно:
- задать размеры полей (для вызова окна ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ следует нажать кнопку НАСТРОЙКА);
- выполнить настройку принтера (кнопка СВОЙСТВА).
Печать структуры таблицы
Выполнить формирование отчета по структуре таблицы можно с помощью специального инструмента – Архивариуса базы данных (Database Documentor). для того, чтобы распечатать структуру таблицы, необходимо:
- выбрать команду СЕРВИС/АНАЛИЗ/АРХИВАРИУС;
- не вкладке ТАБЛИЦЫ окна команды выбрать нужную таблицу;
- нажать кнопку ПАРАМЕТРЫ и в диалоговом окне выбрать переключатель ИМЕНА, ТИПЫ ДАННЫХ, ФОРМАТЫ;
- Дважды нажать ОК (в разных окнах);
- просмотреть или отпечатать сформированный отчет.
С отображением данных в режиме таблицы связаны также сортировка записей и фильтрация записей.
Сортировка записей
Если установлен первичный ключ, то записи таблицы автоматически упорядочиваются в соответствии со значением первичного ключа. Сортировка записей может выполняться по одному или нескольким полям. Для этого необходимо установить указатель в поле на уровне любой записи или выделить один или несколько столбцов и выполнить команду ЗАПИСИ/СОРТИРОВКА ПО ВОЗРАСТАНИЮ (ПО УБЫВАНИЮ) или воспользоваться кнопками панели инструментов.
Для восстановления первоначального порядка расположения записей следует выполнить команду ЗАПИСИ/УДАЛИТЬ ФИЛЬТР.
Фильтрация записей
Фильтрация – это способ быстрого отбора записей таблицы в соответствии с заданным критерием. Установить критерий отбора можно с помощью следующих команд:
- фильтр по выделенному;
- исключить выделение;
- изменить фильтр;
- расширенный фильтр.
Фильтр по выделенному отбирает записи таблицы на основании текущего выделения (выделяется значение поля). Функция обладает свойством накопления критериев отбора. Критерии добавляются один к другому и образуют итоговый критерий, связывающий критерии отбора логической функцией И. Добавленные критерии (условия отбора) передаются внутреннему диспетчеру запросов (QBE – запрос по образцу). Схема запросов сохраняется и после выполнения команды УДАЛИТЬ ФИЛЬТР и поэтому может быть повторно использована командой ПРИМЕНИТЬ ФИЛЬТР. Пример: в таблице СТУДЕНТ в поле НОМЕР ГРУППЫ выделили 111, затем нажали ФИЛЬТР ПО ВЫДЕЛЕННОМУ, в полученной выборке выбрали в поле КОММЕРЧЕСКИЙ - «да», снова нажали ФИЛЬТР ПО ВЫДЕЛЕННОМУ.
Функция «Исключить выделение» позволяет произвести отбор всех записей, кроме тех, которые удовлетворяют критерию отбора по выделенному.
Функция «Изменить фильтр» позволяет сформировать критерий отбора, используя для формирования условий отбора значения полей и связывая условия отбора логической операцией ИЛИ. После выполнения команды в окне таблицы остается одна запись. Каждое поле становится полем со списком. В списке можно выбрать значения для данного поля. Условия отбора можно связать логической операцией ИЛИ для каждой группы значений.
Функция «Расширенный фильтр» позволяет сформировать критерий отбора в окне команды, связывая условия отбора операциями И и ИЛИ. В результате выполнения команды РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР появится окно расширенного фильтра (QBE) для формирования условия отбора (фактически запроса).
Команда «Применить фильтр» позволяет выполнить отбор записей на основании критерия отбора.
Создания и использование пользовательских форм
Пользовательские формы предназначены для ввода и отображения всех или выбранных по запросу данных одной или нескольких связанных таблиц . В Access можно создать формы следующих типов:
- форма в столбец или полноэкранная форма;
- ленточная форма;
- табличная форма;
- форма главная / подчиненная;
- сводная таблица;
- форма-диаграмма.
Форма в столбец представляет собой совокупность определенным образом расположенных полей ввода с соответствующими им метками и элементами управления. Форма позволяет отобразить на экране значения полей только одной записи.
Ленточная форма служит для отображения значений нескольких записей. Значения полей не обязательно располагаются в виде таблицы, однако для одного поля отводится столбец, а метки поля располагаются как заголовки столбцов.
Табличная форма отображает данные в режиме таблицы.
Форма главная / подчиненная представляет собой совокупность формы в столбец и табличной. Ее имеет смысл создавать при работе со связанными таблицами, в которых установлена связь типа «один-ко-многим».
Форма «Сводная таблица» выполняется мастером создания сводных таблиц Excel на основе таблиц и запросов Access (мастер сводных таблиц является объектом, внедренным в Access, чтобы использовать его в Access необходимо установить Excel). Сводная таблица представляет собой перекрестную таблицу данных, в которой итоговые данные располагаются на пересечении строк и столбцов с текущими значениями параметров.
Пример сводной таблицы:
Таблица «Студент»
Группа
Пол
Общий итог
М
Ж
Общий итог
Структура сводной таблицы:
Пол
Группа
Кол-во по полю «Пол
Форма с диаграммой . В Access в форму можно вставить диаграмму, созданную Microsoft Graph. Graph является внедряемым OLE приложением и может быть запущен из Access. С внедренной диаграммой можно работать так же, как и с любым объектом OLE. Создать новую форму можно одним из следующих способов:
1). Находясь в окне базы данных, выполнить команду ВСТАВКА/ФОРМА.
2). Находясь в окне базы данных, на вкладке ФОРМЫ нажать кнопку СОЗДАТЬ.
3). Находясь в окне базы данных, на вкладках ТАБЛИЦЫ или ЗАПРОСЫ нажать кнопку НОВЫЙ ОТЧЕТ на панели инструментов и из списка объектов выбрать НОВАЯ ФОРМА.
При создании новой формы появляется диалоговое окно НОВАЯ ФОРМА, в котором следует выбрать:
а) один из предлагаемых способов создания формы;
б) источник данных (из списка).
Access предлагает следующие способы создания формы:
- используя средство АВТОФОРМА. АВТОФОРМА позволяет создавать формы трех стандартных типов: в столбец, ленточную, табличную. В форму вставляются все поля источника данных.
- мастером форм. В процессе диалога с пользователем мастер создает форму одного из трех стандартных типов: в столбец, ленточная, табличная. В форму вставляются выбранные пользователем поля из источника данных.
- конструктором форм. Форма конструируется пользователем в окне конструктора форм.
Удобной при создании новой формы является следующая технология: форма создается использованием автоформы или мастером форм, а затем дорабатывается в режиме конструктора.
Источником данных формы являются:
- одна или несколько связанных таблиц;
- запрос.
Созданная форма может отображаться в одном из следующих режимов:
- в режиме конструктора;
- в режиме формы;
- в режиме таблицы.
Переход в нужный режим осуществляется командами меню ВИД или нажатием первой кнопки ВИД на панели инструментов.
Форма состоит из пяти разделов:
1). Заголовок формы. Содержимое заголовка формы выводится в верхней части окна формы.
2). Верхний колонтитул. Область верхнего колонтитула выводится после заголовка в верхней части экрана на каждой странице формы (если форма многостраничная). Обычно в области верхнего колонтитула размещают шапку таблицы (заголовки столбцов).
3). Область данных. Область данных содержит элементы управления, отображающие данные.
4). Нижний колонтитул. Содержимое нижнего колонтитула (дата, № страницы и т.д.) отображаются на каждой странице внизу формы.
5). Примечание формы. Содержимое этого раздела выводится внизу последней страницы формы.
Форма может содержать все разделы или только некоторые из них.
Работа с формой осуществляется в окне конструктора форм. Это окно содержит следующие элементы:
1). Панель КОНСТРУКТОР ФОРМ. На панели расположены кнопки для разработки форм. Среди них:
- ВИД – выбор режима работы с формой;
- СПИСОК ПОЛЕЙ – выводит список полей источника данных (таблицы или запроса);
- ПАНЕЛЬ ЭЛЕМЕНТОВ – отображает или скрывает панель элементов;
- АВТОФОРМАТ – позволяет выбрать заранее установленный набор форматов форм (стилевое оформление);
- СВОЙСТВА – открывает окно свойств для выделенного объекта (формы, раздела формы, элемента управления);
- ПОСТРОИТЕЛЬ – вызов построителя выражений для выделенного в форме элемента.
2). панель форматирования – содержит кнопки и раскрывающиеся списки, облегчающие выбор параметров форматирования. Первый список панели – ВЫБОР ОБЪЕКТА – содержит список объектов формы (сама форма, разделы формы, размещенные в форме элементы управления).
3). Вертикальная и горизонтальная линейки – помогают производить разметку формы по заданным размерам (единицей измерения является сантиметр).
4). Правая и нижняя граница формы – используются для изменения размеров формы. Для изменения размеров формы следует перетащить границу в нужном направлении.
Как любой объект, форма имеет свойства. Значения этих свойств определяют внешний вид формы. Окно СВОЙСТВА формы можно вызвать следующим образом:
1 способ – из списка объектов выбрать ФОРМА и щелкнуть по кнопке СВОЙСТВА панели КОНСТРУКТОР ФОРМ.
2 способ – правой клавишей мыши щелкнуть по черному квадрату на пересечении линеек и из контекстного меню выбрать команду СВОЙСТВА.
Окно свойств выделенного объекта содержит следующие вкладки:
- макет – свойства, задающие макет формы;
- данные – свойства, определяющие источник данных, тип данных, формат и т.д.;
- события – перечень событий, связанных с объектом;
- другие;
- все – перечень всех свойств.
Некоторые свойства формы:
1). Подпись (это свойство расположено на вкладке МАКЕТ) – задает название формы, которое выводится в строку заголовка в окне формы.
2). Режим по умолчанию – определяет режим открытия формы (простая форма, ленточная, таблица).
3). Допустимые режимы – свойство указывает, можно ли переходить из режима таблицы в режим формы и обратно с помощью команд меню ВИД. свойство может принимать следующие значения:
- все – можно;
- таблица – нельзя, возможен только просмотр в режиме таблицы;
- форма – нельзя, возможен только просмотр в режиме формы.
4). Разрешить изменение (вкладка ДАННЫЕ) – определяет, можно ли через форму изменять данные, т.е. задает статус ТОЛЬКО ДЛЯ ЧТЕНИЯ. Свойство может принимать следующие значения:
- ДА – можно;
- НЕТ – изменять значения данных нельзя.
5). Разрешить удаление – определяет, может ли пользователь удалять данные через форму (ДА – может, НЕТ – не может).
6). Разрешить добавление – определяет, может ли пользователь добавлять записи через форму (ДА – может, НЕТ – не может).
7). Ввод данных – определяет режим открытия формы. Может принимать следующие значения:
- ДА – форма открывается только для добавления новых записей;
- НЕТ – в форму выводятся существующие записи.
8). Тип набора записей – определяет тип набора записей, выводимых в форму, и способ изменения записей в связанных таблицах, поля которых выводятся в форму. Может принимать следующие значения:
- динамический набор – допускаются изменения в таблицах со связью «один-к-одному»; не разрешаются изменения в таблицах со связью «один-ко-многим» со стороны «один», если не разрешено каскадное обновление;
- динамический набор (несогласованный) – допускается редактирование всех таблиц, независимо от установленных связей;
- статический набор – не допускается редактирование данных связанных таблиц.
Динамический набор данных – это набор записей, извлекаемых из таблиц (таблицы) по запросу. Динамический набор данных является временным набором, он не хранится в базе данных.
9). Блокировка записей – определяет способы блокировки записи и их реализацию при попытке двух пользователей изменить одну и ту же запись. Свойство может принимать следующие значения:
Отсутствует – значение по умолчанию означает, что данные могут одновременно изменяться несколькими пользователями;
Всех записей – блокируются все записи в базовой таблице или запросе при открытии формы. До закрытия этой формы все остальные пользователи могут работать только в режиме просмотра с таблицей / запросом;
Изменяемой записи – часть (страница) таблицы базы данных, содержащая запись, блокируется, как только любой пользователь пытается вносить в нее изменения, и остается заблокированной до тех пор, пока запись не будет сохранена. Одна запись может одновременно изменяться только одним пользователем.
10). Свойства (вкладка МАКЕТ) определяют, будут ли выводиться ниже перечисленные элементы в окно формы:
- полосы прокрутки;
- кнопка оконного меню;
- кнопка размеров окна;
- кнопка закрытия окна;
- тип границы окна;
- кнопка контекстной справки.
11). Поле номера записи – определяет, будут и выводиться в окно формы кнопки перехода по записям.
12). Рисунок – позволяет выбрать имя графического файла, содержащего рисунок, и установить его для фона формы.
13). Всплывающее окно (вкладка Другие) – определяет, является ли окно формы всплывающим (располагается поверх всех окон).
14). Модальное окно – указывает, что форма открывается в модальном окне. Модальное окно – это окно, которое является активным до тех пор, пока его не закрыли. перейти из модального окна в другой нельзя.
Основными инструментами для создания форм являются графические объекты, которые называются элементами управления.
Элементы управления и их свойства
Элементом управления называют любой объект формы или отчета, который служит для вывода данных на экран, оформления или выполнения макрокоманд. Элементы управления могут быть связанными, вычисляемыми или свободными.
Связанный (присоединенный) элемент управления присоединен к полю базовой таблицы или запроса. При вводе значения в связанный элемент управления поле таблицы текущей записи автоматически обновляется. Поле таблицы является источником данных связанного элемента управления.
Вычисляемый элемент управления создается на основе выражений. В выражениях могут использоваться данные полей таблицы или запроса, данные другого элемента управления формы или отчета и функции.
Свободные элементы управления предназначены для вывода на экран данных, линий, прямоугольников и рисунков. Свободные элементы управления называют также переменными или переменными памяти.
все элементы управления могут быть добавлены в форму или отчет с помощью панели инструментов элементов управления, которая появляется при работе с формой или отчетом.
Основные элементы управления
Надпись – элемент, предназначенный для отображения текста. Надпись может состоять из одной или нескольких строк. Является свободным элементом.
Различают надписи свободные и присоединенные к другому элементу (подписи).
Свободная надпись используется для задания заголовков, комментариев. Создается кнопкой НАДПИСЬ панели инструментов.
Подпись создается одновременно с созданием того элемента, к которому она присоединена. Подпись используется совместно с полями, флажками, переключателями, списками и т.д.
Access позволяет выполнить форматирование и оформление элементов управления, содержащих текст двумя способами:
- с помощью инструментов панели ФОРМАТ;
- заданием свойств элементов управления (надписи, поля).
Имеется возможность:
- установить цвет фона, текста;
- установить цвет линии;
- установить ширину линии;
- установить оформление элементов (обычное, приподнятое, утопленное, вдавленное с тенью или рельефное);
- изменить шрифт, размер, стиль;
- добавить тени к тексту.
Для добавления тени к тексту необходимо:
- ввести текст;
- выполнить дублирование текста (команда ПРАВКА/ДУБЛИРОВАТЬ);
- изменить цвет символов дубликата текста на более светлый (например, белый);
- для создания тени размесить текст-дубликат за исходным текстом (расположить его ниже и правее оригинала);
- удалить цвета фона исходного текста (прозрачный) и выполнить команду ФОРМАТ/НА ЗАДНИЙ ПЛАН;
- чтобы при печати рамка была не видна, выбрать цвет линии – прозрачный.
Поля – это элементы, предназначенные для отображения данных или для ввода данных. Поля могут быть присоединенными или свободными. Содержимое свободных полей нигде не сохраняется.
Поле является основным элементом управления при работе с базами данных, поскольку позволяет отображать и редактировать данные таблиц баз данных.
Добавление свободного поля в форму выполняется кнопкой ПОЛЕ панели элементов. Добавление присоединенного поля (связанного сполем таблицы) осуществляется в режиме конструктора следующим образом:
- на панели КОНСТРУКТОР ФОРМ выбирается кнопка СПИСОК ПОЛЕЙ;
- в отображаемом списке полей базовой таблицы выбирается нужное поле и перетаскивается в область данных формы. Перетаскивать можно одно или выделенную группу полей.
Контроль ввода данных в элемент управления ПОЛЕ
Контроль вводимых в элемент ПОЛЕ данных можно задавать на двух уровнях:
1). На уровне таблицы.
2). На уровне формы.
Для организации дополнительного контроля ввода при описании поля в структуре таблицы можно задать:
- столбец ОПИСАНИЕ в макете таблицы, указав в нем инструкцию по вводу данных. Она будет отображаться при вводе данных в поле формы в левой углу строки состояния;
- определить свойство УСЛОВИЕ НА ЗНАЧЕНИЕ;
- определить свойство СООБЩЕНИЕ ОБ ОШИБКЕ, которое будет появляться в случае неправильного ввода в поле формы.
Если свойства контроля ввода были заданы для поля в структуре базовой таблицы, то они автоматически копируются в каждое связанное с данной таблицей поле формы.
Значение ОПИСАНИЕ попадет в свойство поля формы – ТЕКСТ СТРОКИ СОСТОЯНИЯ. Если свойства контроля не заданы в таблице, то они могут быть определены только в свойствах поля формы.
Контроль ввода данных в поле формы можно организовать при возникновении события, например, событие «До обновления». В свойствах поля для данного события нужно указать имя макроса, модуля обработки события или выражения, заданного построителем выражений. Событие «До обновления» используется в формах для отмены обновления записи перед переходом на другую запись.
Вычисляемые поля формы
Вычисляемое поле является свободным полем. Для его создания необходимо:
- выбрать кнопку ПОЛЕ на панели элементов и вставить в нужное место формы;
- ввести выражение прямо в элемент ПОЛЕ или в качестве значения свойства ДАННЫЕ.
В вычисляемом поле выражение должно начинаться со знака «=». Выражения можно набирать вручную или формировать построителем выражений.
Построитель выражений
Окно построителя выражений состоит из трех разделов:
1). Поле построителя выражений.
2). Поле кнопок операторов.
3). Список элементов выражений.
Список элементов содержит:
- объекты баз данных (таблицы, формы, отчеты и т.д.);
- функции;
- константы;
- операторы;
- общие выражения (номер страницы, число страниц, текущая дата, текущий пользователь и т.д.).
Технология построения выражения, например, для вычисления стоимости товара, следующая:
- в списке объектов выбрать нужный объект (форму «Товар»);
- в списке элементов выбрать нужное поле («Количество»), щелкнуть по кнопке ВСТАВИТЬ или дважды по полю. Указанное поле появится в поле построителя;
- щелкнуть по кнопке нужного оператора («*»);
- в списке элементов дважды щелкнуть по следующему нужному полу («Цена»);
- нажать ОК.
Если выражение длинное, то для его ввода или просмотра можно открыть окно ОБЛАСТЬ ВВОДА нажатием клавиш Shift+F2. Курсор при этом должен быть установлен в выражении.
Элементы управления ВЫКЛЮЧАТЕЛИ, ПЕРЕКЛЮЧАТЕЛИ, ФЛАЖКИ. Принцип работы этих элементов управления совершенно одинаков. Элементы используются для отображения данных логического типа.
Тип элемента
Состояние / Внешний вид
Выключатель
Истина / Кнопка нажата
Ложь / Кнопка отжата
Переключатель
Истина / Кружок с точкой
Ложь / Кружок без точки
Флажок
Истина / Квадрат с галочкой
Ложь / Пустой квадрат
Элемент управления (Выключатель, Переключатель, Флажок) возвращает значение (-1) в присоединенное к нему поле таблицы, если кнопка в положении, соответствующем истине, и 0 – в противном случае.
Для отображения заданного состояния можно ввести его значение по умолчанию. если это значение не задано, то элемент будет находиться в состоянии Null, что соответствует значению ЛОЖЬ.
Группа – элемент управления, предназначенный для размещения нескольких выключателей, переключателей или флажков. Элементы внутри группы функционируют согласовано. Максимальное число элементов – 4, причем одновременно может быть выбран один элемент. Группа возвращает число, которое соответствует номеру выбранного элемента.
По умолчанию группа может быть связана с одним полем базовой таблицы или выражением. Если группа связана с полем базовой таблицы, то для каждого элемента группы должно быть определено значение свойства ЗНАЧЕНИЕ ПАРАМЕТРА. Свойство ДАННЫЕ не нужно определять. Значением свойства ЗНАЧЕНИЕ ПАРАМЕТРА может быть только число. Значение выбранного элемента будет вводиться в связанное с ним поле базовой таблицы.
Группа может быть также и свободным элементом. Группа может быть связана с выражением. В этом случае свойство ДАННЫЕ для элемента ГРУППА должно содержать выражение. Если группа связана с выражением, то она должна быть свободным элементом.
Создать группу элементов управления можно двумя способами:
- мастером групп;
- вручную.
Создание группы элементов мастером групп:
1. Нажать кнопку МАСТЕРА ЭЛЕМЕНТОВ на панели элементов.
2. Нажать кнопку ГРУППА, указателем мыши (вид этого указателя - +) определить место группы (верхний левый угол).
3. На первом шаге сформировать подписи элементов, образующих группу (таблица «подписи») Например, ввести 1071, 1072.
4. На втором шаге следует выбрать переключатель, используемый по умолчанию. Для этого выбрать переключатель ДА, ВЫБОР ПО УМОЛЧАНИЮ и из списка выбрать подпись нужного элемента, например 1071.
5. На третьем шаге следует задать значение для каждого переключателя группы (1, 2, 3, 4).
6. на четвертом шаге можно связать группу с полем таблицы или столбцом запроса. Для этого следует выбрать переключатель СОХРАНИТЬ ЗНАЧЕНИЕ В ПОЛЕ, а из списка полей выбрать нужное (например, № группы).
7. На пятом шаге выбирается тип элемента управления, добавляемого в группу: переключатель, выключатель, флажок и стиль оформления элемента управления.
8. На последнем шаге задается значение свойства ПОДПИСЬ для группы (№ группы).
Создание группы вручную:
1. Щелкнуть по кнопке МАСТЕРА ЭЛЕМЕНТОВ (она должна быть отжата).
2. Щелкнуть по копке ГРУППА.
3. На панели инструментов нажать кнопку СПИСОК ПОЛЕЙ и выбрать поле, с которым должна быть связана группа (№ группы). Нажать левую кнопку мыши и перетащить элемент списка в раздел области данных. Свойство ПОДПИСЬ группы получит значение – имя выбранного из списка поля.
4. Добавить элемент управления в группу. При попадании указателя мыши в пределы группы рамка и ее содержимое будут иметь негативное изображение.
5. Изменить текст меток добавленных элементов.
6. Для каждого элемента задать свойство ЗНАЧЕНИЕ ПАРАМЕТРА (1, 2, 3, 4).
Управляющие элементы ФЛАЖОК и ВЫКЛЮЧАТЕЛЬ могут использоваться не только в группе, но и индивидуально.
Флажок может быть связан с логическим полем базовой таблицы или запроса. Если флажок связан с логическим полем базовой таблицы, то состояние УСТАНОВЛЕН / СНЯТ соответствует значениям поля.
Флажок может быть свободным элементом. В этом случае он используется в специальных диалоговых окнах для приема данных, вводимых пользователем.
Аналогичным образом может использоваться и элемент управления ВЫКЛЮЧАТЕЛЬ.
Форматирование и оформление ВЫКЛЮЧАТЕЛЯ
Access позволяет:
- изменить размер и форму выключателя;
- разместить на нем рисунок, текст.
Для того, чтобы изменить размер выключателя в соответствии с подписью, необходимо выполнить команду ФОРМАТ / РАЗМЕР / ПО РАЗМЕРУ ДАННЫХ. Для того, чтобы разместить на выключателе рисунок, необходимо определить свойство элемента РИСУНОК. Кнопка ПОСТРОИТЕЛЬ РИСУНКОВ позволяет выбрать один из имеющихся рисунков типа .BMP (точечный рисунок).
Используя флажки, выключатели можно создать набор элементов управления, которые выглядят как группа, однако функционируют независимо друг от друга. Для этого набор элементов управления следует просто заключить в рамку.
Списки (Список и Поле со списком) – это элементы управления, позволяющие выбрать нужн
