Вывод всех полей – отображение в запросе всех полей из таблиц, которые используются в качестве источника данных.
Набор значений – вывод на экран первых n записей или n% от общего количества записей.
Уникальные значения – используется для отображения в запросе только уникальных значений среди найденных записей.
Уникальные записи – применяется для отображения уникальных записей только в многотабличных запросах.
Фильтр – применение указанного фильтра для найденных записей, т.е. отображение только тех записей, которые будут соответствовать заданному условию.
Порядок сортировки – определение направления сортировки.
Лекция №5: «Создание выходной документации и способы защиты данных»
Отчеты
При работе с базой данных приходится часто использовать различные сведения, которые желательно иметь в виде твердой бумажной копии. Для этого в MSA есть специальный объекты – отчеты, предназначенные для вывода на печать.
Отчеты могут содержать разнообразные сведения и иметь довольно привлекательный вид, содержать итоговые и промежуточные результаты.
В отличие от форм, которые тоже можно вывести на печать, отчет позволяет гибко расположить материал на странице (например, в колонках).
В качестве источника данных для отчетов могут использоваться как таблицы, так и запросы.
Лучше использовать параметрические запросы, например: для выдачи недельных отчетов достаточно менять лишь дату.
Для создания отчёта необходимо:
1. В окне БАЗА ДАННЫХ выбрать вкладку ОТЧЁТЫ;
2. Щёлкнуть мышью по кнопке СОЗДАТЬ;
3. В открывшемся окне НОВЫЙ ОТЧЁТ из списка выбрать способ создания отчёта. Отчёты можно, как и формы, создавать вручную.
4. Автоматически (автоотчёты в столбец и ленточный);
5. Мастером отчётов (по готовым шаблонам или образцам).
Кроме того, в окне НОВЫЙ ОТЧЁТ имеются также мастера ДИАГРАММ и ПОЧТОВЫЕ НАКЛЕЙКИ.
Примечания. 1.Так как отчёты предназначены для вывода информации на принтер, поэтому для расчёта расположения данных на печатной странице программа должна «знать» все необходимые данные о принтере. Эти данные она получает от операционной системы, соответственно принтер в системе должен быть установлен.
2.При отсутствии принтера необходимо выполнить программную установку с помощью команды операционной системы ПУСК – НАСТРОЙКА – ПРИНТЕРЫ – УСТАНОВКА ПРИНТЕРА. После чего зарегистрировать драйвер принтера, взяв его с гибкого диска, либо выбрать один из драйверов, прилагающихся к самой операционной системе.
Мастер отчетов. На первом этапе работы мастера необходимо выбрать в поле Таблицы и запросы запрос Оценки и добавить из него все поля в список Выбранные поля и нажать кнопку Далее.
Затем следует выбрать вид представления данных, т.е. на какие группы будут разбиты данные в отчете. На следующем этапе в случае необходимости можно добавить уровни группировки отображаемых данных. Очередной этап предполагает определение порядка сортировки записей, отображаемых в отчете, а также итоговые вычисления, выполнение которых можно установить с помощью кнопки Итоги. В диалоговом окне Итоги можно вычислить сумму, среднее значение, минимум и максимум для данных, содержащихся в данном поле.
На следующем этапе можно выбрать тип макета, который будет использоваться в отчете, а также ориентацию страницы (книжная или альбомная).
Очередной шаг работы мастера позволяет выбрать стиль для оформления отчета. На последнем этапе следует указать имя созданного отчета, а также выбрать дальнейшие действия: Просмотреть отчет или Изменить макет отчета (режим конструктора).
Конструктор. В режиме конструктора любой отчет представляет собой набор следующих разделов: верхний и нижний колонтитулы и область данных. При этом в отчет можно включить заголовок, который будет печататься только вверху первой страницы, а также примечание, которое будет отображаться в конце последней страницы отчета. Необходимо отметить, что область данных может находиться внутри одной или нескольких иерархических групп, каждая из которых имеет свой заголовок и примечание.
Чтобы переместить любой объект в пределах одного раздела отчета, достаточно установить указатель мыши и, нажав левую кнопку, перетащить объект на требуемое место. Если в поле необходимо вычислить какое-либо выражение, то для свойства Данные необходимо указывать перед этим выражением знак «=», чтобы Access воспринимал его не как текст, а как вычисляемое значение.
Для отображения номеров страниц в отчете следует воспользоваться функцией Page, указав ее в свойстве Данные для новой надписи, которую можно расположить в нижнем или в верхнем колонтитуле.
Для полей отчета можно также использовать условное форматирование. Чтобы его установить, необходимо выделить поле и выполнить команду Формат/ Условное форматирование.
